Segunda-feira, nove da manhã. Um supervisor de produção precisa comprar uma peça de reposição. Ele preenche a solicitação, manda por e-mail para o gestor e volta para a linha. O gestor está em reunião. À tarde, alguém pergunta se a compra foi aprovada. Ninguém sabe. Na quarta, o gestor finalmente responde “ok” por mensagem, mas o setor de compras não fica sabendo. Na sexta, a peça ainda não foi pedida.
Nenhuma dessas pessoas fez nada de errado. O problema é que o processo dependia de cada uma lembrar de passar a bola para a próxima.
O processo existe, mas ninguém está cuidando dele
Toda empresa tem processos que atravessam várias áreas: uma compra passa pelo solicitante, pelo gestor, pelo setor de compras e pelo sistema da empresa. Uma não conformidade passa pela qualidade, pela manutenção e pela produção. Uma admissão passa pelo RH, pelo gestor da vaga e pelo próprio candidato.
Cada área faz a sua parte. Mas, entre uma parte e outra, existe um espaço vazio que ninguém ocupa: quem avisa o próximo? Quem cobra quando alguém não responde? Quem registra o que foi decidido? Quem leva a informação para a planilha ou para o ERP?
Na prática, esse papel acaba sendo do e-mail, do telefone e da boa vontade das pessoas. E é exatamente aí que os processos travam.
Um gestor que não esquece nenhuma etapa
O Workflow do HashData ocupa esse espaço vazio. Ele funciona como um gestor de processos que conhece cada etapa, sabe quem precisa agir em cada momento e faz o processo andar sozinho, do primeiro registro até o último sistema.
O processo é desenhado uma vez, num editor visual, arrastando as etapas e ligando uma à outra com setas. Não é preciso programar. Depois de publicado, o fluxo é executado a cada nova solicitação, sempre do mesmo jeito.
Voltando à compra da peça. Com o Workflow, a história fica assim: o supervisor preenche a solicitação no HashData e volta para a linha. A partir daí, o processo é com o sistema.
Aprovações que não ficam paradas
Assim que a solicitação é enviada, o gestor recebe um e-mail com o item, o valor e a justificativa, e dois botões: Aprovar e Reprovar. Ele decide com um clique, de onde estiver, inclusive do celular, entre uma reunião e outra. Se quiser, deixa um comentário.
E se ele não responder? O fluxo tem prazo. Se a decisão não vier em, por exemplo, dois dias, o gestor recebe um lembrete. Dá também para encaminhar o pedido para outra pessoa com autoridade para decidir. Nenhuma solicitação fica esquecida numa caixa de entrada.
Para compras maiores, o fluxo pode verificar o valor e, acima de um limite, pedir uma segunda aprovação, da diretoria, por exemplo. As alçadas da empresa passam a ser aplicadas automaticamente, sem depender de alguém lembrar da regra.
Avisos para quem precisa saber
Com a compra aprovada, o processo continua sem ninguém empurrar. O solicitante recebe a confirmação. O setor de compras é avisado por e-mail ou por mensagem no canal da equipe no Slack ou no Microsoft Teams, já com todos os dados da solicitação.
Se a compra for reprovada, o solicitante recebe a justificativa do gestor e o caso é encerrado. Em qualquer caminho, cada pessoa recebe só o que precisa, no momento certo.
Integrações com os sistemas que a empresa já usa
O processo não termina nas pessoas. A compra aprovada também precisa chegar aos sistemas da empresa, e é aqui que o Workflow faz o papel de integrador.
Uma linha nova entra automaticamente na planilha de controle de compras, no Google Sheets ou no Excel 365, com item, valor, solicitante, aprovador e data. Um documento em PDF com os dados da solicitação é gerado e salvo numa pasta do Google Drive ou do OneDrive. E os dados seguem para o ERP da empresa por uma chamada HTTP, sem ninguém precisar digitar o pedido de novo.
Se o ERP estiver fora do ar, o fluxo não simplesmente para: ele segue por um caminho de erro, que pode avisar o responsável pelo sistema para que o envio seja refeito.
Tudo num só lugar, com a história de cada processo
Lembra da pergunta “a compra foi aprovada?”, que ninguém sabia responder? Com o Workflow, ela tem resposta imediata. Cada solicitação aparece num painel com a situação atual: aguardando aprovação, concluída ou com falha. Ao abrir uma delas, a linha do tempo mostra tudo o que aconteceu: quando foi enviada, quem aprovou, quando, com qual comentário e para quais sistemas os dados foram enviados.
Essa história pode ainda ser gerada em PDF ao fim de cada processo. Numa auditoria de compras, a evidência já está pronta.
Não é só para compras
A mesma lógica vale para qualquer processo que passa por várias pessoas e sistemas. Uma reclamação de cliente que precisa chegar à qualidade e bloquear um lote no ERP. Uma ocorrência de segurança que precisa de alerta imediato no Teams e de uma investigação com prazo. Um laudo de campo que precisa ser validado antes de chegar ao produtor. Uma admissão que pede documentos ao candidato e avisa o gestor da vaga.
O fluxo também pode começar sozinho, em horários programados, para enviar um relatório toda segunda-feira ou um lembrete no fim do mês.
Em todos os casos, o princípio é o mesmo: as pessoas fazem o que só elas podem fazer, que é decidir, executar e avaliar, e o Workflow cuida do resto, que é avisar, cobrar, registrar e levar os dados aonde eles precisam chegar.
Por onde começar
O melhor primeiro fluxo é aquele processo que hoje mais depende de e-mail e telefone, e que todo mundo reclama que trava. Normalmente é uma aprovação. Comece simples: o formulário chega, o responsável aprova, o solicitante é avisado. Com isso funcionando, acrescente o prazo com lembrete, o aviso no canal da equipe, a planilha e, por fim, a integração com o sistema da empresa.
E, como cada alteração fica em rascunho até ser publicada, dá para melhorar o fluxo aos poucos, sem interromper o processo que já está rodando.
Quer ver qual processo da sua empresa poderia andar sozinho? Agende uma demonstração ou conheça o Workflow do HashData.
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