“참고자료가 필요해요”라는 문의에 바로 파일 경로를 보내면 빈서식을 원하는 사람에게 완성예시를 줄 수 있습니다. 먼저 짧게 묻고 답을 받은 뒤, 요청을 되읽어 확인하는 응대 대본을 만들어 보겠습니다.
다음은 AI의 도움으로 작성한 합성 원자료와 대화 예시입니다. 문의자 답도 설명을 위해 구성했으며 실제 문의 기록이나 별도 AI 서비스의 실행 응답이 아닙니다. 분기·자료 연결·인계 상태를 Python으로 대조했으며 실제 자료 조회나 채팅 앱 실행은 하지 않았습니다.
1. 안내할 수 있는 자료와 처리 범위 정하기
[대본의 원자료 — 모두 합성 설정]
S01 행사 안내 포스터 빈서식
용도: 행사 안내 포스터를 직접 채워 작성
경로: 가상 공용자료함 > 참고자료 > 행사 안내 포스터 빈서식
S02 업무 공지 완성예시
용도: 업무 공지의 완성된 글 구성을 참고
경로: 가상 공용자료함 > 참고자료 > 업무 공지 완성예시
S03 목록 밖 요청 처리
목적·원하는 결과물·희망 기한을 확인해 자료운영담당에게 확인 요청할 메모를 준비
제공 가능 여부·수락 여부·회신 기한은 확인되지 않음
현재 안내할 수 있는 자료 목록은 S01·S02 두 개
경로는 예시 안에서 정한 가상 위치이며 실제 링크가 아닙니다. 실제 업무용으로 바꿀 때는 자료명·용도·경로를 확인해 채웁니다. 목록에 없다는 사실만으로 그 자료가 조직 전체에 없다고 단정하지 않습니다.
2. 문의자의 답에 따라 이어지는 세 대본
질문 뒤에는 문의자의 답을 기다립니다. 예시와 같은 답이 올 것으로 가정하지 않습니다. 답이 달라지면 확인된 내용에 맞춰 다시 묻고, 요청이 확인되기 전에 경로를 보내지 않습니다.
[대본 1 — 필요한 자료가 목록에 있는 경우]
문의자: 행사 안내 포스터 양식이 필요해요.
응대자: 직접 내용을 채워 쓸 빈서식을 찾으시나요?
문의자: 네, 빈서식이 필요해요.
응대자: 행사 안내 포스터를 직접 작성할 빈서식 요청으로 이해했습니다.
문의자: 맞습니다.
응대자: 가상 공용자료함 > 참고자료 > 행사 안내 포스터 빈서식에서 해당 자료를 찾도록 안내드립니다.
종료 지점: 요청한 자료와 안내 대상이 일치하면 이 자료 찾기 응대를 마칩니다. 실제 파일을 찾거나 열었다는 확인까지 받은 것으로 기록하지 않습니다.
[대본 2 — “참고자료”라는 말만으로는 고를 수 없는 경우]
문의자: 참고자료를 받을 수 있을까요?
응대자: 직접 채울 빈서식과 완성된 예시 중 어느 쪽이 필요하세요?
문의자: 업무 공지를 작성하려고 완성된 예시를 보고 싶어요.
응대자: 빈서식이 아니라 업무 공지의 구성을 참고할 완성예시가 필요하신 거군요.
문의자: 네, 그 자료가 맞아요.
응대자: 가상 공용자료함 > 참고자료 > 업무 공지 완성예시를 안내드립니다.
종료 지점: 선택한 자료를 되읽어 확인한 뒤 경로를 안내합니다. 첫 질문에 답이 오지 않았다면 자료를 임의로 골라 안내하지 않습니다.
[대본 3 — 요청한 자료가 목록 밖인 경우]
문의자: 행사 준비용 체크리스트도 있나요?
응대자: 현재 안내 목록에는 없습니다. 어떤 일을 확인하는 데 쓰실 자료인가요?
문의자: 행사 준비물을 확인하려고 해요.
응대자: 원하는 결과물은 어떤 모습인가요?
문의자: 준비물·담당·확인 칸이 있는 빈 체크리스트요.
응대자: 희망하는 시점이 있나요? 정하지 않았다면 미정으로 남기겠습니다.
문의자: 2026-11-13 10:00 KST까지 있으면 좋겠어요.
응대자: 행사 준비물 확인용 빈 체크리스트이며 준비물·담당·확인 칸이 필요합니다. 희망 기한은 2026-11-13 10:00 KST로 기록합니다. 제공 가능 여부와 확정 기한은 아직 확인되지 않았습니다.
문의자: 네, 그 내용으로 확인 부탁드려요.
응대자: 자료운영담당에게 확인 요청할 메모를 준비하겠습니다. 제공 가능 여부와 회신 일정은 아직 확인되지 않았습니다.
멈추는 지점: 인계 메모 준비. 실제 전달·담당자 수락·자료 제공 완료로 상태를 올리지 않습니다.
3. 대화를 담당자가 읽을 인계 메모로 바꾸기
[채운 인계 메모 — 대본 3]
받을 역할: 자료운영담당
요청 목적: 행사 준비물 확인
원하는 결과물: 준비물·담당·확인 칸이 있는 빈 체크리스트
목록 확인: S01·S02에 해당 자료 없음
희망 기한: 2026-11-13 10:00 KST
수락된 기한: 미확정
확인 요청: 제공 가능한 자료가 있는지, 대응 여부와 회신 일정
문의자 되읽기 확인: 위 요청 내용에 동의한 합성 대화
현재 상태: 인계 메모 준비
실제 전달 / 담당자 수락 / 제공 완료: 미확인
문의자의 희망 기한과 담당자가 수락한 기한은 다른 칸입니다. 희망 시점이 없다는 답이면 미정으로 쓰고 날짜를 보충하지 않습니다. 메모를 실제 전달한 뒤에만 전달 여부를 갱신하며, 담당자의 답이 오기 전에는 수락이나 제공 완료로 기록하지 않습니다.
4. 세 대본을 함께 만드는 복사 프롬프트
가상 운영지원 창구의 참고자료 문의 응대 대본을 작성하세요.
목적은 문의자가 원하는 자료를 확인하고, 목록 안이면 경로를 안내하며 목록 밖이면 확인 요청 메모를 준비하는 것입니다.
원자료:
S01 행사 안내 포스터 빈서식 — 포스터를 직접 채워 작성.
경로: 가상 공용자료함 > 참고자료 > 행사 안내 포스터 빈서식
S02 업무 공지 완성예시 — 완성된 공지의 구성을 참고.
경로: 가상 공용자료함 > 참고자료 > 업무 공지 완성예시
S03 목록 밖 요청은 목적·원하는 결과물·희망 기한을 확인해 자료운영담당에게 확인 요청할 메모를 준비.
제공 가능 여부·수락·회신 기한은 미확인.
출력:
1. 포스터 빈서식을 요청하는 문의의 양쪽 대화
2. 참고자료라고만 말한 문의에 빈서식/완성예시를 묻고, 업무 공지 완성예시라는 답을 받아 안내하는 양쪽 대화
3. 목록 밖 체크리스트 요청의 양쪽 대화와 인계 메모
3번 목적은 행사 준비물 확인, 결과물은 준비물·담당·확인 칸이 있는 빈 체크리스트, 희망 기한은 2026-11-13 10:00 KST로 설정하세요.
질문은 한 번에 하나씩, 답을 받은 다음에만 다음 발화로 넘어가게 쓰세요.
요청을 되읽고 문의자의 확인을 받은 뒤 안내하거나 메모를 준비하세요.
희망 기한을 수락된 기한으로 바꾸지 말고, 미정이면 미정으로 남기세요.
각 대본에 종료 또는 인계 준비에서 멈출 지점을 쓰세요.
실제 문의·AI 서비스 응답처럼 꾸미거나 새 경로·연락처·권한 변경·자동 처리·완료 기한을 만들지 마세요.
출력에서 질문만 읽지 말고 문의자의 답과 그 뒤의 안내를 이어 읽습니다. 답을 받기 전에 자료가 정해지거나, 목록 밖 요청에 제공 약속이 붙었다면 그 부분을 원자료 범위로 고칩니다.
5. 빈 틀로 다음 문의 유형에 적용하기
[응대 대본 빈 틀]
창구의 목적:
안내 가능한 자료명 / 용도 / 경로 / 근거 ID:
목록 밖 요청을 받을 역할:
확인된 처리 범위 / 아직 모르는 사항:
문의자 첫말:
응대자의 확인 질문 한 개:
문의자 답:
되읽을 요청 요약:
문의자의 확인 답:
확인된 다음 안내:
답이 없거나 불명확할 때 멈출 지점:
종료 조건 또는 인계 조건:
[인계 메모 빈 틀]
목적 / 원하는 결과물:
희망 기한 또는 미정:
수락된 기한 또는 미확정:
목록에서 확인한 범위 / 필요한 확인:
받을 역할 / 실제 전달 여부:
담당자 수락 여부 / 현재 상태:
우선 자주 받는 문의 하나를 골라 첫말과 확인 질문을 채웁니다. 안내 자료가 정해졌을 때, 아직 불명확할 때, 목록 밖일 때를 각각 써 본 뒤 어떤 답을 기다려야 하는지 표시합니다. 여러 자료를 한꺼번에 요청하면 먼저 다룰 자료부터 확인하고 같은 순서로 반복합니다.
응대 종료를 자료 제공이나 문제 해결 완료로 넓혀 기록하지 않습니다. 처리 범위가 바뀌면 원자료·대본·인계 메모를 함께 고칩니다.
OpenAI의 구체적 요청·맥락 제공과 응답 수정 원칙을 참고했습니다. GOV.UK의 웹폼 질문·답변 확인 원칙은 한 질문씩 묻고 되읽는 대화에 응용했으며, 전화 응대 규정이나 효과 검증으로 제시한 것은 아닙니다.
Top comments (0)