La guía más sencilla sobre las funciones de Microsoft Project

Microsoft Project desempeña un papel importante en la gestión de proyectos moderna al ofrecer una plataforma integral para planificar, ejecutar, monitorear y cerrar proyectos. El software ayuda a crear planes de proyecto detallados, establecer cronogramas realistas y asignar recursos de manera efectiva.

Los datos que proporciona el programa ayudan a tomar decisiones informadas, y la capacidad de generar diversos informes hace que sea más fácil mantener al tanto a las partes involucradas. Con funciones para presupuestación y gestión de costos, también es una herramienta útil para la planificación financiera dentro del alcance del proyecto.

¿Es fácil utilizar Microsoft Project?

La facilidad de uso de Microsoft Project puede variar ampliamente dependiendo de varios factores. Si tienes experiencia con el software de gestión de proyectos u otros productos de Microsoft Office Suite, puede que te resulte relativamente sencillo. Por otro lado, si tu proyecto es complejo e involucra numerosos recursos, tareas y vínculos entre ellas, el software puede parecer bastante complicado.

Microsoft Project cuenta con una amplia gama de funciones orientadas a la gestión integral de proyectos. Si bien estas características son poderosas, pueden hacer que la herramienta parezca abrumadora. Así, aunque el programa es realmente potente, si te parece demasiado compleja mejor mira las alternativas a MS Project en blog.ganttpro.com/es/alternativas-a-microsoft-project/ o en otra lista parecida. Hay opciones que combinan facilidad de uso con la misma funcionalidad.

De cualquier manera, si tienes que usar Project, aquí tienes una breve guía introductoria sobre lo que puedes hacer en él y cómo hacerlo. Por supuesto, es una versión simplificada para empezar. Si deseas dominarlo, es necesario sumergirse en las instrucciones de Microsoft, leer libros o completar una formación.

Cuáles son y cómo usar la funciones de Microsoft Project

Creando un proyecto nuevo

En Microsoft Project, un "proyecto" es un conjunto planificado de tareas interrelacionadas que deben ejecutarse durante un período fijo y dentro de ciertas restricciones de costos. Un proyecto en este contexto es un modelo digital que representa el proyecto del mundo real que está gestionando.

Los proyectos constan de tareas, recursos, cronograma y dependencias.

Para crear un proyecto:

1. Abre Microsoft Project.
2. Ve a Archivo > Nuevo.
3. Elige entre un proyecto en blanco, una plantilla prediseñada o crea un proyecto a partir de uno existente.

Configurando la información del proyecto

La información del proyecto permite establecer parámetros fundamentales para el proyecto. Esto es lo que puedes configurar:

• Establecer el comienzo o conclusión oficial del proyecto.
• Consultar la fecha de estado para realizar un seguimiento del progreso del proyecto a partir de una fecha específica.
• Definir días laborables, horarios y vacaciones.
• Ver prioridades
• Mostrar y ocultar un resumen de todas las tareas

Para acceder a la información del proyecto:

1. Abre un proyecto en Microsoft Project.
2. Navega a la pestaña "Proyecto" en la cinta.
3. Haz clic en "Información del proyecto".

Agregando tareas

En Microsoft Project, una "tarea" es un elemento de trabajo que representa una actividad individual dentro del proyecto. Es un elemento fundamental para la programación, la asignación de recursos y el seguimiento de proyectos.

Existen diferentes tipos de tareas: tareas resumidas, en forma de hitos, tareas repetidas y normales.

Para crear y administrar tareas:

1. Abre tu proyecto.
2. En el "Panel de tareas", ingresa tareas manualmente o importarlas.

Para administrar tareas, puedes también arrastrarlas al diagrama de Gantt, establecer dependencias vinculándolas y asignar recursos.

Vinculando tareas

La vinculación de tareas en Microsoft Project permite establecer dependencias entre tareas, lo cual es crucial para una programación precisa del proyecto. Las dependencias indican que una tarea depende de otra tarea para comenzar o finalizar.

Para vincular tareas manualmente mediante el diagrama de Gantt:

1. Haz clic en la primera tarea del diagrama de Gantt.
2. Mantén presionada la tecla Ctrl y haz clic en la segunda tarea.
3. Haz clic en el botón "Vincular tareas" en la cinta (parece un eslabón de cadena), o simplemente presiona Ctrl + F2.

También puedes hacerlo utilizando un cuadro de diálogo de información de tarea. Esta función tiene muchos detalles que hay que considerar para aprovecharla bien, puedes leer más en este artículo.

Agregando y asignando recursos

En Microsoft Project, los recursos representan el personal, el equipo o el material necesarios para completar las tareas. La gestión eficaz de los recursos es crucial para la finalización oportuna del proyecto y el control del presupuesto.

Para agregar recursos:

1. Ve a Ver > Hoja de recursos.
2. Completa columnas como "Nombre del recurso", "Tipo", "Iniciales", "Tarifa estándar", "Tarifa de horas extra", etc.
3. Utiliza el campo “Unidades máximas” para especificar la disponibilidad de un recurso.

Para asignar recursos:

1. Ve a Ver > Diagrama de Gantt.
2. Haz clic en la tarea a la que deseas asignar recursos.
3. Haz clic derecho y elige 'Asignar recursos', o ve a la pestaña Recursos > Asignar recursos.
4. En el cuadro de diálogo, selecciona el recurso que desea asignar y haga clic en Asignar.

Después de lo básico, vienen cosas más complicadas. En este video, puedes encontrar cómo trabajar con los recursos a un nivel un poco más alto.

Nivelando recursos

Al aplicar técnicas de nivelación de recursos en Microsoft Project, puede administrar mejor sus recursos, manteniendo su proyecto encaminado y dentro del presupuesto.

Para nivelar recursos:

1. Llena la Hoja de Recursos con todos los recursos, su disponibilidad y tarifas.
2. Asigna recursos a tareas en el diagrama de Gantt o formulario de tareas.

Después tienes dos opciones:

1. Ajustar manualmente las fechas de inicio/finalización de las tareas, las duraciones o las dependencias y reasignar las tareas a los recursos disponibles.
2. O optar por la nivelación automática, haciendo clic en “Recurso” y eligiendo “Nivelar todo” o “Nivelar recurso”.

Microsoft Project reprogramará automáticamente las tareas para resolver las sobreasignaciones.

Para identificar sobreasignaciones, vuelve a Ver > Uso de recursos. Normalmente, estarán resaltados en rojo.
Si te interesa saber más sobre esta función, lo puedes ver aquí: https://administraproyectos.info/proyectos-de-nivelacion-de-microsoft-project-dentro-de-la-holgura-total/.

Estableciendo la línea de base

La línea base en Microsoft Project es una instantánea del proyecto antes de que comience o después de cambios en la planificación estratégica. Proporciona una base de verificación con la que se puede comparar el rendimiento real.

Para establecer una línea de base:

1. Asegurate de que el plan del proyecto, incluidas las tareas, la duración y la asignación de recursos, esté completo
2. Ve a la pestaña “Proyecto” en la cinta.
3. Haz clic en “Establecer línea base” en el grupo “Programación”.
4. Selecciona “Establecer línea de base” en el menú desplegable. Tendrás la opción de establecer la línea de base para todo el proyecto o solo ciertas tareas.
5. Elige qué línea base (Línea base, Línea base 1, Línea base 2, etc.) deseas establecer.
6. Haz clic en OK para establecer la línea base.

Gestionando los costos

La gestión de costos en Microsoft Project implica planificar, estimar, presupuestar, financiar, financiar, administrar y controlar los costos para completar el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Para gestionar costos en Microsoft Project:

1. Establece tarifas por hora/diaria para los recursos en la Hoja de recursos.
2. Asigna costos estimados directamente a las tareas si es necesario, especialmente para costos fijos como licencias.
3. Ve a Proyecto > Información del proyecto para establecer la fecha de inicio del proyecto y otros parámetros que puedan afectar los costos, como la moneda.
4. Asigna recursos a las tareas (los costos se calcularán en función de las tarifas de recursos y las horas de trabajo).
5. Utiliza las columnas “Costo” y “Costo base” en las tablas de tareas para comparar los costos estimados con los reales.

Visualizando la ruta crítica

La ruta crítica identifica la línea exacta de tareas que hay que terminar a tiempo para que el proyecto termine según su fecha límite. Comprenderla ayuda a manejar los plazos, optimizar el manejo de recursos y esquivar riesgos.

Al realizar un análisis de ruta crítica en Microsoft Project, obtienes información valiosa sobre las tareas más cruciales que afectan el cronograma del proyecto, lo que permite una mejor toma de decisiones y gestión de riesgos.

Para identificar la ruta crítica:

• Asegúrate de que todas las tareas, duraciones y dependencias están indicadas con precisión en Microsoft Project.
• Ve a Ver > Diagrama de Gantt.
• Haz clic en la pestaña “Formato” en la cinta.
• En el panel “Mostrar/Ocultar”, marque la casilla “Tareas críticas".
• Las tareas de la ruta crítica se resaltarán en rojo.

Generando informes

Los informes en Microsoft Project ayudan a hacerse una idea de diferentes aspectos del proyecto, como el progreso, los costos, estado de recursos y más.

Para generar informes:

• Ve a la pestaña “Informe” en la cinta.
• Elige el tipo de informe entre Paneles, Recursos, Costos, etc., según lo que deseas analizar.
• Selecciona el informe específico que deseas generar dentro de la categoría elegida.

Una vez generado, puedes personalizar aún más el informe agregando o eliminando tablas, gráficos o texto.

Una instrucción más específica puedes leer en este blog.

Conclusión

En conclusión, Microsoft Project es una herramienta indispensable en el arsenal de los directores de proyectos modernos. Su completo conjunto de funciones aborda todos los aspectos de la gestión de proyectos, desde la planificación inicial y la asignación de recursos hasta el seguimiento del desempeño, la mitigación de riesgos y el cierre del proyecto.