Zapier vs n8n: Automation für KMU im Vergleich

Die Wahl zwischen Zapier und n8n hängt vor allem an drei Fragen: Wie viele Schritte hat der Workflow, wer betreibt die Plattform, und wo dürfen die Daten liegen? Zapier zählt jeden Aktionsschritt als Task, n8n den ganzen Workflow-Lauf als eine Execution. Bei vielen Schritten pro Workflow unterscheidet sich die Zahl der abgerechneten Einheiten deutlich.

Zapier ist laut Anbieter ein reiner Cloud-Dienst, n8n lässt sich zusätzlich selbst hosten. Dieser Vergleich zeigt anhand von Herstellerangaben, worauf bei Abrechnung, Betrieb und Datenschutz zu achten ist (Stand: Oktober 2026, laut Anbieter, bitte prüfen).

Acht Kriterien für die Entscheidung

Für KMU in Deutschland legt die Wahl fest, wer die Plattform betreibt, wie die Kosten mit dem Volumen wachsen und wo die Daten verarbeitet werden. Beide automatisieren Workflows, bei Abrechnung, Betrieb und Datenschutz liegen sie aber weit auseinander.

Diese acht Kriterien helfen bei der Entscheidung:

1. Abrechnungseinheit: Task (Zapier) gegen Execution (n8n)
2. Einstiegs- und Skalierungspreis: was der reale Workflow pro Monat verbraucht
3. Bedienung: No-Code-Einstieg gegen visuellen Editor mit mehr technischer Tiefe
4. Hosting: reine Cloud gegen Cloud oder Self-Hosting
5. Lizenz: Zapier ist ein Cloud-Dienst, n8n steht unter der Sustainable Use License
6. Integrationen: Zahl und Art der angebundenen Apps laut Herstellerseite
7. Fehlerbehandlung: Wiederholungen, Fehler-Workflows und Benachrichtigungen
8. Datenschutz: Auftragsverarbeitung, Serverstandort und wer den Betrieb verantwortet

Zapier verbindet laut Anbieter Standard-Apps ohne Code. Sobald sensible Kundendaten fließen oder komplexe Bedingungslogik gebraucht wird, rücken drei Punkte in den Vordergrund: Erstens die Kosten. Bei Zapier steigen sie mit der Zahl erfolgreicher Aktionsschritte stufenweise. Zweitens der Datenschutz. Zapier ist ein Cloud-Dienst; Übermittlungen personenbezogener Daten regelt die Auftragsverarbeitungsvereinbarung von Zapier mit Standardvertragsklauseln. Drittens die Abhängigkeit. Preise und Funktionen eines Cloud-Anbieters können sich ändern.

n8n dreht das teilweise um: Der Quellcode ist einsehbar, die Software lässt sich auf eigenen Servern betreiben, und die Abrechnung hängt nicht von der Schrittzahl ab. Der Haken: Es braucht technisches Wissen für Docker, APIs, Updates und Fehlerbehandlung, oder einen Partner, der den Betrieb übernimmt. Wer das nicht leisten kann, kann stattdessen die n8n Cloud nutzen.

Zapier, n8n und Make.com im direkten Vergleich

Zapier arbeitet laut Anbieter ohne Code, Make und n8n nutzen visuelle Editoren, n8n lässt sich zusätzlich selbst hosten. Die folgende Übersicht vergleicht die drei Anbieter anhand der Herstellerseiten (Stand: Oktober 2026, laut Anbieter, bitte prüfen).

Kriterium	Zapier	Make.com	n8n
Abrechnungseinheit	Task: jeder erfolgreiche Aktionsschritt. Trigger sowie Filter und Paths zählen nicht.	Credits: jede Modul-Aktion zählt als ein Credit.	Execution: ein kompletter Workflow-Lauf, unabhängig von der Zahl der Schritte.
Einstiegspreise	Free: 100 Tasks. Professional: ab 19,99 USD pro Monat bei jährlicher Abrechnung (750 Tasks).	Free: 1.000 Credits pro Monat. Core ab 9 USD pro Monat (10.000 Credits).	Cloud Starter: 20 EUR pro Monat (2.500 Executions), Pro: 50 EUR pro Monat (10.000 Executions), jeweils bei jährlicher Abrechnung. Community Edition (Self-Hosting): kostenlos.
Bedienung	No-Code-Editor laut Anbieter	Visueller Szenario-Editor	Visueller Workflow-Editor, optional mit Code
Self-Hosting	Nein, nur Cloud	Cloud mit wählbarer Region (EU oder US)	Ja (Community Edition kostenlos), alternativ n8n Cloud
Lizenz	Cloud-Dienst	Cloud-Dienst	Sustainable Use License (Quellcode einsehbar, Nutzung für eigene interne Geschäftszwecke)
Integrationen	über 10.000 Apps laut Herstellerangabe	nicht geprüft	2.285 Integrationen laut Herstellerangabe
Fehlerbehandlung	Fehlgeschlagene Aktionsschritte zählen nicht als Task, Wiederholungen und Fehlerbenachrichtigungen als Teil jedes Plans	nicht geprüft	Fehler-Workflow mit Error Trigger, Wiederholungen pro Node einstellbar
Datenschutz	Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit Standardvertragsklauseln	Rechenzentrum EU oder US bei Anlage der Organisation wählbar	n8n Cloud: Hosting in der EU (Microsoft Azure), Auftragsverarbeitungsvereinbarung verfügbar. Self-Hosting: Standort selbst bestimmen.

Die Integrationszahlen werden von den Herstellern unterschiedlich gezählt und sind nicht direkt vergleichbar. Make wurde nur bei Abrechnung, Einstiegspreis und Datenstandort geprüft.

Lizenz von n8n: was die Sustainable Use License erlaubt

n8n steht unter der Sustainable Use License und ist damit keine klassische Open-Source-Lizenz. Laut Lizenztext auf GitHub darf die Software nur für eigene interne Geschäftszwecke oder für nicht-kommerzielle oder persönliche Nutzung verwendet oder verändert werden, und sie darf nur dann weitergegeben werden, wenn das kostenlos und nicht kommerziell geschieht. Für die Automatisierung der eigenen Geschäftsprozesse ist das der übliche Fall. Wer n8n dagegen als Teil eines kostenpflichtigen Angebots an Dritte weitergeben oder hosten will, sollte den Lizenztext genau prüfen. Im Zweifel ist der Einzelfall mit dem Anbieter oder rechtlichem Beistand zu klären.

Unterschiede bei Integrationen und Fehlerbehandlung

Bei personenbezogenen Daten, verzweigten Workflows und nachvollziehbaren Abläufen bietet n8n, besonders selbst gehostet, laut Herstellerangaben mehr Möglichkeiten, Standort und Betrieb selbst zu bestimmen.

Integrationen: App-Auswahl gegen Tiefe

Zapier nennt auf seiner Website über 10.000 angebundene Apps, n8n nennt 2.285 Integrationen (jeweils Herstellerangabe, Stand: Oktober 2026, laut Anbieter, bitte prüfen). Für gängige SaaS-Tools findet sich bei beiden ein Baustein. Fehlt ein Baustein, lässt sich bei n8n über eine allgemeine HTTP-Anfrage eine Schnittstelle direkt ansprechen. Vor der Entscheidung ist immer zu prüfen, ob die konkreten Tools und die benötigten Aktionen vorhanden sind.

Verzweigungen und Schleifen

Zapier bietet Filter und Paths für Bedingungen, beide zählen laut Zapier-Hilfe nicht als Tasks, ebenso wenig die Hilfs-Apps Formatter, Delay, Looping und Storage. Auch komplexere Abläufe sind also möglich, werden aber mit jeder Aktion hinter der Verzweigung abrechenbar. n8n bildet Verzweigungen und Schleifen im selben Workflow ab, und der Lauf zählt als eine Execution.

Fehlerbehandlung

Zapier schreibt auf seiner eigenen Vergleichsseite (Herstellerangabe, also nicht neutral), automatische Wiederholungen, Fehlerbehandlung und Fehlerbenachrichtigungen seien in jedem Plan enthalten. Fehlgeschlagene Aktionsschritte werden laut Zapier-Hilfe nicht als Task gezählt. In n8n lässt sich ein eigener Fehler-Workflow mit dem Error Trigger einrichten, der Details zum fehlgeschlagenen Workflow erhält und zum Beispiel eine Nachricht auslöst. Zusätzlich lassen sich pro Node Wiederholungen und das Weiterlaufen bei Fehlern einstellen. Beim Self-Hosting gehört auch die Überwachung des Servers selbst zur eigenen Verantwortung.

Kostenmodelle bei Zapier, n8n und Make

Entscheidend ist, was eine Plattform zählt: bei Zapier jeden erfolgreichen Aktionsschritt, bei n8n den ganzen Lauf. Die folgende Übersicht fasst die Abrechnungslogik laut Herstellerseiten zusammen (Stand: Oktober 2026, laut Anbieter, bitte prüfen).

Plattform	Kostenlogik und Preisstufen	Worauf zu achten ist
Zapier	Pro Task. Free: 100 Tasks. Professional ab 19,99 USD pro Monat bei jährlicher Abrechnung (750 Tasks). Team ab 69 USD pro Monat bei jährlicher Abrechnung, 25 Nutzer.	Anzahl der Aktionsschritte pro Workflow multipliziert mit den Läufen. Preise in US-Dollar.
Make	Pro Credit (jede Modul-Aktion ein Credit). Free: 1.000 Credits. Core ab 9 USD pro Monat (10.000 Credits).	Auch hier zählt die Schrittzahl pro Lauf.
n8n Cloud	Pro Execution. Starter 20 EUR (2.500), Pro 50 EUR (10.000), jeweils pro Monat bei jährlicher Abrechnung.	Ein Lauf zählt einmal, egal wie viele Schritte er hat.
n8n Self-hosted	Community Edition kostenlos, Server- und Wartungskosten fallen an.

Eine selbst gehostete n8n-Instanz hat keine Lizenzgebühr in der Community Edition, verursacht aber Server- und Wartungskosten, die selbst zu beziffern sind.

Für wen welche Option passt

Die Entscheidung zwischen Zapier und n8n lässt sich an drei Profilen festmachen:

Zapier passt, wenn:

• keine IT-Abteilung vorhanden ist und schnell gestartet werden soll
• Standard-Apps ohne Code verbunden werden sollen
• die Workflows wenige Schritte haben
• Cloud-Betrieb und Auftragsverarbeitungsvereinbarung ausreichen

n8n Cloud passt, wenn:

• mehr technische Tiefe gewünscht ist, aber kein Self-Hosting nötig ist
• Workflows viele Schritte haben
• EU-Hosting (Microsoft Azure) gewünscht ist
• die Kosten pro Execution günstiger sind als pro Task

n8n Self-Hosted passt, wenn:

• sensible Daten verarbeitet werden und eigene Serverkontrolle gewünscht ist
• technisches Know-how für Docker, APIs, Updates und Sicherheit vorhanden ist
• Workflows viele Schritte pro Lauf haben
• langfristig Lizenzkosten gespart werden sollen

n8n Self-Hosting erfordert technisches Know-how für Betrieb, Updates und Sicherheit. Wer das nicht leisten kann oder will, kann stattdessen die n8n Cloud nutzen oder bei Zapier bleiben.

Fazit

Zapier rechnet pro Task (jeder erfolgreiche Aktionsschritt), n8n pro Execution (ein kompletter Workflow-Lauf). Zapier ist laut Anbieter ein reiner Cloud-Dienst, n8n lässt sich zusätzlich selbst hosten. Der Einstiegspreis liegt bei Zapier Professional ab 19,99 USD pro Monat (750 Tasks, jährliche Abrechnung), bei n8n Cloud Starter ab 20 EUR pro Monat (2.500 Executions, jährliche Abrechnung), jeweils Stand: Oktober 2026, laut Anbieter, bitte prüfen.

Bei Datenschutz kann n8n selbst gehostet werden, Zapier ist ein Cloud-Dienst mit Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Der Aufwand für n8n Self-Hosting erfordert technisches Know-how für Betrieb, Updates und Sicherheit. Keine IT-Abteilung und schnell starten? Zapier oder die n8n Cloud. Sensible Daten, eigene Serverkontrolle und viele Schritte pro Workflow? n8n, mit realistisch eingeplanter Einarbeitung und laufender Pflege.

Weitere Details zu Abrechnung, Betrieb und Datenschutz sowie eine Beispielrechnung finden sich im ausführlichen Vergleich von Zapier und n8n für KMU im Blog von Bot-Agent.