Quasi tutte le imprese di pulizie nascono e crescono con gli stessi quattro strumenti: WhatsApp per dire chi va dove, Excel per i turni, il foglio firma all’ingresso, le foto sui telefoni personali degli operatori. Non è una scelta sbagliata, all’inizio: sono strumenti che hanno tutti, che costano zero e che si imparano in un pomeriggio. Il problema è un altro, ed è che reggono fino a un certo punto e poi cedono, con un tempismo quasi crudele, proprio nel momento peggiore. Cioè quando arriva una contestazione e ti serve una prova in trenta secondi.
Il mercato delle app per imprese di pulizie, intanto, è cresciuto parecchio. Ci sono soluzioni per i turni, per la comunicazione interna, per le buste paga, per la fatturazione, e molte fanno bene il loro mestiere. Ma non fanno tutte la stessa cosa, e soprattutto non tutte ti coprono nel momento che conta davvero. Vale la pena allora fermarsi un attimo e capire cosa deve avere, concretamente, un’app perché tra sei mesi non ti ritrovi al punto di partenza con un abbonamento in più da pagare.
Organizzare è una cosa, proteggere è un’altra
Un’app che ti aiuta a organizzare i turni è utile, e su questo non c’è discussione: ti dice chi va dove e quando, ti facilita le sostituzioni, ti toglie metà delle telefonate del lunedì mattina. È un miglioramento operativo vero. Ma proteggere è qualcosa di diverso, e di più. Un’app che ti protegge genera in automatico una traccia di quello che è stato fatto, e lo fa in modo che quella traccia esista prima che tu ti accorga di averne bisogno. Non devi ricordarti di produrla, non dipende dalla buona memoria di nessun dipendente, non si perde e non si cancella per sbaglio. Nelle imprese di pulizie la protezione poggia su tre cose molto precise: sapere chi era dove e quando, avere quell’informazione in una forma che nessuno può ritoccare, e poterla tirare fuori in pochi secondi quando il cliente chiama. Tutto il resto è organizzazione, ed è gradito, ma non è la stessa cosa.
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Geolocalizzare l’intervento, non genericamente il dipendente
Molte app permettono di tracciare la posizione del dipendente in senso largo. È poco, e a volte è addirittura un problema. Quello che serve a un’impresa di pulizie è una cosa molto più precisa: la certezza che l’operatore era dentro quell’edificio, a quell’indirizzo, per quella durata. Un dipendente che risulta a trecento metri dal cantiere non è la stessa cosa di un dipendente che è entrato nello stabile, ci ha lavorato per l’orario concordato ed è uscito. La differenza, davanti a una contestazione, è tutta lì.
La prova che ti mette al riparo deve permetterti di dire al cliente una frase senza sbavature: “Il nostro operatore era nel vostro stabile martedì 20 maggio, dalle 07:12 alle 09:05.” Non “era in zona”, non “risultava nei paraggi”. Nel vostro stabile, con un orario di apertura e uno di chiusura. È la differenza tra una rassicurazione e un dato, e a chi contesta interessano solo i dati.
Presenze in tempo reale, non scoperte a consuntivo
Il tracciamento delle presenze a consuntivo, quello che ti dice com’è andata a fine giornata o a fine settimana, è ottimo per le analisi e inutile per agire. Quando scopri il mercoledì sera che mancavano tre persone su otto, il cantiere ha già chiuso, il cliente ha già visto il risultato e il danno è già un fatto compiuto: ti resta solo da gestirne le conseguenze.
Un’app che vale i suoi soldi ti mostra le presenze mentre stanno accadendo. Alle 22:05, cinque minuti dopo l’inizio del turno, sai già chi è arrivato e chi no, e hai ancora una finestra per fare qualcosa: chiamare il cliente prima che se ne accorga lui, organizzare una sostituzione, ridistribuire il lavoro tra chi è presente. Quella finestra temporale, piccola com’è, cambia il mestiere: ti sposta dalla parte di chi previene a quella di chi rincorre, e sono due posizioni con due margini molto diversi.
Un archivio che restituisce le prove quando servono
Una prova che non riesci a recuperare nel momento in cui ti serve, semplicemente, non è una prova. Avere un sistema che produce tracce automatiche ma poi le archivia alla rinfusa porta esattamente alla stessa frustrazione di non averne nessuna, con in più la beffa di sapere che da qualche parte ci sono. Un’app utile ti lascia filtrare per cliente, per cantiere, per data e per operatore in pochi secondi, così che quando il telefono squilla tu abbia il report dell’intervento contestato già aperto sullo schermo prima ancora che il cliente abbia finito la frase. Non è una funzione vistosa, e infatti nessuno la mette nella prima slide. È però quella che decide come finisce la conversazione.
GeoTapp Flow nasce esattamente da qui
Geolocalizzazione precisa per ogni cantiere, presenze in tempo reale, archivio che ti ridà le prove in pochi secondi: queste tre cose sono il cuore di GeoTapp Flow, sviluppato per le imprese con personale che lavora sul campo, dalle pulizie alla vigilanza, dalla manutenzione al facility management. Non è uno strumento generico a cui è stata appiccicata un’etichetta di settore: parte dai problemi che un’impresa di pulizie incontra ogni settimana, le contestazioni, le assenze scoperte troppo tardi, le prove che si volatilizzano, e prova a chiuderli uno per uno.
Hai già usato un’app per gestire la tua impresa di pulizie? Raccontalo nei commenti qui sotto: cosa ha funzionato, cosa no e dove ti ha lasciato a piedi. E se vuoi capire nel dettaglio come lavora GeoTapp Flow e se fa al caso tuo, vai alla pagina dedicata, dove puoi anche richiedere una demo.
Pubblicato originariamente su geotapp.com/blog
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