Checklist per il brief di un gestionale su misura: cosa preparare

Prima di chiedere un preventivo per un gestionale su misura conviene mettere per iscritto cosa deve fare. Non serve un capitolato di cento pagine. Bastano poche pagine chiare, che rispondano alle domande che qualsiasi sviluppatore farà comunque. Un brief fatto bene rende i preventivi confrontabili, riduce le sorprese durante lo sviluppo e ti permette di capire se chi hai davanti ha capito il tuo lavoro.

Questa è la checklist che consigliamo di preparare, sezione per sezione.

1. I processi, descritti come succedono davvero

Parti da come lavorate oggi, non da come vorreste lavorare in teoria. Per ogni processo che il gestionale deve coprire (preventivi, ordini, commesse, magazzino, interventi, fatturazione) scrivi:

• chi lo avvia e da cosa parte (una telefonata, un'email, un ordine dal sito);
• i passaggi, in ordine, con chi fa cosa;
• dove si blocca oggi: doppi inserimenti, fogli Excel passati di mano, informazioni che si perdono;
• le eccezioni: il cliente che paga in modo diverso, l'ordine urgente, il reso.

Le eccezioni sono la parte che si dimentica più spesso, ed è quella che fa lievitare tempi e costi se emerge a metà progetto. Se avete moduli cartacei, file Excel o email tipo, allegali come esempio: valgono più di molte descrizioni.

Un consiglio pratico: distingui i processi in indispensabili per partire e utili in un secondo momento. Ti servirà per decidere cosa mettere nel primo rilascio.

2. Ruoli e permessi

Elenca chi userà il gestionale e cosa deve poter fare. Una tabella semplice basta:

Ruolo	Vede	Modifica	Approva
Amministrazione	tutto	anagrafiche, fatture	pagamenti
Commerciale	i propri clienti	preventivi	—
Tecnico	i propri interventi	rapportini	—
Titolare	tutto	tutto	tutto

Indica anche quante persone, più o meno, useranno ogni ruolo, se qualcuno lavora da mobile o fuori sede e se servono accessi per soggetti esterni (agenti, clienti, fornitori). Tutto questo incide sull'architettura e sulla sicurezza, e va saputo subito.

3. I dati da migrare

Il recupero dei dati esistenti è spesso sottovalutato. Prepara un elenco di:

• cosa va portato nel nuovo sistema: anagrafiche clienti e fornitori, articoli, listini, storico documenti, commesse aperte;
• da dove arriva: il vecchio gestionale, file Excel, Access, un database, un software in cloud;
• quanto storico serve davvero: tutto, gli ultimi anni o solo i dati aperti;
• in che stato sono i dati: doppioni, campi usati in modo diverso da persone diverse, codici non coerenti.

Se possibile, estrai un campione reale (anche anonimizzato) e allegalo. Chi deve stimare la migrazione capisce molto di più da un file vero che da una descrizione. Chiarisci anche chi si occupa della pulizia dei dati: se la fa il fornitore è lavoro da mettere in preventivo, se la fate voi va pianificata prima.

4. Le integrazioni con altri sistemi

Un gestionale raramente vive da solo. Elenca ogni sistema con cui deve scambiare dati e, per ciascuno, in che direzione e con che frequenza:

• Fatturazione elettronica e SdI: il gestionale genera l'XML e lo invia tramite un intermediario, oppure passa i dati a un software di fatturazione che già usate? Serve ricevere le fatture passive?
• ERP o contabilità esistente: cosa resta lì e cosa passa al nuovo sistema, e chi è il "padrone" di ogni dato (per esempio, le anagrafiche si modificano solo in un posto).
• E-commerce: ordini, giacenze, prezzi, stati di spedizione. In tempo reale o a intervalli?
• Altro: banca, corrieri, CRM, posta elettronica, firma digitale, macchinari o sensori in produzione.

Per ogni integrazione indica se il sistema dall'altra parte ha delle API documentate, se esporta file o se oggi i dati si copiano a mano. È una delle voci che pesa di più sulla stima, e saperlo in anticipo evita preventivi "al buio".

5. Report e numeri che vi servono

Scrivi quali informazioni volete ottenere dal gestionale, non solo quali inserire. Per esempio:

• margine per commessa o per cliente;
• ordini aperti e in ritardo;
• scadenziario incassi e pagamenti;
• carico di lavoro per tecnico o reparto.

Per ogni report indica chi lo guarda, ogni quanto e in che formato (a schermo, PDF, export Excel). Se oggi avete già un file Excel che fa questo lavoro, allegalo: è la specifica migliore possibile.

6. Criteri di accettazione

Questa è la sezione che distingue un brief da una lista di desideri. Per ogni funzione importante scrivi come capirete che funziona. Qualche esempio:

• "Un commerciale crea un preventivo da un cliente esistente, lo trasforma in ordine e l'amministrazione lo vede senza reinserirlo."
• "Una fattura generata dal gestionale viene accettata dallo SdI senza scarti per i casi standard che usiamo (cliente italiano, split payment, reverse charge)."
• "Il tecnico compila il rapportino da telefono anche con connessione scarsa e i dati arrivano in ufficio appena torna la rete."

Criteri così sono verificabili da entrambe le parti, chiudono le discussioni del tipo "pensavo facesse anche…" e diventano la base per il collaudo di ogni rilascio.

7. Proprietà del codice e dei dati

Va chiarito per iscritto prima di firmare, non dopo:

• di chi è il codice sorgente e se ne riceverete una copia;
• di chi sono i dati e in che formato potrete esportarli in qualsiasi momento;
• dove gira il sistema: server vostro, cloud a vostro nome o infrastruttura del fornitore;
• cosa succede se cambiate fornitore: documentazione, credenziali, accessi.

Non esiste una risposta giusta per tutti, ma deve esistere una risposta scritta. Un gestionale su misura è un investimento pluriennale, e la libertà di cambiare chi lo mantiene è parte del suo valore.

8. Manutenzione ed evoluzione

Il giorno del rilascio non è la fine del progetto. Nel brief chiedi esplicitamente:

• come si gestiscono bug e segnalazioni, e in quanto tempo;
• chi si occupa di aggiornamenti di sicurezza, backup e hosting;
• come si stimano e si pagano le modifiche future;
• cosa succede quando cambiano le regole esterne, per esempio le specifiche tecniche della fattura elettronica.

Così potete confrontare i preventivi sul costo complessivo negli anni, non solo sul prezzo iniziale.

9. Vincoli, tempi e budget

Chiudi il brief con i paletti: entro quando vi serve il primo rilascio, periodi in cui non potete fermarvi (chiusure di bilancio, alta stagione), persone interne che seguiranno il progetto e quanto tempo possono dedicarci.

Indicare una fascia di budget, anche ampia, non è una debolezza: permette al fornitore di proporre la soluzione giusta per quella cifra invece di un progetto ideale fuori portata. Per avere un ordine di grandezza, nella nostra esperienza un'automazione mirata o un primo modulo su un solo processo si collocano in genere tra 3.000 e 7.500 €, un gestionale con più moduli collegati tra 7.500 e 18.000 € e un gestionale completo che copre più reparti tra 18.000 e 40.000 € (IVA esclusa). Il numero vero dipende proprio dalle voci di questa checklist: processi, integrazioni e dati da recuperare.

Una pagina di riepilogo

Se il brief è lungo, aggiungi in testa una pagina di sintesi:

1. cosa fa l'azienda, in tre righe;
2. i 3-5 problemi che il gestionale deve risolvere;
3. i processi indispensabili per il primo rilascio;
4. le integrazioni obbligatorie;
5. tempi e fascia di budget.

È la pagina che chiunque leggerà per prima, e spesso basta per capire se ha senso approfondire.

Per approfondire

Se state valutando un gestionale su misura, portare questa checklist già compilata al primo incontro con il fornitore accorcia molto i tempi di analisi. Per capire come ogni voce del brief incide sul prezzo finale trovate le fasce e i fattori di costo nella guida quanto costa un software gestionale su misura.