J’essaie d’arrêter de consulter ma messagerie. Je dois toujours répondre aux gens et faire ce qu’ils me demandent, mais je n’ai pas besoin d’ouvrir sans cesse ma boîte de réception pour savoir de quoi il s’agit. C’est une habitude que je perds peu à peu, grâce à une fonctionnalité que j’avais visiblement sous-estimée en la construisant.
Les règles ont nettoyé la boîte, pas le travail
J’utilise déjà les règles de Premail pour trier le courrier entrant. Cela écarte beaucoup de bruit, mais il reste du travail. J’ouvre la boîte, je parcours ce qui s’y trouve, je lis assez de chaque message pour décider s’il compte, et j’assemble mentalement une liste de choses à faire. Une boîte plus propre facilite ce processus. Elle ne le supprime pas.
À quelle fréquence faut-il vraiment consulter ses e-mails ?
Ces derniers temps, je saute cette étape et je vais directement à mes briefings Premail. J’en ai programmé trois : matin, midi et soir. Ce sont les rendez-vous qui me conviennent, pas un horaire imposé par Premail. Vous pouvez les fixer quand vous voulez.
Trois rendez-vous, à mon rythme. Quand arrive l’un de ces moments, je clique sur l’icône de la barre d’état et j’ouvre mon briefing le plus récent. J’y trouve mon résumé de ce qui est important, avec une petite liste des points à traiter. Plutôt que de parcourir les messages pour comprendre ce qui réclame mon attention, je peux commencer par ce qui réclame mon attention. L’e-mail d’origine reste disponible quand j’ai besoin du contexte complet, mais il n’a pas à être mon point de départ.
Il y a de la recherche derrière le fait de consulter moins souvent, même si je n’ai pas mesuré ce que les briefings font à ma propre productivité. Dans une étude de deux semaines, la semaine où l’on demandait aux participants de ne consulter leur courrier que trois fois par jour est celle où ils ont déclaré le moins de stress. Le coût de l’interruption elle-même est documenté également : une partie de l’attention reste sur la tâche que l’on vient de quitter.
Commencer par la liste plutôt que par la boîte
Cela me rend nettement plus productif. Je passe moins de temps à parcourir et plus de temps à faire ce que les messages exigent réellement. Je n’ai pas de chiffre à y accoler, mais je sens la différence entre s’asseoir pour « relever ses mails » et s’asseoir avec une liste de choses à régler. La seconde a une fin beaucoup plus nette.
Je suis encore en train de prendre l’habitude de m’appuyer sur les briefings. L’envie d’ouvrir la boîte de réception est familière, et disposer d’une meilleure option ne l’efface pas d’un coup. Mais plus j’utilise la liste résumée, moins l’ancienne routine me paraît utile.
Filtrer n’est pas savoir quoi faire
Ce qui m’a surpris, c’est à quel point cela dépasse le filtrage. Le filtrage aide à décider où va un message. Un briefing m’aide à comprendre ce que je dois en faire. Je croyais construire un résumé pratique, mais à l’usage quotidien, cette distinction s’est révélée bien plus importante.
Ce que je veux que l’e-mail soit
Cela se rapproche aussi de ce que je veux vraiment que l’e-mail soit : un connecteur entrant du monde vers moi. Que les gens et les services continuent d’y envoyer des messages. Je ne veux simplement pas que le tri de ces messages devienne une tâche récurrente à part entière. Je veux que l’important apparaisse sous une forme sur laquelle je peux agir, selon un horaire que je choisis.
Pour l’instant, cela veut dire matin, midi et soir. J’ouvre mon briefing, je vois ce qu’il y a à faire, et je m’y mets. J’ai construit Premail pour passer moins de temps sur l’e-mail, et cette petite liste résumée fait plus de ce travail que je ne l’avais prévu.
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