Introducción
En el mundo real, muy pocos desarrolladores documentan sus sistemas con el mismo nivel de importancia que el código.
Y sin documentación, un sistema empresarial no es un producto completo, sino apenas un conjunto de funciones que solo entiende quien lo construyó.
La documentación no es un extra: es parte del sistema.
Ayuda a escalar equipos, simplifica auditorías, reduce la rotación costosa y preserva el conocimiento crítico del negocio.
En este artículo vas a ver cómo documentar un sistema empresarial de manera profesional, qué tipos de documentación son obligatorios y cómo integrarlos en la operación diaria.
1. Documentación funcional
La documentación funcional explica qué hace el sistema, por qué lo hace y cómo debería comportarse desde el punto de vista del negocio.
Es la documentación que podrían leer:
- Product owners
- Stakeholders
- Analistas de negocio
- Nuevos desarrolladores
- QA / testers
¿Qué debe incluir?
- Objetivo del sistema: qué problema resuelve y para quién
- Actores: usuarios, roles, permisos
- Casos de uso: qué debe poder hacer cada tipo de usuario
- Reglas de negocio: descuentos, validaciones, autorizaciones, cálculos
- Escenarios excepcionales: qué ocurre cuando algo falla (stock insuficiente, pago rechazado, datos incompletos)
Esta documentación debe responder preguntas como:
- ✔ ¿Cómo funciona?
- ✔ ¿Qué pasa cuando ocurre X?
- ✔ ¿Por qué esta regla existe así?
2. Documentación técnica
La documentación técnica explica cómo está construido el sistema, qué decisiones arquitectónicas se tomaron y cómo funciona internamente.
Está dirigida a desarrolladores, DevOps y arquitectos.
¿Qué debe incluir?
Arquitectura general
Monolito, microservicios, colas, workers, integraciones externas, cron jobs.Diagrama de componentes
Cómo se conectan los módulos internos.Dependencias críticas
APIs externas, servicios de terceros, librerías esenciales.Flujos técnicos relevantes
Procesamiento de pagos, sincronización de inventario, generación de reportes, etc.Infraestructura
Ambientes productivo y staging, CI/CD, backups, escalabilidad.Políticas técnicas
Versionado, seguridad, encriptación, manejo de errores.
3. Diccionario de datos
El diccionario de datos describe las entidades del sistema, sus campos y la lógica asociada.
Es indispensable en sistemas empresariales, especialmente contables, logísticos y financieros.
¿Qué debe incluir para cada tabla o modelo?
- Nombre de la entidad
- Propósito
- Campos: nombre, tipo, descripción
- Reglas asociadas: únicos, constraints, validaciones
- Relación con otras entidades
- Impacto en la lógica del negocio
Un buen diccionario de datos permite:
- ✔ Evitar campos huérfanos o duplicados
- ✔ Mantener integridad en los reportes
- ✔ Asegurar que todos entienden la misma semántica
Por ejemplo, el campo importe_total puede significar cosas distintas si no se define:
subtotal, total con impuestos, total sin descuentos, etc.
4. Flujos de estados
Los sistemas maduros definen estados y transiciones claras: pedidos, pagos, usuarios, tickets, envíos, facturas, etc.
Documentar los flujos de estado permite entender:
- Qué estados existen
- Qué reglas permiten pasar de un estado a otro
- Qué estados son finales
- Qué estados dependen de validaciones externas
- Qué procesos automáticos intervienen
Sin un flujo documentado, cada área del negocio interpreta el estado a su manera, lo que genera inconsistencias, reclamos y caos operativo.
5. Manuales para usuarios internos
Esto incluye:
- Soporte
- Atención al cliente
- Finanzas
- Logística
- Administración
- Supervisores
Los manuales internos deben explicar:
- Pasos para cada acción frecuente
- Errores comunes y cómo resolverlos
- Permisos según rol
- Procedimientos del día a día
- Ejemplos visuales y capturas de pantalla
- Mejores prácticas operativas
6. Scripts de auditoría
Los scripts de auditoría permiten:
- Volver a calcular montos
- Validar integridad
- Detectar inconsistencias
- Comparar estados actuales vs históricos
- Reconstruir operaciones críticas
Tipos típicos de auditoría:
- Ventas vs facturación
- Stock teórico vs stock real
- Integridad de registros: órdenes sin pago, pagos sin orden
- Repetición de cálculos históricos
- Logs de acciones críticas
Estos scripts deben estar documentados, versionados y probados.
Conclusión
Un sistema empresarial bien documentado:
- ✔ Reduce el soporte
- ✔ Evita errores caros
- ✔ Alinea al negocio
- ✔ Facilita auditorías
- ✔ Acelera onboarding
- ✔ Aumenta la calidad del software
La documentación es un componente más del sistema.
Gracias por leer 🙌
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