DEV Community

Νίκος Σταυρόπουλος
Νίκος Σταυρόπουλος

Posted on

Ο όρος reconciliation σε χρηματοοικονομικά, λογιστικά και IT/επιχειρησιακά πλαίσια

#backend #data #systemdesign

Ο όρος reconciliation χρησιμοποιείται κυρίως σε χρηματοοικονομικά, λογιστικά και IT/επιχειρησιακά πλαίσια και σημαίνει τη διαδικασία ελέγχου και αντιστοίχισης δύο συνόλων δεδομένων για να διασφαλιστεί ότι συμφωνούν. Στόχος είναι να εντοπιστούν διαφορές ή σφάλματα και να γίνουν οι κατάλληλες διορθώσεις.

Παραδείγματα χρήσης:

    1. Λογιστική / Accounting

  • Συγκρίνουμε τα στοιχεία του λογαριασμού τραπέζης με τα εσωτερικά αρχεία της εταιρείας.

  • Αν τα ποσά συμφωνούν → reconciliation επιτυχές.

  • Αν υπάρχουν διαφορές → πρέπει να εντοπιστούν (π.χ. επιταγές σε καθυστέρηση, λάθη καταχωρήσεων).

    1. Χρηματοοικονομικά / Payments

  • Αντιστοίχιση εισπράξεων και τιμολογίων για να διασφαλιστεί ότι όλα τα ποσά έχουν καταγραφεί σωστά.

    1. IT / Data

  • Ελέγχουμε ότι δύο βάσεις δεδομένων ή αρχεία συναλλαγών περιέχουν τα ίδια δεδομένα.

  • Χρήσιμο σε ERP συστήματα, billing systems, CRM κ.ά.

Κεντρική ιδέα:

Reconciliation = σύγκριση + διαπίστωση διαφορών + διόρθωση, ώστε να εξασφαλιστεί η ακρίβεια των δεδομένων.

Σε ένα payment workflow (π.χ. online κατάστημα που χρησιμοποιεί payment gateway), η reconciliation συνήθως γίνεται μετά την ολοκλήρωση όλων των συναλλαγών για μια συγκεκριμένη περίοδο ή batch. Ας το δούμε βήμα-βήμα:

1️⃣ Κατά τη διάρκεια της συναλλαγής

  • Ο πελάτης υποβάλλει παραγγελία → το σύστημα του merchant ζητά έγκριση από την payment gateway.
  • Η gateway επικοινωνεί με την τράπεζα/issuer → εγκρίνει ή απορρίπτει.
  • Η συναλλαγή καταγράφεται και στον merchant και στην gateway.

Σημείο: Σε αυτό το στάδιο, η πληρωμή μπορεί να θεωρηθεί “authorized” ή “captured”, αλλά τα ποσά δεν έχουν ακόμα συμφωνήσει πλήρως μεταξύ όλων των συστημάτων.

2️⃣ Ολοκλήρωση batch / settlement

  • Η payment gateway συνήθως κάνει daily ή intraday settlement: μεταφέρει τα εγκεκριμένα ποσά στο merchant account.
  • Σε αυτό το στάδιο, οι καταχωρήσεις στον merchant (π.χ. παραγγελίες) και οι καταχωρήσεις από την gateway/τράπεζα πρέπει να ταιριάξουν.

3️⃣ Reconciliation

  • Γίνεται μετά το settlement, συνήθως κάθε ημέρα ή στο τέλος του λογιστικού κύκλου.

  • Ο merchant συγκρίνει:

    • Τι καταγράφηκε στο δικό του σύστημα (orders, invoices, payments)
    • Τι έστειλε η gateway / τράπεζα (settlement report, transactions)

  • Εντοπίζονται:

    Ασυμφωνίες (π.χ. ακυρωμένες παραγγελίες, επιστροφές, fees)

    Σφάλματα ή διπλές καταχωρήσεις

  • Τελικός στόχος: να διασφαλιστεί ότι όλα τα χρήματα που έπρεπε να ληφθούν, έχουν ληφθεί σωστά, και να ενημερωθεί η λογιστική.

💡 Σημαντικό:

Η reconciliation δεν γίνεται κατά την άμεση εκτέλεση της συναλλαγής, γιατί τα συστήματα δεν έχουν πάντα συγχρονισμένα δεδομένα. Γίνεται μετά το settlement, όταν υπάρχουν πλήρη και οριστικά reports από την gateway και τις τράπεζες.

Πώς κινείται το χρήμα σε μια ηλεκτρονική συναλλαγή μέσω PayGate

Top comments (0)