Когда подрядчик подключается к работе, у заказчика на Битрикс24 есть три сценария: пригласить его в проект с гостями, оставить в действующей экстранет-группе или связать задачи двух самостоятельных порталов. Названия «коллаба», «экстранет» и «межпортальные задачи» знакомы многим, но выбор между ними часто делают по привычке, а не по тому, как на самом деле выстроены границы доступа.
Главное правило простое: смотреть нужно на то, кто где хранит задачи и кто к чему имеет доступ. Инструмент вторичен.
Коллабы больше нет. Есть проект с гостями
Слово «коллаба» до сих пор живёт в поисковых запросах, но как отдельный тип пространства оно устарело. Битрикс24 объединил группы, коллабы и проекты в формат «Проекты AI», а для совместной работы с внешними специалистами появился сценарий «проект с гостями».
Суть проста: сотрудники заказчика и приглашённые специалисты работают в одном ограниченном пространстве. Все видят общие задачи, материалы и обсуждения. Что лежит за пределами проекта, гость не увидит, видимость определяется выданными правами.
Типичный пример: заказчик запускает сайт с внешней дизайн-студией. В проекте лежат задачи по макетам, текстам и согласованиям. Дизайнер прикладывает макет, менеджер пишет замечания, руководитель фиксирует решение. Всё в одной карточке. Второй портал и зеркальная задача здесь только усложнят процесс.
Проект с гостями подходит, когда исполнителю допустимо входить в портал заказчика и весь рабочий процесс помещается в одно пространство.
Экстранет остался для тех, кто уже в нём работает
Экстранет — наследуемый механизм. Существующие экстранет-группы продолжают работать, но новые создавать нельзя. Если компания уже ведёт работу во внешней группе и не собирается менять её структуру, можно продолжать в ней.
Но у экстранета есть граница. Он не создаёт независимый контур подрядчика. Если внешняя команда ведёт собственные проекты и согласования в другом портале, доступ в портал заказчика превращается в ещё одно место, которое надо поддерживать. Плюс после завершения договора доступы не должны оставаться бессрочными, их нужно пересматривать.
Межпортальные задачи — когда у каждой стороны свой портал
Межпортальные задачи нужны, когда заказчик и исполнитель держат отдельные порталы Битрикс24, но хотят работать по связанным задачам. У каждой стороны остаётся своя карточка, свои пользователи и настроенные права. Прямой доступ к чужому порталу не требуется.
Работает это через приложение «Межпортальные задачи и коллабы». Связь создаётся одноразовым ключом приглашения: партнёр генерирует ключ, клиент его активирует, администратор партнёра настраивает сопоставления и правила обмена.
Клиент создаёт задачу у себя, у агентства появляется связанная задача в его портале. Клиент следит за своей карточкой, агентство ведёт работу в собственном проекте со своими исполнителями. Внутренние задачи агентства и другие его клиенты заказчику не видны.
Обмен можно ограничить проектом, группой, коллабой или конкретными ответственными. Это позволяет связать только те задачи, которые нужны обеим сторонам.
Что учесть
Межпортальные задачи сейчас в бета-версии и работают с задержкой. Для процессов, где каждое изменение должно появляться мгновенно, это не подходит. Передаются не все данные задачи: пользовательские поля настраивают вручную и проверяют на тестовой задаче. Файлы копируются с учётом прав, но удаление файла на одной стороне не удаляет копию на другой.
Мне ближе всего такое правило: если обе стороны готовы работать в одном пространстве, берите проект с гостями. Если процесс уже живёт в экстранет-группе, продолжайте в ней, но следите за составом участников. Если у каждой стороны свой портал и свой управленческий контур, подходят межпортальные задачи. Граница доступа решает всё, а не название инструмента.
Top comments (0)