Wenn Tickets nicht alles zeigen – wie Timespin den wirklichen Aufwand sichtbar macht
1. Problem: Warum Ticketsysteme allein nicht ausreichen
Ticketsysteme dokumentieren, priorisieren und strukturieren Fälle hervorragend. Doch bei der Zeiterfassung entstehen oft Lücken:
- manuelle Buchung ist ungenau und wird manchmal vergessen
- Statuswechsel zeigen nur „offen bis geschlossen“, aber nicht die tatsächliche Bearbeitungszeit
- indirekte Tätigkeiten wie Abstimmungen, Telefonate oder Übergaben tauchen nicht auf
Ergebnis: HR, Leads und Management sehen nur einen Teil des tatsächlichen Aufwands. Entscheidungen zu SLA-Einhaltung, Kapazitätsplanung oder Auslastungsanalysen basieren auf unvollständigen Daten – mit Folgen für Produktivität, Kosten und Zufriedenheit.
2. Bisherige Lösungsansätze und ihre Grenzen
- manuelle Zeiterfassungssysteme: detailliert, aber hoher Aufwand für das Team
- separate Tools wie Excel: fragmentierte Daten, oft mühsam zusammenzuführen
- Prozessoptimierung: sinnvoll, zeigt aber nicht die Zeit hinter jedem Schritt
All diese Maßnahmen bleiben isoliert und schaffen eher Frust als Klarheit.
3. TimeSpin – haptische Zeiterfassung trifft digitales Reporting
TimeSpin ist ein zwölfseitiger Zeiterfassungswürfel, der durch Drehen automatisch Zeiten misst. Intuitiv, offlinefähig und verbunden mit einer Cloud-Software für Reporting, Export und API-Integration.
Wie es funktioniert
- Jede Würfelfläche erhält eine Ticket-ID, zum Beispiel „TKT-12345“.
- Mitarbeitende drehen den Würfel auf die passende Seite – der Timer startet automatisch.
- Kommentare oder Tätigkeitsarten wie Analyse, Call oder Test können sofort oder später ergänzt werden.
- Exporte aus TimeSpin (Excel, API) lassen sich mit Ticketsystem-Daten automatisch matchen.
4. Vorteile im Überblick
| Zielgruppe | Benefit |
|---|---|
| Mitarbeitende | schnell, spielerisch, ohne zusätzliche Eingaben |
| Support-Leads | Echtzeit-Insights darüber, wer wie lange am Ticket gearbeitet hat |
| HR & Controlling | verlässliche Grundlage für Auslastung und Abrechnung |
| Management | belastbare Daten für Kapazitätsplanung und SLA-Checks |
Weitere Pluspunkte:
- präzisere Kontrolle über Workflow-Zeiten
- Transparenz stärkt Vertrauen statt Kontrolle
- Export- und API-Funktionen für ERP-, CRM- oder Reporting-Integration
5. Wer sollte jetzt aktiv werden?
- Support-Leads und Teammanager: um die tatsächliche Leistung sichtbar zu machen
- HR-Verantwortliche: für faire Bewertung der Arbeitsbelastung
- Management & Controlling: für belastbare Kennzahlen zu Planung, Effizienz und Kostenstellen
- IT/Projektteam: für die technische Integration von Ticketsystem und TimeSpin
6. Fazit
Ticketsysteme sind unverzichtbar für Struktur und Organisation. Doch für eine vollständige Zeiterfassung reichen sie nicht aus.
TimeSpin schließt diese Lücke: intuitiv, transparent und datengestützt. Das führt zu besseren Entscheidungen, höherer Effizienz und einem realistischen Bild des tatsächlichen Aufwands im Support.
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