No início desse segundo trimestre de 2019, estávamos com um desafio bem grande em produto e engenharia aqui na Zygo, tão grande que pouca gente do nosso próprio time achava possível que íamos conseguir alcançar as entregas que havíamos nos comprometido como área. Eu acreditava, sabia da capacidade do time, sabia que teríamos que ter uma dedicação, esforço e energia em níveis bem altos, mas acreditava que tínhamos capacidade de entregar todos os desafios. E ai talvez seja um dos maiores desafios que podemos ter como lideranças: "Como passar confiança para o time? Como fazer eles acreditarem que são capazes de vencer os desafios?" Era algo que eu precisava aprender ainda, e aprender executando ao mesmo tempo.
Primeiro passo, algo que todos nós desenvolvedores aprendemos com metodologias ágeis e gestão de projetos: quebrar o desafio em desafios menores. Fizemos isso, quebramos a entrega em 3 entregas menores, que chamamos de milestones, dessa forma conseguiríamos enxergar melhor cada passo que precisávamos dar como time, e mais importante, no que precisaríamos focar em cada momento. Em cada milestone havia uma lista de tarefas/funcionalidades que precisavam ser entregues e um mínimo de cobertura de testes que precisava ser atingido no projeto.
Milestones definidas, quebramos as entregas de cada uma dessas milestones em semanas, e definimos o prazo de entrega de cada milestone. Como aqui na Zygo adoramos desafios e gostamos de jogar o sarrafo para cima, definimos também uma super meta para cada milestone, que seria conseguirmos entregar todas as tarefas da milestone e alcançar a cobertura de testes automatizados do projeto com uma semana de antecedência do prazo definido como meta.
Feito tudo isso, parecia que estávamos prontos para trabalhar e alcançar nossas metas, ou melhor, nossas super metas, pois estávamos mirando alto. Começamos a primeira milestones, alguns atrasos nas primeiras semanas, que conseguimos recuperar nas semanas seguintes, e chegamos na semana da super meta bem próximos de conseguirmos terminar tudo e bater ela. Fizemos bastante força, colocando energia e dando o gás final para bater, mas não conseguimos terminar tudo no prazo da super meta.
Mas nada perdido ainda, se quase batemos a super meta e ainda falta uma semana para a meta, vai ser fácil batermos a meta então, certo? Bom, aqui veio o primeiro grande aprendizado do trimestre que se resume em uma palavrinha: foco. Lembra que escrevi acima que um dos objetivo de quebrar a entrega do trimestre em três milestones e depois quebrar as entregas das milestones em entregas semanais tinha como um dos objetivos ajudar a sabermos no que focar? E não colocar o foco no lugar certo foi nosso principal erro da última semana da primeira milestone. Com o sentimento de que estávamos perto, relaxamos, começamos a planejar e pensar na milestone seguinte, e só percebemos no último dia da milestone que faltava mais coisa do que achávamos, ou seja, não conseguimos entregar a milestone nem dentro do prazo da meta.
Sinal amarelo e momento de refletirmos, como evitarmos repetir esses erros na segunda milestone? Como tomarmos as decisões certos no que focar na última semana, o que é preciso para isso? Refletindo bastante junto com o time para tentarmos encontrar as respostas dessas perguntas, algumas coisas começaram a emergir:
- Faltou uma clareza maior na primeira milestone do que precisava ser feito, algo visual, uma lista de tudo que precisava ser terminado para que ela estivesse completa
- Precisamos nos alavancar no que cada um sabe fazer melhor nas semanas finais das metas, nos alavancar nas qualidades e capacidades de cada um, ou seja, cada um trabalhar onde é mais produtivo e rende e entrega mais.
Bom, agora era colocar tudo isso em prática na segunda milestone, e começamos pela clareza das entregas. Temos um quadro branco na parede da nossa sala, onde escrevemos todas as coisas que o nosso usuário deveria conseguir fazer ao final da milestone dois, por exemplo: "Usuário tem que conseguir criar uma conta e recuperar a senha". Tinham mais de 10 user stories dessas, e escrevemos todas no quadro, e conforme íamos avançando, íamos marcando no quadro o que já era possível que o usuário fizesse, como uma checklist mesmo, algo que já é utilizado mundialmente de várias formas exatamente com esse objetivo: tornar mais claro e ajudar a focar. Com isso, quando foi chegando nas últimas semanas da milestone 2, não precisamos mais ter o sentimento se estávamos perto ou não, sabíamos exatamente o que faltava ser feito, era só olhar para o quadro.
Resolvendo o primeiro problema, fomos para o ponto dois. Esse ponto nos incomodou bastante, pois temos uma cultura muito forte de desenvolvimento e aprendizado, e se focarmos em cada um trabalhar no que já sabe, teríamos menos aprendizado acontecendo, mas entendemos que existe o momento certo para tudo, e chegamos a conclusão que o momento de abrirmos espaço para todos poderem explorar algo novo e acelerar o seu aprendizado, é no início, nas primeiras semanas, onde qualquer imprevisto ou dificuldade que apareça ainda pode ser recuperado pois temos tempo pela frente para isso ainda, e no final, como temos pouco tempo, precisamos diminuir os riscos de imprevistos, prevenindo-os. Para isso, fizemos uma reunião de planning na semana da super meta onde definimos claramente quem seria responsável por cada parte do sistema que estava faltando entregar, nos alavancando nas capacidades de cada um e aumentando o foco de cada um para a reta final. Resultado: SUPER META BATIDA.
Falei dos aprendizados e ações que tomamos em cima deles, mas para mim o maior aprendizado prático é que tudo gira em torno do foco , aprendemos na prática a importância de não perdermos o foco até de fato termos conseguido chegar nos nossos objetivos. Sem foco não conseguimos tomar as melhores decisões do que fazer e do que não fazer, não conseguimos dizer não para o que não nos ajuda a chegar na meta, e não conseguimos ter clareza do que precisa ser feito.
Termino com o vídeo da conquista do time, com direito a buzina e brinde. Parabéns a todos do time!
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