Битрикс24 умеет вести каталог товаров, добавлять позиции в сделки, контролировать остатки и оформлять складские движения. Но он не заменяет 1С для бухгалтерского и налогового учёта, и первое, что нужно решить до настройки — где вообще ведутся остатки и документы. В Битрикс24 или в 1С. Параллельное оформление одних и тех же операций в двух системах — прямой путь к расхождениям.
Что хранится в каталоге
Каталог Битрикс24 хранит названия, цены, артикулы и другие параметры товаров и услуг. Позиции из него добавляют в лиды, сделки, счета и предложения. Тот же каталог питает интернет-магазин Битрикс24 — но не произвольный внешний сайт на другой CMS.
Товар и услуга в каталоге различаются. Товар — физическая позиция, которую можно продавать и учитывать на складе. Услуга — нематериальное предложение: она не участвует в складском учёте и не имеет вариаций. Пока у позиции нет вариаций, товар можно преобразовать в услугу и обратно.
Важно не путать каталог с учётной системой. Наличие отдельных реквизитов и истории закупок в Битрикс24 стоит проверять отдельно — если эти данные должны жить в 1С, переносить их без правил обмена не стоит.
Товары, вариации и свойства
Карточка товара может содержать цену, артикул, штрихкод, габариты, фото и вариации. Вариации нужны, когда один товар продаётся в разных сочетаниях характеристик, и у каждого сочетания — своя цена или остаток. Общая карточка описывает футболку, а «синяя, размер M» и «чёрная, размер L» существуют как отдельные вариации.
Тут есть три разных сущности, которые часто путают:
- Свойство товара — общая характеристика позиции: бренд, материал, страна производства.
- Свойство вариации — отличие одного варианта от другого: размер, цвет, объём. Типы — «Список» и «Справочник».
- Вариация — конкретное сочетание характеристик. Именно для неё ведутся отдельные цена и остаток.
Автоматического создания всех комбинаций ждать не стоит. Перед настройкой готовят матрицу: какие сочетания реально существуют, продаются и имеют собственные артикулы. Если остаток различается по размеру и цвету, одной общей карточки недостаточно. Если же при продаже варианты не различают, вариации только усложнят каталог.
Импорт и экспорт
CSV-импорт подходит только для товаров без вариаций. Услуги и вариативные позиции этим способом не импортируются. Изображения загружаются по прямым публичным ссылкам — локальные файлы не подойдут.
Перед массовой загрузкой стоит проверить небольшую выборку: идентификатор сопоставления (чтобы обновление не создавало дубль), артикулы, разделы, свойства, ссылки на изображения и состав файла.
Экспорт тоже ограничен: при выгрузке всего каталога теряется структура разделов. А остатки по вариациям вообще следует смотреть в отчёте «Остатки товаров», а не рассчитывать на выгрузку.
Что учитывает складской режим
Складской учёт фиксирует поступления, продажи, перемещения и списания. Остатки меняются только после проведения документа — черновик ничего не делает. Функция доступна не на всех тарифах, перед запуском её и права сотрудников стоит проверить на рабочем портале.
Битрикс24 различает два режима:
- Количественный учёт — фиксирует общее количество и уменьшает его при продаже. Подходит для небольшого ассортимента и одной точки.
- Складской учёт — несколько складов, поступления, перемещения. Именно о нём дальше.
Складской учёт отражает проведённые операции и начальные данные, но не подтверждает физическое наличие товара. Если остатки введены с ошибкой, отчёты покажут именно эту ошибку.
Перед включением нужно сверить начальные остатки: система обнуляет текущие, а фактическое количество вводят через оприходование. Эта процедура не заменяет инвентаризацию.
Пять документов движения
В складском учёте работают пять документов:
- Оприходование — начальные остатки или излишки.
- Приход — поступление от поставщика.
- Реализация — продажа товара.
- Перемещение — передача между складами.
- Списание — уменьшение количества.
Оприходование и приход не взаимозаменяемы. Право проводить документы стоит давать сотрудникам, которые подтверждают движение: менеджер готовит черновик, ответственный проводит.
Отчёт «Остатки товаров» показывает по складу количество, резерв и доступный остаток — последний равен количеству за вычетом резерва. Отчёт «Движение товаров» за период показывает начальный остаток, поступления, продажи и конечный остаток. Это не отчёт о выручке.
Связь со сделками
При включённом складском учёте закрытие сделки создаёт документ реализации и уменьшает остатки. Если остаток ноль — реализацию система не проведёт, и сделка не закроется.
Настройка «покупка при отсутствии товара» позволяет принять заказ или оплату без остатка, но не закрыть сделку до поступления товара.
Резерв закрепляет товар за клиентом и уменьшает доступный остаток. По умолчанию он держится три дня и работает только в режиме «Без заказов». Резерв — не списание и не подтверждение отгрузки: это маркер «товар занят».
Когда склад ведут в 1С
Битрикс24 поддерживает два режима: «в Битрикс24» и «в 1С». Во втором сведения о товарах, остатках и контрагентах поступают из 1С, а приход, перемещение и списание ведутся только там. Один источник истины — жёсткое условие: интеграция не чинит противоречивые данные, она их переносит.
При включении режима 1С действующие магазины снимаются с публикации, потому что каталог теперь приходит оттуда. Переключение сначала проверяют на тестовом контуре: магазины, каталог, склады, цены, доставку.
Режим «в Битрикс24» подходит, если продажи ведутся через CRM и компания готова оформлять складские документы. Режим 1С — если складские документы уже живут там, а менеджерам нужны актуальные товары, цены и остатки в CRM.
Частые ошибки
Дубли появляются, когда у товаров нет стабильного идентификатора или одинаковые позиции грузят из разных источников. Типовые промахи: импорт до подготовки артикулов, загрузка вариативных товаров через CSV, локальные файлы вместо публичных ссылок на фото, принятие черновика за проведённую операцию, трактовка резерва как списания, ручная правка остатков одновременно в Битрикс24 и 1С.
При обнаружении дубля карточку не удаляют сразу — сначала проверяют, не использовалась ли она в лидах, сделках, счетах, документах и интеграциях.
Итог
Каталог и складской учёт Битрикс24 закрывают оперативную часть: менеджер видит товары, цены и доступные остатки прямо в сделке, а ответственный контролирует движения через пять документов и два отчёта. Но это работает, только когда для каждой сущности назначен один владелец данных. Пока в компании остатки правят руками и там, и там, ни одна интеграция расхождения не уберёт.
В исходной статье — чек-лист на 18 пунктов для проверки каталога и остатков перед запуском.
Top comments (0)