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Bruno Belarmino
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GWS Admin Tips #1 - Automate work through csv

Esse é o primeiro post de uma serie de dicas para administradores do painel Admin Google Workspace. Ideias de como facilitar a gestão dos usuários mantendo a segurança e boas práticas. Neste post vamos revisar como utilizar recursos nativos do Admin Console para agilizar o processo de provisionamento de usuários assim como o processo de atualização de informações em massa.

Esse recurso é muito util quando precisamos atualizar muitos usuários e temos as informações que precisamos atualizar já prontas em um documento, como um Google Sheets por exemplo.

Então vamos lá

  1. Fazer download da planilha modelo. Para começar é necessário uma planilha modelo. Você como administrador pode fazer o download dela acessando o Admin Console (admin.google.com) e clicando em Usuários > Atualizar usuários em massa no menu superior > Fazer o download do modelo CSV em branco Tela Admin Console - Upload de usuários em massa

Uma vez que o download foi feito, você terá um arquivo .csv com os seguintes campos:

  • First Name [Required]
  • Last Name [Required]
  • Email Address [Required]
  • Password [Required]
  • Password Hash Function [UPLOAD ONLY]
  • Org Unit Path [Required]
  • New Primary Email [UPLOAD ONLY]
  • Recovery Email
  • Home Secondary Email
  • Work Secondary Email
  • Recovery Phone [MUST BE IN THE E.164 FORMAT]
  • Work Phone
  • Home Phone
  • Mobile Phone
  • Work Address
  • Home Address
  • Employee ID
  • Employee Type
  • Employee Title
  • Manager Email
  • Department
  • Cost Center
  • Building ID
  • Floor Name
  • Floor Section
  • Change Password at Next Sign-In
  • New Status [UPLOAD ONLY]
  • Advanced Protection Program enrollment

Daqui em diante, vamos dividir o upload em duas opções:

  1. Criar usuários em massa
  2. Atualizar usuários em massa.

1. Criar usuários em massa

Para a criação de usuários em massa alguns campos/colunas são obrigatórios de estarem no CSV. Todos os campos/colunas que tiverem a tag REQUIRED, devem ser mantidos para que os usuários possam ser criados sem problemas. Eles são 5:

  • First Name [Required]
  • Last Name [Required]
  • Email Address [Required]
  • Password [Required]
  • Org Unit Path [Required]

OBS1: A senha deve seguir as melhores práticas do Google tendo no mínimo 8 caracteres.

OBS2: A Org Unit Path, OU, quando identificada, deve sinalizar os níveis por meio de um sinal de barra /. Se quero que o usuário fique em minha OU raiz, é necessário apenas incluir a barra / na celula referente à ele. Caso queira outra unidade abaixo da raiz, devo então fazer o caminho com a barra /Filial SP/Financeiro;

Caso queira incluir informações em qualquer outro campo do usuário, como Telefone corporativo (Work Phone), Cargo (Employee Title), Departamento (Department) basta preencher esses campos.

💡 (Opcional) Para exigir que um usuário redefina a senha no primeiro login, na coluna Change Password at Next Sign-In, digite TRUE. Caso contrário, deixe a coluna em branco. Recomendamos essa opção para que o usuário tenha uma senha que somente ele saiba :D

Para uma referencia de quais tipos de dados devem ser incluídos em cada coluna, utilize este tópico oficial do Google.

O documento final deve se parecer com algo assim:
Arquivo CSV pronto para upload - Criação de usuários

Após ter o arquivo pronto, salve-o novamente em formato .CSV e então volte ao Admin Console (admin.google.com) em Usuários > Atualizar usuários em massa no menu superior > Anexar arquivo CSV e após selecionar o arquivo, clique em Fazer upload.

Tela Admin Console - Criação de usuários em massa

No Admin Console, será possível acompanhar o status do processo clicando no ícone de ampulheta à direita Acompanhando status do upload

E após alguns segundos, Voilá! Os usuários terão sido criados em seu painel Google Workspace 🎉
Usuários criados


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