Аудит Битрикс24: что проверяют, когда он нужен и что получает бизнес

Битрикс24 может быть заполнен сделками, задачами, роботами и интеграциями, но часть работы всё равно остаётся в Excel, почте и личных чатах. Типичная ситуация: обращения попадают в CRM, однако этапы понимают по-разному, поля заполняют не всегда, а показатели в отчётах нельзя сверить с карточками.

Аудит Битрикс24 фиксирует маршрут заявки, проверяет настройки и данные, описывает проблемы и порядок их устранения. В результате фиксируют список проблем и работ: что оставить без изменений, что исправить в первую очередь, какие данные требуют разбора и какие доработки нужно отдельно спроектировать.

Когда нужен аудит Битрикс24

Аудит проводят перед развитием действующего портала, подключением 1С или других систем, переносом данных. Он нужен и в ситуации, когда Битрикс24 уже настроен, но сотрудники используют его по разным правилам.

Признаки, при которых систему стоит проверить:

• обращения поступают с сайта, из почты, телефонии и мессенджеров, но неизвестно, все ли они создаются в CRM;
• менеджеры ведут часть работы в Excel или создают сделки по разным правилам;
• в карточках много полей, но нужные данные остаются пустыми;
• этапы воронки не совпадают с реальным путём клиента;
• роботы создают задачи и уведомления, но сотрудники не понимают, что с ними делать;
• показатели в отчётах нельзя объяснить данными из карточек;
• права доступа выдавались постепенно и перестали соответствовать рабочим ролям;
• планируется интеграция с 1С, сайтом, телефонией, почтой или внешним сервисом;
• нужно перенести данные из таблиц, старой CRM или учётной системы;
• после запуска появились дубли и несогласованные настройки.

Для одного отдела с понятным процессом иногда достаточно точечной настройки полей, этапов или роботов. Аудит нужен, когда затронуты несколько ролей, источников данных или связанных процессов.

Подготовка нового проекта и проверка работающего портала — разные задачи. Для старта внедрения подойдёт материал «Как подготовиться к внедрению Битрикс24: чек-лист для руководителя».

Что проверяют в аудите Битрикс24

Глубина проверки зависит от задачи. Если требуется проверить продажи одного отдела, не нужно разбирать все разделы портала с одинаковой детализацией. Но воронки, карточки, права доступа, данные и отчёты обычно связаны.

Аудит воронок продаж и процессов

Воронка должна учитывать не только успешное движение сделки. Типовой сценарий: клиент меняет условия, счёт возвращают на доработку, расчёт передают специалисту, а ответственный меняется в середине работы. Если такие действия не описаны, сотрудники решают их вне CRM.

При проверке воронки фиксируют:

1. когда создаётся лид, сделка или другая сущность;
2. что означает каждый этап и по какому критерию на него переходят;
3. кто меняет статус;
4. какие поля обязательны на конкретном этапе;
5. какие задачи и уведомления появляются при переходе;
6. что происходит при отказе, возврате, ошибке или передаче другому сотруднику;
7. какие данные остаются в карточке после завершения процесса.

Робот может поставить задачу, назначить ответственного, отправить уведомление или запустить согласование. До настройки автоматизации нужно согласовать правила квалификации сделки и обработки возвращённого счёта.

Карточки CRM и качество данных

Карточка должна содержать данные, которые нужны следующему участнику процесса, руководителю или отчёту. Поля без понятного назначения заполняют формально либо не заполняют вовсе.

Перед миграцией определяют, какие компании, контакты, открытые сделки, товары, документы и история нужны сотрудникам в ежедневной работе. Переносить весь архив автоматически не всегда целесообразно: дубли и устаревшие записи усложняют поиск и искажают отчётность.

Проверка роботов и автоматизации

Сценарий автоматизации можно описать обычным языком: после конкретного события система выполняет действие, которое предусмотрено процессом.

Типовой сценарий: после отправки коммерческого предложения робот создаёт задачу на следующий контакт. При аудите такого сценария проверяют событие запуска, исполнителя, срок задачи, повторный переход между этапами, смену ответственного и контроль просрочки.

Чек-лист аудита автоматизации:

• [ ] У каждого робота есть понятная рабочая задача.
• [ ] Определены условие запуска и ожидаемый результат.
• [ ] Нет повторяющихся уведомлений и задач.
• [ ] Учтены возврат на этап, повторный запуск и смена ответственного.
• [ ] Пользователь понимает, какое действие от него требуется.
• [ ] Сценарий проверен на рабочем примере.
• [ ] Для доработки описаны входные данные, исключения и критерии приёмки.

Аудит прав доступа в Битрикс24

Доступ проверяют по операциям, сущностям и данным, с которыми работает каждая роль. Один сотрудник может вести сделки отдела и участвовать в согласовании документов в другом процессе.

Минимальные вопросы для проверки:

• Кто видит сделки и клиентов своего отдела?
• Кто меняет ответственного?
• Кто согласует документы или оплату?
• Кто видит финансовые поля и отчёты?
• Кому доступен экспорт данных?
• Что происходит при увольнении или смене роли?
• Какие настройки может менять администратор?

Как проверить интеграции Битрикс24

Интеграцию описывают через рабочую задачу, а не формулировкой «синхронизация с 1С». Для каждой связи определяют состав данных, направление обмена, владельца данных и момент обновления.

В кейсе RentinCity заявки на оплату передавались в 1С Недвижимость, а данные о платежах после занесения договора синхронизировались обратно в Битрикс24. До настройки определяют, какие данные должны быть доступны пользователям на каждом участке работы.

Сначала подключают связи, без которых критичный процесс не работает. Остальные интеграции можно перенести на следующий этап.

Что получает компания после аудита Битрикс24

По итогам аудита компания получает перечень конкретных проблем, требований и работ:

Читать полностью на S-WEBS24