Într-o companie de producție cu care am lucrat, directorul financiar era convins că bugetul IT e undeva la 4.000€ pe…

Într-o companie de producție cu care am lucrat, directorul financiar era convins că bugetul IT e undeva la 4.000€ pe lună - un contract de mentenanță și câteva licențe Microsoft. Am făcut împreună un inventar complet. Totalul real era aproape 9.000€. Diferența venea din lucruri pe care nimeni nu le punea sub „IT": licențele ERP facturate separat, un abonament cloud plătit de departamentul de vânzări, un serviciu de backup cumpărat acum trei ani de fostul administrator, două subscripții software pentru care nu mai știa nimeni exact cine le folosea. Fiecare cost avea sens în momentul în care fusese aprobat. Problema era că nimeni nu le adunase niciodată pe toate. Un exercițiu care ajută concret: ia toate facturile din ultimele 12 luni care au legătură cu IT - licențe, abonamente, mentenanță, echipamente, servicii cloud, telefonie, orice. Pune-le într-un singur tabel cu trei coloane: ce plătesc, cât costă, cine folosește. De obicei, primele surprize apar imediat. Nu pentru că cineva a greșit, ci pentru că într-o companie care crește, cheltuielile IT se fragmentează pe mai multe centre de cost și devin invizibile.