Como fazer uma planilha de acompanhamento de projeto para apresentar ao cliente

Introdução

Este artigo é voltado para o público que, em seu próprio ambiente de trabalho, lida com projetos de clientes e precisa mostrar a cada um deles quais as etapas e qual o progresso do projeto ao longo do tempo, informando também qual o status de cada uma delas. Porém, serve também para qualquer pessoa que sente a necessidade de criar uma planilha de progresso visual para projetos pessoais.

Não é necessário conhecimento prévio para chegar ao resultado final deste artigo, apenas ter lidado alguma vez com planilhas já é o suficiente. O objetivo é descrever detalhadamente todos os passos para a confecção de uma planilha de acompanhamento que seja totalmente apresentável para um cliente, do mais variados temperamentos.

Este modelo de planilha de acompanhamento foi implementado por mim e mais alguns integrantes da minha equipe na empresa em que trabalho, foi devidamente testado e utilizado com diversos clientes que temos. Pode-se dizer que deu muito certo com todos os clientes até o dia de hoje.

De forma à facilitar o entendimento e visando abranger um objeto de estudo comum, será utilizado como exemplo ao longo do artigo o contexto de uma planilha de acompanhamento para implementação de uma API Rest.

Definições prévias

Antes de iniciar qualquer planilha de acompanhamento, é necessário analisar qual é o fluxo que um projeto segue. O que isso quer dizer? Significa que precisamos analisar de modo macro e micro quais são as etapas, processos e tarefas que precisam ser executadas para que o projeto do cliente possa sair do 0% e chegar ao 100%.

Organização do fluxo

Projetos são divididos em etapas, etapas são baseadas em processos em comum e processos contém tarefas que precisam ser realizadas. De maneira geral, precisamos classificar o projeto inteiro em três atributos, sendo eles:

1. Etapa

• Consiste em um conjunto de processos com características em comum, sejam elas quais forem.
• Alguns exemplos de etapas envolvendo o contexto de uma API Rest seriam:
  • Definições iniciais

2. Processo

• Consiste em um conjunto de tarefas que estão previamente definidas ou mapeadas de alguma forma
• Alguns exemplos de processos que fazem parte das etapas envolvendo o contexto de uma API Rest:
  • Protocolo de entrada
  • Perguntas importantes
  • Levantamento de requisitos
  • Envio de documentações

3. Tarefa

• Consiste naquilo que precisa ser feito para alcançar algum resultado. Geralmente envolvem verbos no infinitivo
• Alguns exemplos de tarefas que fazem parte dos processos citados anteriormente:
  • Preparar apresentação e proposta para o cliente
  • Agendar de reunião com a equipe interna
  • Enviar contrato comercial

Estrutura

Após definir previamente cada um desses atributos, você terá preparado a estrutura da apresentação para montar a planilha, ficando da seguinte forma:

Nível 1 - Etapa

Nível 2 - Processo

Nível 3 - Tarefa

• Etapa
  • Processo
    • Tarefa

Exemplo

• Definições iniciais
  • Protocolo de entrada
    • Preparar apresentação e proposta para o cliente
    • Agendar de reunião com a equipe interna
    • Enviar contrato comercial
  • Perguntas importantes
    • Alguma preferência por tipo de geração de API Key?
    • Qual a melhor forma de comunicação?
    • Agendamento de reuniões semanais ou quinzenais?
  • Levantamento de requisitos
    • Alinhar ponto de vista da equipe interna com a do cliente
    • Preecher ficha modelo
    • Definir os requisitos para o primeiro protótipo
  • Envio de documentações
    • Enviar documentação elaborada com os requisitos do sistema
    • Elaborar documentação da API
    • Enviar documentação da API
• Acertos externos
  • Chaves criptográficas e API Key
    • Gerar a chave criptográfica
    • Armazenar a chave criptográfica em local seguro
  • Detalhes de conectividade
    • Configurar a chave criptográfica no sistema
    • Realizar teste de conexão entre sistemas
• Acertos internos
  • Parametrização para o cliente novo
    • Registrar os paramêtros personalizados para o cliente
    • Armazenar as parametrizações em variáveis utilizadas no sistema
  • Alinhamento de abordagem de solução
    • Reunir com a equipe
    • Registrar ata da reunião para posterior análise
• Desenvolvimento e testes
  • Preparação e tratamento dos dados
    • Desenvolver pré processamento
    • Testar pré processamento
  • Criação de ambiente de desenvolvimento
    • Configurar adequadamente o ambiente de desenvolvimento
    • Testar a configuração do ambiente
  • Criação de ambiente de homologação
    • Configurar adequadamente o ambiente de homologação
    • Testar a configuração do ambiente
  • Execução, validação e levantamento de testes
    • Executar a aplicação em diferentes contextos
    • Validar as entradas e saídas
    • Executar bateria de testes unitários
• Deploy e ambiente de produção
  • Criação e ajustes do ambiente de produção
    • Configurar adequadamente o ambiente de produção com base em homologação
    • Testar ambiente e realizar ajustes
  • Detalhes necessários para deploy
    • Configurar parâmetros extras de produção
    • Registrar informações de segurança
• Ajustes finais
  • Análises de desempenho
    • Executar testes de desempenho
    • Anotar melhorias
  • Correções gerais
    • Executar correções com base nas melhorias sugeridas
    • Executar testes de desempenho novamente

Planilha

Aplicação utilizada

Apresentarei a forma de montar utilizando o Google Sheets, que ao meu ver é mais prático para a maioria das pessoas. Então vamos lá!

Páginas

Ao criar uma planilha no Google Sheet, devem ser criadas algumas páginas

Uma será a de Visão Geral e as demais serão relacionadas às Etapas

Visão Geral

A primeira página será de “Visão geral”, contendo apenas as etapas e os processos do projeto.

O início da página deve conter a informação referente ao Status Geral do projeto, ao lado de um Progresso Total que informa a porcentagem do que foi realizado acima da porcentagem do que está pendente

Cada Processo contém os seguintes atributos:

• Início

  Consiste na data em que o processo começou;

• Fim

  Consiste na data em que o processo terminou;

• Progresso

  Consiste no estado atual do processo, em porcentagem.

A página ficaria da seguinte forma:

Página de Etapa

Dentro da página de cada etapa, o início deve conter o nome da Etapa, ao lado de um quadrado verde que estará à direita

Logo abaixo deve conter todos os Processos e abaixo dos processos, cada uma das Tarefas que pertence o processo

Na linha dos Processos haverá o seguinte cabeçalho contendo um atributo para as Tarefas

• Status

  Estado daquela tarefa dentre as opções: Concluída e Pendente

Ao lado do status haverá um quadrado cinza que posteriormente utilizaremos para colocar uma fórmula que irá calcular a porcentagem do Processo

A página ficaria da seguinte forma:

Listar opções para o atributo “Status”

Para conseguir fazer com que a célula se torne um campo de selecionar opções, basta clicar com o botão direito, ir até Ver mais ações da célula → Validação de dados:

Após esta etapa, basta informar o intervalo das células que terão este critério e qual o critério que será seguido para as opções

Para selecionar o intervalo, clique nos quatro quadradinho e selecione as células abaixo de Status

Para informar o critério, selecione “Lista de Itens” e coloque: Concluída,Pendente

Deixe as caixas marcadas conforme imagem abaixo:

Fórmulas

Para cada uma das páginas, haverão fórmulas que possam fazer o controle relacionado ao progresso. Todas as fórmulas irão convergir em um gráfico intuitivo sobre o estado atual do projeto de maneira geral

⚠️ Atenção
A idioma utilizado no Google Sheets pode influenciar no nome das funções que serão mostradas a seguir. Todas as funções apresentadas foram encontradas usando o idioma em inglês

Porcentagem relacionada ao Processo

A porcentagem de cada processo depende da execução das Tarefas. Para isso, utilizaramos a seguinte fórmula para contar tarefas que forem colocadas como “Concluída”:

Fórmula exemplo:

=(countIFS(B3:B5,"Concluída"))/ (COUNTA(B3:B5))

Conforme exemplo a seguir, a fórmula seleciona cada uma das células correspondentes ao status da Tarefa (pelo intervalo B3 até B5) e conta apenas aquelas que atendem a condição de “Concluída” através da função [countIFS()](https://support.google.com/docs/answer/3256550?hl=en). Com isso, divide-se pela quantidade total de células também apontadas pelo mesmo intervalo, através da função [counta()](https://support.google.com/docs/answer/3093991?hl=en).

Como resultado final, tem-se:

Porcentagem relacionada à Etapa

Ao fazer realizar as etapas anteriores para todos os Processos, tem-se várias células informando alguma porcentagem. Junta-se todas essas células e é calculada a porcentagem para ter algo à nível de Etapa

Fórmula:

=(sum(C2,C7,C12,C17)/ (COUNT(C2,C7,C12,C17)))

São somadas todas as porcentagens em cada uma das células que representam o progresso de seus respectivos processos através da função [sum()](https://support.google.com/docs/answer/3093669?hl=en). Em seguida, o valor obtido é dividido pelo valor da função [count()](https://support.google.com/docs/answer/3093620?hl=en), responsável por contar a quantidade de células.

Como resultado final, tem-se:

Porcentagem relacionada ao projeto

Para finalizar, ao voltar para a página de Visão Geral, o percentual de cada Processo precisa ser referenciado para uma melhor visualização geral, fazendo-se da seguinte forma:

='Definições iniciais'!C2

• 'Definições iniciais' é o nome da página que foi criada para a Etapa de mesmo nome
• !C2 faz referência à coordenada C2 dentro da página de ‘Definições Iniciais’ (C2 representa a porcetagem relacionada ao primeiro Processo dessa etapa na página)

Faz-se o mesmo para a porcentagem da Etapa que já foi calculada e tem-se o seguinte:

Para criar a porcentagem geral do projeto, é necessário calcular de acordo com a porcetagem de todas as Etapas, ficando algo parecido com o que já foi visto anteriormente:

=sum(E5,E11,E15,E19,E25,E29) / COUNT(E5,E11,E15,E19,E25,E29)

A fórmula anterior apresenta a porcentagem de acordo com tudo que foi realizado, porém pode-se também calcular o que está como pendente, para facilitar no momento de gerar o gráfico

Para apresentar a porcetagem pendente, basta usar a seguinte fórmula

= 1-B1

• B1 refere-se à celula que indica o que foi realizado

Como resultado final, tem-se:

Gráfico intuitivo

Passo 1

Para gerar um grafico intuitivo com o progresso total do projeto, basta selecionar as duas células com porcentagem que estão na imagem anterior abaixo de “Progresso total”, da seguinte forma:

Passo 2

Ir até a aba de “Inserir” e clicar em “Gráfico”

Passo 3

Irá aparecer um gráfico parecido com o apresentado à seguir e ao lado haverá uma aba chamada de “Editor de gráficos”

Selecione as seguintes opções:

• Em “Tipo de gráfico”, selecione “Gráfico de rosca”:

• Vá até a aba “Personalizar” e nas opções de “Gráfico de pizza”, selecione uma cor preta para a “Cor da borda”:

• Vá até a aba “Personalizar” e nas opções de “Fatia de pizza”, selecione outras cores para a fatia 1 e para a fatia 2:

• Ao final, tem-se o seguinte gráfico:

Resultado final

Quando chega-e ao fim de todos os passos apresentados anteriormente, basta repetir o processo para as outras páginas para cada uma das etapas. De modo geral o objetivo é conseguir uma página de Visão Geral próxima à apresentada a seguir:

Conclusão

Conclui-se que para fazer uma planilha de acompanhamento de projeto para apresentar ao cliente, é necessário ter bem definido todas as Etapas, Processos e Tarefas que estão atreladas ao projeto como um todo. Somente assim o cliente poderá ter uma visão geral de como está o estado atual do seu projeto.

Referências

• Levantamento de requisitos
• Fórmulas do Google Sheets

Autor: Caio Vinicius