Как куратор Айгерим перестала тонуть в Excel и начала успевать всё: реальный кейс
Предисловие: это история одного куратора из агентства по поступлению за рубеж. Детали изменены, суть — нет.
Сентябрь 2025-го. 47 студентов, три страны, один Excel
Айгерим работает куратором в небольшом агентстве уже три года. Германия, Чехия, Польша — её специализация. В пиковый сезон поступления у неё одновременно 40-50 активных студентов. Каждый на своём этапе: кто-то собирает документы, кто-то ждёт апостиля, кто-то уже получил оффер и нужна виза.
До сентября 2025-го она вела всё в Excel. Гигантская таблица: колонки для каждого этапа, цвета для статусов, отдельные чаты в WhatsApp с каждым студентом и родителями.
«Я просыпалась в 7 утра и сразу открывала телефон — проверить, кто что написал ночью. Потому что если пропустишь дедлайн подачи документов на 24 часа — студент теряет место. Это катастрофа для него и репутационный удар для агентства,» — рассказывает она.
В сентябре случилось то, что рано или поздно случается у всех. Она пропустила дедлайн апостиля для одного студента. Не потому что была безответственной. Потому что в тот день у неё было ещё 12 срочных задач, таблица не напомнила, а в WhatsApp пришло 87 сообщений.
Студент потерял год.
Первая неделя с Abbit: скептицизм и удивление
Руководитель агентства предложил попробовать Abbit — CRM для агентств по поступлению. Айгерим отнеслась с сомнением: «Очередная система, которую нужно учить. У меня нет на это времени.»
На внедрение ушло два дня. Не недели — два рабочих дня.
Первое, что она перенесла — студентов и их этапы. Система позволяет создать карточку студента с полным портфолио: какие университеты в списке, какие документы уже готовы, какие ещё нет, какой следующий шаг и к какому сроку.
Второе открытие — автоматические уведомления в Telegram. Abbit отправляет студентам напоминания сам: «Через 5 дней дедлайн подачи в TU Munich. Проверь, готов ли перевод диплома.» Не через Айгерим, не через её личный чат — через официальный бот агентства.
«Первые три дня я постоянно думала: а точно отправилось? Заходила проверять. Потом привыкла доверять,» — говорит она.
Что изменилось через месяц
Через месяц работы в Abbit Айгерим провела собственный эксперимент: посчитала, сколько времени уходит на рутинные статусные апдейты студентам.
До Abbit: около 2,5 часов в день на сообщения вида «Документы получены», «Ждём ответа от университета», «Напоминаю о дедлайне».
После Abbit: 20-30 минут. Только на нестандартные ситуации, требующие человеческого ответа.
Это 2 часа высвобожденного времени ежедневно. За месяц — примерно 40 часов. Фактически целая рабочая неделя.
Что она делает с этим временем? Работает с новыми студентами. В октябре она взяла на 8 студентов больше, чем обычно брала в пиковый сезон. Без ощущения, что тонет.
Три функции, которые изменили работу
1. Дашборд статусов
Открывая Abbit с утра, Айгерим видит: кто находится на каком этапе, у кого ближайшие дедлайны (выделены красным если до дедлайна меньше 7 дней), у кого нет движения больше недели.
Это заменяет 20-минутный утренний просмотр Excel и 15-минутное «вспомни что было у каждого студента».
2. Задачи с привязкой к студенту
Каждая задача привязана к конкретному студенту. «Запросить апостиль» — это не просто напоминание в телефоне, это задача прямо в карточке Искандера, со сроком и статусом. Когда задача выполнена — она закрывается и видно прогресс.
Раньше Айгерим держала задачи в голове или в заметках телефона, смешивая личное и рабочее. Сейчас всё в одном месте, структурировано.
3. AI-чат для быстрых ответов
Это функция, которую она сначала проигнорировала. «AI-чат? Ну ладно,» — решила она и не трогала его месяц.
Потом студент написал в 23:00 с паническим вопросом: «Мне сказали, что мой диплом нужно нотариально заверить ПЕРЕД апостилем или ПОСЛЕ? И это вообще правда?»
Айгерим была уже в постели. Открыла Abbit, задала вопрос AI-чату. Получила чёткий ответ с объяснением порядка действий для конкретной страны (Германия). Скопировала — отправила студенту. 3 минуты вместо «разберёмся утром» и студента, который не спал от тревоги.
«Я поняла, что это не замена моим знаниям — это быстрый референс, когда нет времени гуглить или не хочется будить коллег,» — говорит она.
Про студентов: геймификация работает
Один момент, который Айгерим не ожидала: студенты сами стали более вовлечёнными.
В Abbit есть система прогресса — студент видит свой путь: сколько этапов пройдено, что ещё впереди, есть ли незакрытые задачи на его стороне. Это не игра с очками — это визуализация реального процесса.
«Раньше студенты периодически пропадали. Ты им пишешь — они отвечают через неделю: "ой, забыл". Сейчас они сами пишут: "я загрузил документ, можешь проверить?" Они видят, что от них ждёт следующий шаг — и делают его сами,» — объясняет она.
Это разгружает куратора дополнительно. Меньше «ловить» студентов — больше работать с теми, кто действительно застрял.
Что не идеально (честно)
Айгерим — не реклама. Она говорит прямо:
Первые два дня адаптации реально болезненные. Переносить 47 студентов из Excel вручную — не весело. Abbit не имеет автоматического импорта из Excel (по крайней мере на момент её онбординга). Это нужно делать руками или просить помощи у команды Abbit.
Не все студенты сразу разобрались с Telegram-ботом. Процентов 20% в первые недели игнорировали уведомления. Пришлось вручную объяснить несколько раз.
Мобильное приложение. Она работает в основном с телефона вечером. Веб-версия адаптирована под мобильный, но полноценное нативное приложение было бы удобнее.
Это реальные замечания, не критика. Для её задач плюсы перевесили многократно.
Итог: цифры
За три месяца работы в Abbit (сентябрь–ноябрь 2025):
- +8 студентов в пиковый сезон без перегрузки
- 0 пропущенных дедлайнов (против 1-2 в прошлые сезоны)
- -2 часа рутинной переписки в день
- Доход агентства от её портфеля вырос примерно на 18% за счёт большего объёма
Для небольшого агентства — это значимые цифры.
Если вы куратор или руководитель агентства
История Айгерим — не исключение. Мы слышим похожие истории от агентств по всему СНГ: Казахстан, Россия, Узбекистан, Кыргызстан. Перегруженные кураторы, потерянные дедлайны, студенты в WhatsApp в 23:00.
Инструменты решают не все проблемы. Но правильный инструмент освобождает время на то, что инструмент не умеет — живое общение, поддержку в сложные моменты, стратегическое развитие агентства.
Abbit создан специально для агентств по поступлению за рубеж. Не адаптирован из Bitrix24 или Notion — написан с нуля под ваши задачи.
Тарифы: от $49/месяц (до 15 студентов). Есть бесплатный тестовый период.
Попробуй Abbit бесплатно → abbit.kz
Если ты куратор и узнал в этой истории себя — напиши нам. Покажем, как это работает на твоих реальных данных.
Top comments (0)