Como fazer uma planilha de acompanhamento de projeto para apresentar ao cliente

Caio Vinicius — Mon, 19 Dec 2022 13:51:38 +0000

Introdução

Este artigo é voltado para o público que, em seu próprio ambiente de trabalho, lida com projetos de clientes e precisa mostrar a cada um deles quais as etapas e qual o progresso do projeto ao longo do tempo, informando também qual o status de cada uma delas. Porém, serve também para qualquer pessoa que sente a necessidade de criar uma planilha de progresso visual para projetos pessoais.

Não é necessário conhecimento prévio para chegar ao resultado final deste artigo, apenas ter lidado alguma vez com planilhas já é o suficiente. O objetivo é descrever detalhadamente todos os passos para a confecção de uma planilha de acompanhamento que seja totalmente apresentável para um cliente, do mais variados temperamentos.

Este modelo de planilha de acompanhamento foi implementado por mim e mais alguns integrantes da minha equipe na empresa em que trabalho, foi devidamente testado e utilizado com diversos clientes que temos. Pode-se dizer que deu muito certo com todos os clientes até o dia de hoje.

De forma à facilitar o entendimento e visando abranger um objeto de estudo comum, será utilizado como exemplo ao longo do artigo o contexto de uma planilha de acompanhamento para implementação de uma API Rest.

Definições prévias

Antes de iniciar qualquer planilha de acompanhamento, é necessário analisar qual é o fluxo que um projeto segue. O que isso quer dizer? Significa que precisamos analisar de modo macro e micro quais são as etapas, processos e tarefas que precisam ser executadas para que o projeto do cliente possa sair do 0% e chegar ao 100%.

Organização do fluxo

Projetos são divididos em etapas, etapas são baseadas em processos em comum e processos contém tarefas que precisam ser realizadas. De maneira geral, precisamos classificar o projeto inteiro em três atributos, sendo eles:

1. Etapa

Consiste em um conjunto de processos com características em comum, sejam elas quais forem.
Alguns exemplos de etapas envolvendo o contexto de uma API Rest seriam:
- Definições iniciais

2. Processo

Consiste em um conjunto de tarefas que estão previamente definidas ou mapeadas de alguma forma
Alguns exemplos de processos que fazem parte das etapas envolvendo o contexto de uma API Rest:
- Protocolo de entrada
- Perguntas importantes
- Levantamento de requisitos
- Envio de documentações

3. Tarefa

Consiste naquilo que precisa ser feito para alcançar algum resultado. Geralmente envolvem verbos no infinitivo
Alguns exemplos de tarefas que fazem parte dos processos citados anteriormente:
- Preparar apresentação e proposta para o cliente
- Agendar de reunião com a equipe interna
- Enviar contrato comercial

Estrutura

Após definir previamente cada um desses atributos, você terá preparado a estrutura da apresentação para montar a planilha, ficando da seguinte forma:

Nível 1 - Etapa

Nível 2 - Processo

Nível 3 - Tarefa

Etapa
- Processo
  - Tarefa

Exemplo

Definições iniciais
- Protocolo de entrada
  - Preparar apresentação e proposta para o cliente
  - Agendar de reunião com a equipe interna
  - Enviar contrato comercial
- Perguntas importantes
  - Alguma preferência por tipo de geração de API Key?
  - Qual a melhor forma de comunicação?
  - Agendamento de reuniões semanais ou quinzenais?
- Levantamento de requisitos
  - Alinhar ponto de vista da equipe interna com a do cliente
  - Preecher ficha modelo
  - Definir os requisitos para o primeiro protótipo
- Envio de documentações
  - Enviar documentação elaborada com os requisitos do sistema
  - Elaborar documentação da API
  - Enviar documentação da API
Acertos externos
- Chaves criptográficas e API Key
  - Gerar a chave criptográfica
  - Armazenar a chave criptográfica em local seguro
- Detalhes de conectividade
  - Configurar a chave criptográfica no sistema
  - Realizar teste de conexão entre sistemas
Acertos internos
- Parametrização para o cliente novo
  - Registrar os paramêtros personalizados para o cliente
  - Armazenar as parametrizações em variáveis utilizadas no sistema
- Alinhamento de abordagem de solução
  - Reunir com a equipe
  - Registrar ata da reunião para posterior análise
Desenvolvimento e testes
- Preparação e tratamento dos dados
  - Desenvolver pré processamento
  - Testar pré processamento
- Criação de ambiente de desenvolvimento
  - Configurar adequadamente o ambiente de desenvolvimento
  - Testar a configuração do ambiente
- Criação de ambiente de homologação
  - Configurar adequadamente o ambiente de homologação
  - Testar a configuração do ambiente
- Execução, validação e levantamento de testes
  - Executar a aplicação em diferentes contextos
  - Validar as entradas e saídas
  - Executar bateria de testes unitários
Deploy e ambiente de produção
- Criação e ajustes do ambiente de produção
  - Configurar adequadamente o ambiente de produção com base em homologação
  - Testar ambiente e realizar ajustes
- Detalhes necessários para deploy
  - Configurar parâmetros extras de produção
  - Registrar informações de segurança
Ajustes finais
- Análises de desempenho
  - Executar testes de desempenho
  - Anotar melhorias
- Correções gerais
  - Executar correções com base nas melhorias sugeridas
  - Executar testes de desempenho novamente

Planilha

Aplicação utilizada

Apresentarei a forma de montar utilizando o Google Sheets, que ao meu ver é mais prático para a maioria das pessoas. Então vamos lá!

Páginas

Ao criar uma planilha no Google Sheet, devem ser criadas algumas páginas

Uma será a de Visão Geral e as demais serão relacionadas às Etapas

Visão Geral

A primeira página será de “Visão geral”, contendo apenas as etapas e os processos do projeto.

O início da página deve conter a informação referente ao Status Geral do projeto, ao lado de um Progresso Total que informa a porcentagem do que foi realizado acima da porcentagem do que está pendente

Cada Processo contém os seguintes atributos:

Início

Consiste na data em que o processo começou;
Fim

Consiste na data em que o processo terminou;
Progresso

Consiste no estado atual do processo, em porcentagem.

A página ficaria da seguinte forma:

Página de Etapa

Dentro da página de cada etapa, o início deve conter o nome da Etapa, ao lado de um quadrado verde que estará à direita

Logo abaixo deve conter todos os Processos e abaixo dos processos, cada uma das Tarefas que pertence o processo

Na linha dos Processos haverá o seguinte cabeçalho contendo um atributo para as Tarefas

Status

Estado daquela tarefa dentre as opções: Concluída e Pendente

Ao lado do status haverá um quadrado cinza que posteriormente utilizaremos para colocar uma fórmula que irá calcular a porcentagem do Processo

A página ficaria da seguinte forma:

Listar opções para o atributo “Status”

Para conseguir fazer com que a célula se torne um campo de selecionar opções, basta clicar com o botão direito, ir até Ver mais ações da célula → Validação de dados:

Após esta etapa, basta informar o intervalo das células que terão este critério e qual o critério que será seguido para as opções

Para selecionar o intervalo, clique nos quatro quadradinho e selecione as células abaixo de Status

Para informar o critério, selecione “Lista de Itens” e coloque: Concluída,Pendente

Deixe as caixas marcadas conforme imagem abaixo:

Fórmulas

Para cada uma das páginas, haverão fórmulas que possam fazer o controle relacionado ao progresso. Todas as fórmulas irão convergir em um gráfico intuitivo sobre o estado atual do projeto de maneira geral

⚠️ Atenção
A idioma utilizado no Google Sheets pode influenciar no nome das funções que serão mostradas a seguir. Todas as funções apresentadas foram encontradas usando o idioma em inglês

Porcentagem relacionada ao Processo

A porcentagem de cada processo depende da execução das Tarefas. Para isso, utilizaramos a seguinte fórmula para contar tarefas que forem colocadas como “Concluída”:

Fórmula exemplo:

=(countIFS(B3:B5,"Concluída"))/ (COUNTA(B3:B5))

Conforme exemplo a seguir, a fórmula seleciona cada uma das células correspondentes ao status da Tarefa (pelo intervalo B3 até B5) e conta apenas aquelas que atendem a condição de “Concluída” através da função [countIFS()](https://support.google.com/docs/answer/3256550?hl=en). Com isso, divide-se pela quantidade total de células também apontadas pelo mesmo intervalo, através da função [counta()](https://support.google.com/docs/answer/3093991?hl=en).

Como resultado final, tem-se:

Porcentagem relacionada à Etapa

Ao fazer realizar as etapas anteriores para todos os Processos, tem-se várias células informando alguma porcentagem. Junta-se todas essas células e é calculada a porcentagem para ter algo à nível de Etapa

Fórmula:

=(sum(C2,C7,C12,C17)/ (COUNT(C2,C7,C12,C17)))

São somadas todas as porcentagens em cada uma das células que representam o progresso de seus respectivos processos através da função [sum()](https://support.google.com/docs/answer/3093669?hl=en). Em seguida, o valor obtido é dividido pelo valor da função [count()](https://support.google.com/docs/answer/3093620?hl=en), responsável por contar a quantidade de células.

Como resultado final, tem-se:

Porcentagem relacionada ao projeto

Para finalizar, ao voltar para a página de Visão Geral, o percentual de cada Processo precisa ser referenciado para uma melhor visualização geral, fazendo-se da seguinte forma:

='Definições iniciais'!C2

'Definições iniciais' é o nome da página que foi criada para a Etapa de mesmo nome
!C2 faz referência à coordenada C2 dentro da página de ‘Definições Iniciais’ (C2 representa a porcetagem relacionada ao primeiro Processo dessa etapa na página)

Faz-se o mesmo para a porcentagem da Etapa que já foi calculada e tem-se o seguinte:

Para criar a porcentagem geral do projeto, é necessário calcular de acordo com a porcetagem de todas as Etapas, ficando algo parecido com o que já foi visto anteriormente:

=sum(E5,E11,E15,E19,E25,E29) / COUNT(E5,E11,E15,E19,E25,E29)

A fórmula anterior apresenta a porcentagem de acordo com tudo que foi realizado, porém pode-se também calcular o que está como pendente, para facilitar no momento de gerar o gráfico

Para apresentar a porcetagem pendente, basta usar a seguinte fórmula

= 1-B1

B1 refere-se à celula que indica o que foi realizado

Como resultado final, tem-se:

Gráfico intuitivo

Passo 1

Para gerar um grafico intuitivo com o progresso total do projeto, basta selecionar as duas células com porcentagem que estão na imagem anterior abaixo de “Progresso total”, da seguinte forma:

Passo 2

Ir até a aba de “Inserir” e clicar em “Gráfico”

Passo 3

Irá aparecer um gráfico parecido com o apresentado à seguir e ao lado haverá uma aba chamada de “Editor de gráficos”

Selecione as seguintes opções:

Em “Tipo de gráfico”, selecione “Gráfico de rosca”:

Vá até a aba “Personalizar” e nas opções de “Gráfico de pizza”, selecione uma cor preta para a “Cor da borda”:

Vá até a aba “Personalizar” e nas opções de “Fatia de pizza”, selecione outras cores para a fatia 1 e para a fatia 2:

Ao final, tem-se o seguinte gráfico:

Resultado final

Quando chega-e ao fim de todos os passos apresentados anteriormente, basta repetir o processo para as outras páginas para cada uma das etapas. De modo geral o objetivo é conseguir uma página de Visão Geral próxima à apresentada a seguir:

Conclusão

Conclui-se que para fazer uma planilha de acompanhamento de projeto para apresentar ao cliente, é necessário ter bem definido todas as Etapas, Processos e Tarefas que estão atreladas ao projeto como um todo. Somente assim o cliente poderá ter uma visão geral de como está o estado atual do seu projeto.

Referências

Autor: Caio Vinicius

DEV Community: Caio Vinicius

Como fazer uma planilha de acompanhamento de projeto para apresentar ao cliente

Introdução

Definições prévias

Organização do fluxo

1. Etapa

2. Processo

3. Tarefa

Estrutura

Exemplo

Planilha

Aplicação utilizada

Páginas

Visão Geral

Página de Etapa

Listar opções para o atributo “Status”

Fórmulas

Porcentagem relacionada ao Processo

Porcentagem relacionada à Etapa

Porcentagem relacionada ao projeto

Gráfico intuitivo

Passo 1

Passo 2

Passo 3

Resultado final

Conclusão

Referências