Andrzej Klusiewicz

Posted on Sep 23 Originally published at jsystems.pl

Kurs Microsoft 365 Copilot: Copilot w OneNote - inteligentna organizacja notatek i wiedzy

#ai #microsoft365 #githubcopilot #productivity

Ten artykul to czesc bezplatnego kursu Microsoft 365 Copilot na blogu JSystems. Oryginal: Kurs Microsoft 365 Copilot: Copilot w OneNote - inteligentna organizacja notatek i wiedzy.

Kurs Microsoft 365 Copilot · JSystems · Lekcja 9 z 20

Tak wygląda efekt całej lekcji: po lewej surowe notatki wklejone na stronę OneNote (kto był, kto co zgłosił, ustalenia z datami), po prawej panel Copilota z gotowym „Podsumowaniem spotkania” i tabelą „Lista zadań” z osobą odpowiedzialną przy każdym zadaniu. Odpowiedź trzyma się tego, co jest w notatkach, i podpina do nich odwołanie. Jak to zrobić, rozkładamy na czynniki pierwsze w pierwszym scenariuszu.

W skrócieCopilot w OneNote to panel asystenta w notatniku, który porządkuje chaotyczne notatki ze spotkań, wyciąga z nich zadania z osobą i terminem oraz odpowiada na pytania do zebranej wiedzy. Panel startuje od otwartej strony, ale gdy odpowiedzi tam nie ma, przeszukuje notatnik i podaje stronę, z której wziął dane. Po zestawienie kilku notatników albo innych źródeł Microsoft 365 naraz nadal idziesz do Copilot Chat.

Ta lekcja jest częścią bezpłatnego kursu Microsoft 365 Copilot - dwudziestu lekcji od pierwszego uruchomienia do wdrożenia w całej firmie.

<-- Spis wszystkich lekcji

<-- Lekcja 8: Copilot w Teams Lekcja 10: Copilot w Loop

Z tej lekcji dowiesz się:

Pliki do tej lekcji

OneNote nie pracuje na plikach, tylko na stronach notatnika, więc zamiast pliku do otwarcia dostajesz materiał do wklejenia.

notatki_onenote_demo.docx ↓ - cztery strony notatek do wklejenia do własnego notatnika. Pierwsza to surowe notatki ze spotkania, dokładnie te, które widzisz na zrzutach w pierwszym scenariuszu. Trzy kolejne dają notatnikowi historię z sierpnia i września, bez której nie ma czego podsumowywać w scenariuszach drugim, trzecim i czwartym.

Zanim zaczniesz: załóż w OneNote notatnik (albo użyj istniejącego) i wklej każdą stronę z pliku na osobną stronę notatnika, zachowując nagłówki. Copilot w OneNote widzi to, co jest w notatniku, więc bez wklejenia notatek nie będzie miał na czym pracować.

OneNote to prawdopodobnie najbardziej niedoceniana aplikacja w całym pakiecie Microsoft 365. Wiele firm instaluje ją, bo jest w pakiecie, i traktuje jak cyfrowy odpowiednik karteczek samoprzylepnych: zapisów bez struktury, których po miesiącu nikt nie potrafi odnaleźć. Notatka ze spotkania sprzed pół roku leży gdzieś w notatniku, ale nikt nie pamięta, w której sekcji, i szybciej jest zapytać kolegi, niż jej szukać.

Z Copilotem (asystentem AI wbudowanym w aplikacje Microsoft 365) OneNote zmienia rolę. Staje się miejscem, w którym chaotyczne notatki dają się szybko uporządkować, wyciągnąć z nich zadania i decyzje, a potem zadawać pytania do zebranej wiedzy. Prompt (polecenie tekstowe, które piszesz do Copilota) taki jak "wypisz wszystkie zadania z tej sekcji z osobą i terminem" załatwia w kilka sekund pracę, która ręcznie zajęłaby kwadrans przewijania stron.

W tej lekcji pokażemy krok po kroku, jak zbudować taki system pracy, nawet jeśli Twój obecny notatnik to jeden wielki bałagan. Będziemy pracować na realnym notatniku projektowym i na realnych scenariuszach biznesowych, a każdy prompt znajdziesz w ramce do skopiowania. Zaczniemy od tego, jak w ogóle uruchomić panel i jak zrozumieć jego granice, bo od tego zależy, czy Copilot Ci pomoże, czy odpowie na pół gwizdka.

Jak otworzyć i zrozumieć panel Copilot w OneNote

Dwa Copiloty i jedna zasada, którą warto zapamiętać na całą lekcję: panel Copilota w OneNote pracuje domyślnie na otwartej stronie. Po sąsiednie strony tej samej sekcji sięga sam, nawet bez proszenia; nazwa sekcji w cudzysłowie tylko porządkuje zakres, zamiast zostawiać wybór wyszukiwaniu. Copilot Chat czyta cały notatnik i podaje komplet źródeł, bo sięga do Twoich danych Microsoft 365. Dlatego część zrzutów w tej lekcji pochodzi z panelu w OneNote, a część z Copilot Chat, i przy każdym z tej drugiej grupy piszemy o tym w podpisie. Reguła jest prosta: panel odpowiada przede wszystkim z otwartej strony, a czego tam nie znajdzie, szuka w notatniku i pokazuje przy odpowiedzi stronę źródłową. Po pełne zestawienie całej sekcji albo kilku notatników naraz idziesz do czatu, bo tam dostajesz komplet treści, a nie wynik wyszukiwania.

Tę granicę sprawdziliśmy, zamiast ją zakładać. Dwa pytania do tego samego panelu, z tej samej otwartej strony - różnią się tylko tym, gdzie leży odpowiedź.

Pierwszy przypadek: odpowiedź leży na sąsiedniej stronie tej samej sekcji. Otwarta jest strona „Notatki ze spotkania - wdrozenie Copilot”, a pytamy o ustalenia z 12 i 19 marca, które zapisano na drugiej stronie sekcji. Panel zaczyna od zdania „Znalazłem notatkę Notatki 12.03 i 19.03 (dwa wątki), która zawiera wpisy z obu wskazanych dat”, a potem rozpisuje decyzje, tabelę zadań i otwarte kwestie - przy każdym punkcie plakietka z nazwą strony źródłowej. Nie podaliśmy mu nazwy sekcji: znalazł tę stronę sam.

Drugi przypadek: ta sama strona, ta sama rozmowa, ale odpowiedź leży w innej sekcji - „Projekt ERP - historia decyzji”. Panel odmawia wprost: „Nie mogę odpowiedzieć na pytanie o wdrożenie ERP na podstawie dostępnych materiałów, ponieważ jedyny udostępniony dokument to Notatki ze spotkania - wdrozenie Copilot”. Zamiast zmyślić, mówi, czym dysponuje, i rozpisuje to, co faktycznie ma. To jest dokładnie ta granica: strona i jej sekcja tak, inna sekcja nie. Pytanie łączące sekcje przenosisz do Copilot Chat.

Zanim przejdziemy do scenariuszy, ustalmy podstawy. Panel Copilot to wysuwany z prawej strony pasek, w którym rozmawiasz z asystentem. Nie działa jak zwykłe pole komentarza, tylko jak czat: piszesz polecenie, dostajesz odpowiedź i możesz ją wstawić na stronę. Uruchomisz go tak:

Otwórz notatnik i stronę, na której masz notatki. Jeśli dopiero zaczynasz, utwórz nową stronę (kliknij Dodaj stronę na liście stron po prawej) i wklej na nią surowy tekst notatek. Copilot potrzebuje treści, na której będzie pracować, więc pusta strona nic mu nie da.

Punkt wyjścia: otwarta strona z notatkami. Po lewej sekcje notatnika, na środku surowy zapis ze spotkania. Na tej treści Copilot będzie pracować.

Na wstążce, w prawej części karty Narzędzia główne (Home), kliknij przycisk Copilot z ikoną w motywie wstążki. Panel wysunie się z prawej strony okna. Jeśli przycisku nie widzisz, to najczęstsza przyczyna: brak przypisanej licencji Microsoft 365 Copilot do Twojego konta (wrócimy do tego niżej).

Panel zaraz po kliknięciu przycisku Copilot na wstążce. Pole wpisywania jest na dole, a pod nim Copilot podsuwa kilka gotowych poleceń.

W polu na dole panelu wpisz polecenie i naciśnij Enter. Copilot przez chwilę "myśli" (pojawia się animacja) i pokazuje propozycję odpowiedzi nad polem wpisywania.

Polecenie wpisane w pole na dole panelu, tuż przed naciśnięciem Enter. To pierwszy z ośmiu promptów z końca lekcji.

Pod odpowiedzią zobaczysz przyciski do dalszej pracy, między innymi wstaw na stronę (Copilot dopisze wynik pod Twoimi notatkami) oraz kopiuj. Możesz też od razu napisać kolejne polecenie, żeby doprecyzować albo poprawić wynik, bo Copilot pamięta poprzednią odpowiedź w obrębie tej rozmowy.

Odpowiedź pojawia się nad polem wpisywania. Pod nią są przyciski do wstawienia wyniku na stronę i skopiowania go.

Od pustego panelu do gotowej odpowiedzi: gdzie kliknąć, co wpisać i dlaczego bez licencji Microsoft 365 Copilot przycisk może się nie pojawić (infografika poglądowa).

Panel otwarty, ale jeszcze pusty. U góry pyta „W czym mogę Ci pomóc?”, na dole jest pole „Wyślij wiadomość do funkcji Copilot”, a między nimi informacja, że do zapytań internetowych stosują się Warunki oraz Zasady ochrony prywatności. Pod polem Copilot podsuwa kilka gotowych poleceń, ale są ogólne i rzadko trafiają w to, czego akurat potrzebujesz od swoich notatek. Dlatego warto mieć własną listę pod ręką - zestaw ośmiu znajdziesz na końcu tej lekcji.

Desktop czy web: najbogatszy panel Copilot znajdziesz w wersji desktopowej OneNote z pakietu Microsoft 365 (ta z aplikacji zainstalowanej na komputerze, nie w przeglądarce). Wersja webowa (OneNote dla sieci Web na onenote.com) też ma Copilota, ale położenie przycisku i zakres funkcji potrafią się różnić i zmieniać w czasie. Jeśli w jednej wersji czegoś nie ma, sprawdź drugą, zanim uznasz, że funkcja nie istnieje.

Najważniejsza rzecz do zapamiętania dotyczy zasięgu, czyli tego, jaki fragment notatek Copilot bierze pod uwagę, odpowiadając. Panel w OneNote domyślnie pracuje na aktualnie otwartej stronie. Jeśli chcesz, żeby wziął pod uwagę większy fragment, musisz to wprost napisać w poleceniu, na przykład w tej sekcji albo w całym notatniku. To nie jest szczegół techniczny, tylko sedno skutecznej pracy: bez wskazania zakresu Copilot odpowie tylko na podstawie jednej strony i pominie resztę, a Ty pomyślisz, że "nie znalazł", podczas gdy on po prostu tam nie zaglądał.

Nazwa sekcji w cudzysłowie zawęża zakres i Copilot faktycznie po niej sięga. Zwróć uwagę na jego zastrzeżenie: przyznaje, kiedy nie ma dostępu do pełnej treści, a nie udaje, że przeczytał wszystko. To dobry moment, żeby sprawdzić uprawnienia do notatnika.

Uwaga na granice narzędzia: panel w OneNote nie przeszukuje wielu notatników naraz ani innych źródeł Microsoft 365 (maili, plików na OneDrive, czatów Teams). Jeśli potrzebujesz odpowiedzi łączącej wiele źródeł, to zadanie dla Copilot Chat, zwanego też BizChat (osobne, centralne miejsce Copilota, które omawiamy w lekcji 12 tego kursu). W OneNote skupiamy się wyłącznie na treści bieżącego notatnika. To ograniczenie warto znać od razu, żeby nie oczekiwać od panelu czegoś, do czego nie jest przeznaczony.

W praktyce najczęściej używasz Copilota w OneNote w kilku powtarzalnych wzorcach: podsumowania strony lub sekcji, uporządkowania istniejących notatek, wygenerowania nowej treści (na przykład listy zadań) oraz zadania pytania do zawartości notatnika. Przejdźmy przez każdy z nich na konkretnych sytuacjach z pracy, na tym samym realnym notatniku projektowym.

Scenariusz 1: porządkowanie chaotycznych notatek ze spotkania

Tak zwykle wyglądają notatki ze spotkania, zapisane w biegu, gdy jednocześnie słuchasz i notujesz. Poniżej mamy je przepisane dokładnie tak, jak stoją na stronie notatnika na zrzucie: skrótami, z zadaniami poutykanymi w zdaniach i bez polskich znaków, bo nikt nie stawia ogonków, notując na żywo w trakcie rozmowy:

Te same notatki masz w pliku do pobrania: notatki_onenote_demo.docx ↓ - strona pierwsza. Wklej ją do notatnika i pracuj na dokładnie tym, co widać na zrzutach.

Obecni: Anna (IT), Marek (HR), Kasia (sprzedaz), Tomek (zarzad).

Marek: HR chce pilotaz na 10 osobach zanim rozszerzymy.

Kasia: sprzedaz potrzebuje szkolenia z promptow.

Tomek: budzet na 50 licencji do konca Q4.

Anna: wlaczyc DLP i sprawdzic uprawnienia do plikow.

Ustalenia: pilotaz HR 1.10, szkolenie sprzedazy 15.10, polityka do 25.09.

Nastepne spotkanie 26.09.

Wszystko leży na jednym poziomie: kto co powiedział, co ustalono i kiedy jest następne spotkanie. Zadania siedzą poukrywane w zdaniach, terminy stoją zbiorczo w jednej linijce, a przy części ustaleń w ogóle nie pada, kto je bierze. Żeby wysłać z tego cokolwiek zespołowi, trzeba przeczytać całość jeszcze raz i rozpisać ręcznie. Zamień to w uporządkowany zapis:

Wklej surowe notatki na stronę OneNote (Ctrl+V, nie musisz nic formatować, wcięcia i literówki nie mają znaczenia).
Otwórz panel Copilot (przycisk na wstążce) i wklej poniższy prompt w pole na dole panelu, potem Enter.
Poczekaj kilka sekund. Copilot zwróci zwięzłe podsumowanie spotkania, wiersz z uczestnikami, tabelę zadań z osobą odpowiedzialną i terminem oraz osobny wykaz najważniejszych dat. Przy zadaniu, przy którym w notatkach nie padło nazwisko, w kolumnie z osobą napisze, że nie zostało ono wskazane, zamiast zgadywać. Przejrzyj propozycję w panelu.
Kliknij wstaw na stronę. Poprawnie sformatowana wersja pojawi się w notatniku pod oryginałem, gotowa do wysłania uczestnikom. Oryginał możesz zostawić lub usunąć.

Podsumuj te notatki ze spotkania i wypisz listę zadań do zrobienia z osobą odpowiedzialną i terminem dla każdego.

Panel Copilota w OneNote pracuje na otwartej stronie. Z siedmiu linijek notatek robi podsumowanie, wiersz z uczestnikami i tabelę zadań, przy każdym osoba i termin z ustaleń: pilotaż HR na 1.10, szkolenie sprzedaży 15.10, polityka do 25.09. Przy zadaniu, przy którym w notatkach nie padło nazwisko, w kolumnie z osobą stoi informacja, że nie zostało wskazane, zamiast zgadywanego nazwiska.

Efekt widzisz na zrzucie powyżej: strumień myśli zamieniony w zwięzłe podsumowanie, tabelę zadań i osobne zestawienie najważniejszych terminów. To już gotowy materiał do rozesłania i to jest kluczowa zaleta: nie musisz osobno pisać maila po spotkaniu, bo masz jego treść gotową. Ten sam efekt w całym oknie OneNote widziałeś na zrzucie otwierającym lekcję.

Nawyk warty wyrobienia: notuj podczas spotkania chaotycznie, bez dbania o format, byle zapisać wszystko co ważne. Raz w tygodniu (na przykład w piątek po południu) przejdź przez notatki tygodnia i puść Copilot, żeby je uporządkował. Krótki przegląd raz na tydzień daje uporządkowane archiwum bez wysiłku podczas samych spotkań, gdy i tak masz zajętą głowę słuchaniem.

Wariant: notatki na dwie osoby albo dwa spotkania

Ten sam wzorzec działa, gdy na jednej stronie masz notatki z dwóch spotkań albo od dwóch osób i chcesz je rozdzielić. Wystarczy dopisać do promptu, żeby Copilot najpierw rozpoznał, które fragmenty dotyczą którego wątku:

Te notatki pochodzą z dwóch różnych spotkań pomieszanych na jednej stronie. Najpierw rozdziel je na dwa spotkania (rozpoznaj po temacie i uczestnikach), a potem dla każdego z osobna przygotuj sekcje: Decyzje, Zadania (kto, co, kiedy), Pytania otwarte. Jeśli jakiś fragment pasuje do obu albo nie pasuje do żadnego, wypisz go osobno jako "do sprawdzenia".

Jedna strona z pomieszanymi notatkami z dwóch spotkań, jeden prompt. Copilot rozdzielił je na Spotkanie 1: Moduł magazynowy (12.03) i Spotkanie 2: Rekrutacja (19.03), każde z własnymi sekcjami Decyzje, Zadania i Pytania otwarte, a fragment o budżecie szkoleń, którego nie dało się jednoznacznie przypisać, trafił na koniec do sekcji Do sprawdzenia.

Scenariusz 2: lista zadań i priorytety na następny tydzień

Koniec tygodnia. Masz kilkanaście stron notatek z różnych spotkań, rozmów i pomysłów. Gdzie są zadania na przyszły tydzień? Zwykle przeszukujesz to ręcznie, przewijasz stronę po stronie i próbujesz sobie przypomnieć, co gdzie zapisałeś. Zawsze coś umknie i wypłynie w poniedziałek jako "przecież mówiliśmy o tym w czwartek". Copilot zbierze zadania z całej sekcji naraz.

Ustaw notatki tygodnia w jednej sekcji (na przykład Tygodniowe notatki), żeby dać Copilotowi jasny zakres. Jeśli masz je porozrzucane, przeciągnij strony do jednej sekcji na liście po lewej. To jednorazowy porządek, który potem procentuje przy każdym pytaniu.
Otwórz panel Copilot i wklej pierwszy prompt. Zwróć uwagę, że w prompcie nazwa sekcji jest w cudzysłowie: to sygnał dla Copilota, żeby objął całą sekcję, a nie tylko bieżącą stronę.
Przejrzyj wynik i kliknij wstaw na stronę, albo zapisz go jako osobną stronę TO-DO na nowej karcie w tej sekcji.

Przejdź przez całą sekcję "Tygodniowe notatki" i wypisz wszystkie moje zadania z osobą odpowiedzialną i terminem. Podziel je na: pilne (termin ten tydzień), ważne (termin przyszły tydzień) i bez terminu. Format: lista z polami wyboru, jedno zadanie na wiersz, na końcu każdego wiersza w nawiasie osoba i termin. Jeśli zadanie nie ma jasnej osoby lub terminu, i tak je wypisz, oznaczając brak.

Zadania zebrane z trzech stron sekcji Tygodniowe notatki. Copilot podaje, ile wyników znalazł i z których stron korzystał, a zadania dzieli na pilne, ważne i bez terminu, zgodnie z poleceniem. Tę odpowiedź nagraliśmy w Copilot Chat, bo pytanie obejmuje całą sekcję i tylko tu dostajemy komplet treści. Panel w OneNote po tę samą sekcję też sięgnie, ale odpowie z wyników wyszukiwania - porównaj ze zrzutem z początku lekcji.

Nazwa sekcji w cudzysłowie każe Copilotowi objąć całą sekcję. Efekt: zadania posortowane wg pilności, a drugim promptem gotowa lista priorytetów na poniedziałek (infografika poglądowa).

Drugi prompt idzie o krok dalej niż samo wypisanie zadań: prosi o priorytetyzację, czyli o ułożenie ich od najważniejszego. To subtelna różnica, ale w praktyce oszczędza najwięcej czasu, bo lista zadań to jedno, a wiedza, od czego zacząć w poniedziałek, to drugie.

Na podstawie notatek z tego tygodnia ułóż listę priorytetów na przyszły tydzień. Wskaż, co jest najważniejsze i dlaczego. Wypisz osobno zobowiązania wobec innych osób, których muszę dotrzymać, oraz nierozwiązane kwestie wymagające pilnego działania. Uporządkuj od najpilniejszych do najmniej pilnych i przy każdym pozycji dopisz jedno zdanie uzasadnienia.

Priorytety na kolejny tydzień ułożone od najpilniejszych, każdy z jednym zdaniem uzasadnienia. Pierwsze miejsce dostała polityka i bezpieczeństwo danych, bo w notatkach jest i ustalenie o DLP, i konkretny termin. Copilot pokazuje, ile źródeł przetworzył.

Copilot nie tylko wypisuje zadania, ale porządkuje je według pilności i przy każdym tłumaczy, skąd ta kolejność. Odsyłacz pod uzasadnieniem prowadzi do konkretnej notatki, więc sprawdzisz, czy wniosek ma pokrycie.

Efekt: w piątek po południu masz gotową listę priorytetów. W poniedziałek rano nie zastanawiasz się, od czego zacząć, tylko wchodzisz w pracę.

Domknij obieg zadań: listę zadań łatwo przenieść dalej. Skopiuj ją z OneNote i wklej do Microsoft To Do (do listy zadań na dany dzień), albo utwórz z niej zadania w Plannerze z przypisanymi osobami i terminami. Wtedy zadanie nie zostaje tylko notatką, ale trafia do narzędzia, które przypomni o terminie. OneNote świetnie zbiera i porządkuje, ale to nie jest system śledzenia zadań, więc na koniec warto je przełożyć tam, gdzie masz przypomnienia.

Scenariusz 3: podsumowanie sekcji jako materiał wdrożeniowy

Masz notatnik projektu z wieloma miesiącami historii, dziesiątkami stron ustaleń, zmian kierunku i decyzji. Do zespołu dołącza nowa osoba. Jak ją wdrożyć w kontekst, nie każąc jej czytać setki stron notatek przez tydzień i nie odrywając siebie na dwugodzinne wprowadzenie? Poproś Copilot o zwięzły materiał wprowadzający na podstawie wybranej sekcji.

Otwórz Copilot Chat z włączonym Work IQ, bo pytanie obejmuje całą sekcję, a nie pojedynczą stronę.
Wklej poniższy prompt, podając nazwę sekcji w cudzysłowie - to ona wskazuje Copilotowi zakres.
Przejrzyj wynik i wstaw go jako nową stronę Dla nowych osób, albo skopiuj do maila powitalnego.

Podsumuj sekcję "Projekt ERP - historia decyzji" w formie krótkiego dokumentu wdrożeniowego dla nowej osoby w zespole. Opisz: czym jest projekt, jakie kluczowe decyzje zostały podjęte i dlaczego, jakie są główne ryzyka i jak są ograniczane, co jest aktualnie w toku. Ton rzeczowy, długość około jednej strony A4, śródtytuły dla czytelności. Nie zakładaj wiedzy, której nowa osoba nie ma.

Brief dla nowej osoby w zespole złożony z historii decyzji. Warto zwrócić uwagę na pierwszy akapit: Copilot uprzedza, że sekcja ma ograniczoną liczbę wpisów i że części ryzyk oraz bieżącego statusu w niej nie ma, więc opiera się wyłącznie na tym, co zapisano.

Z rozproszonej historii decyzji Copilot składa zwięzły brief dla nowej osoby w zespole. Prośba o daty wpisów daje punkty zaczepienia do weryfikacji przed przekazaniem (infografika poglądowa).

Wynik możesz od razu wysłać mailem albo zapisać jako oddzielną stronę Dla nowych osób w notatniku projektu, żeby każdy kolejny nowy pracownik miał gotowy punkt startu. Raz przygotowany brief służy wielokrotnie, a gdy projekt się rozwinie, wystarczy puścić prompt jeszcze raz, żeby go zaktualizować.

Ten sam mechanizm ratuje czas przy zmieniających się projektach

Projekty, które długo się zmieniają, mają wspólny problem: trudno odtworzyć, kiedy i dlaczego coś zmieniliśmy. Zamiast szukać przez godzinę w notatkach, kiedy i dlaczego zmieniliśmy dostawcę, zadajesz pytanie porównawcze. Jedno zastrzeżenie, które oszczędzi Ci zdziwienia: to pytanie zadaj w Copilot Chat, nie w panelu wewnątrz OneNote. Panel pracuje na otwartej stronie, a po dwie sekcje naraz sięgnie najwyżej przez wyniki wyszukiwania, więc zestawienia obu wersji z niego nie wyciśniesz. Copilot Chat przeszukuje cały notatnik i podaje daty wpisów. W poleceniu wystarczy dopisać nazwę notatnika:

Jaka jest różnica między podejściem opisanym w sekcji "Wdrożenie v1" a "Wdrożenie v2"? Dlaczego zdecydowaliśmy się na zmianę, jakie były tego przyczyny i jakie konsekwencje? Podaj daty wpisów, na których się opierasz, jeśli występują w notatkach.

Zrzut jest z Copilot Chat, nie z panelu w OneNote, i to nie przypadek: pytanie zestawia dwie sekcje naraz, a panel pracuje na otwartej stronie i resztę notatnika zna najwyżej z wyników wyszukiwania. Copilot Chat zestawia dwa etapy projektu: co zakładała wersja pierwsza, co druga, dlaczego zmieniono podejście i co to kosztowało. Na końcu układa oś czasu decyzji z datami wpisów, więc każde zdanie da się sprawdzić w notatkach.

Zawsze weryfikuj: Copilot streszcza to, co znajdzie w notatkach, ale może pominąć niuans albo źle rozpoznać kontekst przy niejednoznacznym zapisie (na przykład gdy to samo słowo znaczy co innego na dwóch stronach). Przed wysłaniem materiału wdrożeniowego czy raportu do kogoś przejrzyj wynik i porównaj z oryginalnymi notatkami w kluczowych punktach. Prośba o podanie dat wpisów w prompcie pomaga, bo daje Ci punkty zaczepienia do szybkiej weryfikacji. Copilot przyspiesza pracę, ale odpowiedzialność za treść zostaje po Twojej stronie.

Scenariusz 4: notatnik projektu i klienta jako przeszukiwalna baza wiedzy

Tu OneNote z Copilotem pokazuje największą wartość dla mniejszych zespołów. Dobrze prowadzony notatnik staje się przeszukiwalną bazą wiedzy o projekcie i o kliencie, bez dedykowanego systemu i bez wdrożenia CRM. Sekret nie leży w Copilocie, tylko w strukturze notatnika, którą mu podajesz. Copilot jest tak dobry, jak porządek notatek, na których pracuje.

Zbuduj strukturę według poniższego schematu. To jednorazowa inwestycja kilkunastu minut, która potem zwraca się przy każdym pytaniu do notatnika:

Element	Jak zorganizować	Po co
Notatniki tematyczne	Jeden notatnik na projekt lub klienta, nie jeden wielki na wszystko.	Copilot pracuje precyzyjniej na mniejszym, jednorodnym zbiorze notatek. Mniej pomyłek, bo nie miesza kontekstów.
Sekcje o jasnym zakresie	Decyzje archiwalne, Bieżące zadania, Kontakty i dostawcy, Problemy i rozwiązania.	Wskazujesz zakres w prompcie po nazwie sekcji i Copilot wie, gdzie szukać.
Spójne nazwy stron	Nazywaj strony datą i tematem, na przykład "2026-06-10 Spotkanie z ABC".	Copilot łatwiej podaje daty wpisów w odpowiedziach, a Ty szybciej weryfikujesz.
Regularne przeglądy	Co miesiąc poproś o podsumowanie i wypisanie zamkniętych oraz otwartych spraw.	Notatnik zostaje żywy, a nie tylko archiwalny.

Gdy notatnik ma już taką strukturę, możesz go pytać tak, jak pyta się bazy wiedzy. To najbardziej "wow" moment tej lekcji: notatnik, który przez pół roku był tylko workiem na zapiski, nagle odpowiada na pytania. Dwa kolejne polecenia nagraliśmy na notatniku demonstracyjnym, w którym klient figuruje pod roboczą etykietą Klient ABC, a jego dostawca jako dostawca X. Te same etykiety zobaczysz na zrzutach, bo tak nazwaliśmy strony notatnika. U siebie wpisz w ich miejsce prawdziwą nazwę klienta i dostawcy.

Kiedy ostatnio omawialiśmy problemy z integracją z systemem dostawcy X? Co ustaliliśmy i jak to rozwiązaliśmy? Szukaj w całym notatniku tego projektu i podaj daty wpisów, na których się opierasz.

Pytanie zadane zwykłym językiem, bez podawania nazwy strony. Copilot przeszukał notatnik, znalazł wpis z września 2025 w notatce o problemach klienta ABC i wypisał, na czym polegał rozjazd numeracji, co ustalono i jak to rozwiązano - z datą do sprawdzenia.

Notatnik zbudowany według struktury (jeden projekt na notatnik, sekcje o jasnym zakresie, strony z datą) odpowiada na pytania w języku naturalnym i podaje daty wpisów do weryfikacji (infografika poglądowa).

To polecenie wykonaj w Copilot Chat, a nie w panelu OneNote: obejmuje cały notatnik, a panel widzi tylko otwartą stronę.

Podsumuj wszystko, co wiemy o kliencie ABC na podstawie tego notatnika. Wypisz: główne projekty i ich status, kluczowe kontakty po stronie klienta, przeszłe problemy i jak zostały rozwiązane oraz obecny stan relacji. Zaznacz obszary, w których notatki są niepełne, żebym wiedział, czego nie mamy zapisane.

Profil klienta złożony z rozproszonych notatek: projekty ze statusami, kontakty z rolami, historia problemów. Najcenniejsza jest sekcja Braki w dokumentacji kontaktów - Copilot mówi wprost, czego w notatkach nie ma, zamiast to uzupełniać.

Ostatnia część drugiego promptu, prośba o zaznaczenie luk, jest bardzo praktyczna. Zamiast udawać, że wie wszystko, Copilot mówi Ci wprost, czego w notatkach brakuje. Dla mniejszej firmy taki notatnik to praktyczna alternatywa dla rozbudowanego systemu obsługi relacji z klientem. Nie zastąpi pełnego CRM z uprawnieniami i procesami, ale do przechowywania historii współpracy, decyzji i kontekstu sprawdza się dobrze.

Wspólny notatnik czy prywatny: jeśli notatnik projektu leży w SharePoint zespołu (na przykład jest to notatnik kanału w Teams), a nie na prywatnym OneDrive, korzysta z niego cały zespół, a nie tylko Ty. Zanim uznasz notatnik za wspólną bazę wiedzy, sprawdź jego lokalizację i uprawnienia. Prywatny notatnik zostaje prywatny, nawet jeśli Copilot świetnie go podsumowuje, a zespół i tak nie będzie miał do niego dostępu.

Tu sprawdzisz, czy notatnik jest wspólny, czy prywatny. Sekcja Ma dostęp mówi wprost: ten element nie jest udostępniany, a ścieżka pokazuje, że leży na prywatnym OneDrive. Notatnik zespołu miałby w tym miejscu witrynę SharePoint i listę osób.

Scenariusz 5: podsumowania spotkań z Teams w notatniku

Jeśli korzystasz z Copilota w Teams (omawialiśmy to we wcześniejszej lekcji), warto zebrać podsumowania spotkań w jednym miejscu w OneNote, żeby były pod ręką i łatwe do przeszukania. Zamiast zdawać się na jedną automatyczną integrację, którą Microsoft co jakiś czas zmienia, prostszym i pewnym rozwiązaniem jest przeklejenie podsumowania spotkania do właściwej sekcji notatnika. Wtedy masz je u siebie na zawsze, niezależnie od tego, jak długo Teams przechowuje nagranie.

Po spotkaniu otwórz jego podsumowanie w Teams (funkcja Inteligentne podsumowanie spotkania na karcie Recap spotkania, albo notatki ze spotkania).
Skopiuj podsumowanie i wklej je do sekcji notatnika przeznaczonej na dane spotkanie (na przykład Stand-upy Q3 albo Spotkania z klientem ABC). Dobrze nazwij stronę datą, żeby potem Copilot mógł podawać daty w raportach.
Po kwartale masz w jednej sekcji komplet podsumowań, na którym Copilot może zbudować raport zbiorczy.

Od podsumowania spotkania w Teams do kwartalnego raportu w OneNote w czterech krokach: ręczne wklejanie recap jest odporne na zmiany integracji, a nazwane datą strony pozwalają Copilotowi podawać daty w raporcie (infografika poglądowa JSystems).

To też zadanie dla Copilot Chat: raport zbiera kilkanaście stron z całej sekcji, więc panel w OneNote go nie udźwignie.

Przejdź przez sekcję "Stand-upy Q3" i przygotuj raport kwartalny: jakie tematy powtarzały się najczęściej, jakie problemy były eskalowane, jakie zadania regularnie przekładano. Na końcu wypisz najważniejsze osiągnięcia tego kwartału na podstawie tych notatek. Bazuj wyłącznie na zapisach w sekcji, nie dodawaj informacji z zewnątrz.

Raport kwartalny z dziesięciu krótkich notatek ze stand-upów. Copilot sam wyciąga to, czego nikt nie zapisał wprost: że dokumentacja powdrożeniowa była przekładana trzy tygodnie z rzędu, a brak dostępu testowego blokował migrację przez trzy spotkania.

Przy przeglądzie miesięcznym widać powtarzalność, której nie widać, czytając notatki tydzień po tygodniu. Kiedy przez cały kwartał to samo zadanie wraca na stand-upie jako "jeszcze nie skończone", z bliska tego nie zauważasz, ale w raporcie zbiorczym wychodzi jako regularnie przekładany temat. To sygnał do reakcji, którego bez takiego podsumowania mógłbyś przegapić.

Pułapka konfiguracji: automatyczne łączenie notatek Teams z konkretną sekcją OneNote bywa dostępne, ale jego działanie zależy od typu spotkania, licencji i ustawień organizacji. Zanim oprzesz na tym stały proces zespołu, sprawdź na własnym koncie, czy podsumowania rzeczywiście trafiają tam, gdzie chcesz. Ręczne wklejanie jest odporne na te zmiany i nie zawiedzie Cię w środku kwartału.

Granica zasięgu: co Copilot w OneNote widzi, a czego nie

Zebraliśmy tu w jednym miejscu wszystkie granice, o których wspominaliśmy przy scenariuszach, bo to najczęstsze źródło rozczarowań. Copilot w OneNote nie zawodzi dlatego, że jest słaby, tylko dlatego, że ludzie oczekują od panelu rzeczy, do których jest przeznaczony BizChat albo których w ogóle nie da się zrobić w tekstowym notatniku. Poniższa tabela ustawia oczekiwania:

Panel Copilot w OneNote WIDZI	Panel Copilot w OneNote NIE widzi (albo słabo)
Tekst na bieżącej stronie	Inne notatniki niż aktualnie otwarty
Tekst w sekcji lub notatniku, jeśli wskażesz go w prompcie	Maile, pliki, czaty Teams (to domena BizChat)
Listy, tabele i akapity wpisane jako tekst	Pismo odręczne (ink) i treść zapisana tylko jako obrazek
Nazwy stron i sekcji (przydatne do dat)	Zawartość załączników i osadzonych plików bez tekstu

Z tej tabeli płyną dwie praktyczne rady. Po pierwsze, jeśli ważne ustalenia masz tylko na zdjęciu tablicy albo w odręcznym piśmie, przepisz kluczowe punkty jako tekst, zanim poprosisz Copilota o analizę. Z samym przepisaniem treści tablicy ze zdjęcia całkiem dobrze radzi sobie zwykły ChatGPT - wrzucasz fotografię, prosisz o przepisanie tekstu i dopiero wynik wklejasz na stronę w OneNote. Po drugie, gdy zadajesz pytanie i Copilot odpowiada "nie znalazłem", najczęściej nie chodzi o to, że informacji nie ma, tylko o to, że nie wskazałeś zakresu. Dopisz do promptu nazwę sekcji lub "w całym notatniku" i spróbuj ponownie.

Ten sam notatnik i to samo pytanie, różni się tylko jedno słowo. Bez wskazania zakresu Copilot patrzy na bieżącą stronę i odpowiada "nie znalazłem". Dopisek "w całym notatniku" daje konkretną odpowiedź z datami (infografika poglądowa JSystems).

Kiedy przenieść się do BizChat: jeśli pytanie brzmi "co ustaliliśmy w tym projekcie", a odpowiedź leży w OneNote, zostań w panelu OneNote. Ale jeśli pytanie brzmi "zbierz wszystko o kliencie ABC z notatek, maili i ostatnich spotkań w Teams", to zadanie dla Copilot Chat, który łączy wiele źródeł Microsoft 365 naraz. Omawiamy go w lekcji 12 tego kursu. Świadome rozróżnienie tych dwóch narzędzi to połowa sukcesu w codziennej pracy z Copilotem.

Prompty gotowe do skopiowania

Zestaw poleceń, które warto mieć zapisane (na przykład na osobnej stronie Moje prompty w notatniku). Podmieniaj fragmenty w nawiasach kwadratowych na swoje dane:

Porządkowanie notatek w sekcje

Zorganizuj te notatki w sekcje: Decyzje, Zadania (kto, co, kiedy), Następne kroki, Pytania otwarte. Nie dodawaj informacji spoza notatek.

Zadania jako lista z polami wyboru

Wypisz wszystkie zadania z sekcji "[sekcja]" jako listę z polami wyboru, z osobą odpowiedzialną i terminem przy każdym.

Podsumowanie sekcji dla nowej osoby

Podsumuj sekcję "[sekcja]" dla nowej osoby w zespole w pięciu kluczowych punktach.

Szukanie ustaleń w całym notatniku

Kiedy ostatnio omawialiśmy [temat]? Co ustalono? Szukaj w całym notatniku i podaj daty wpisów.

Raport tygodniowy z notatek

Przygotuj raport tygodniowy z notatek tego tygodnia: co zrobiono, co jest w toku, co zablokowane.

Powtarzające się problemy i ich przyczyna

Jakie problemy powtarzają się najczęściej w sekcji "[sekcja]"? Czy widzisz wzorzec i wspólną przyczynę?

Agenda z pytań otwartych

Ułóż agendę następnego spotkania na podstawie pytań otwartych i nierozwiązanych kwestii z notatek tego tygodnia.

Porównanie decyzji z dwóch dat

Porównaj decyzje z [data 1] i [data 2] dotyczące [temat]: co się zmieniło i dlaczego?

Dwa polecenia zasługują na osobne słowo. Numer 6, analiza powtarzających się problemów, jest bardzo przydatny do retrospektyw. Gdy przez kilka miesięcy notujesz problemy w projekcie, Copilot potrafi wskazać systemową przyczynę, której nie widać, patrząc na notatki z tygodnia na tydzień. Numer 8, porównanie decyzji w czasie, ratuje projekty z częstymi zmianami zakresu, bo pokazuje, jak i dlaczego ewoluowały ustalenia.

Osiem poleceń warto trzymać na osobnej stronie "Moje prompty". Fragmenty w nawiasach kwadratowych podmieniasz na swoje dane, resztę zostawiasz bez zmian (infografika poglądowa).

Zmiana nawyku, nie tylko narzędzia: nie trać czasu na perfekcyjne formatowanie notatek podczas spotkania. Notuj szybko i niedbale, byle zdążyć, a porządkowanie zostaw Copilotowi. To zmiana, która na początku wydaje się dziwna, ale po kilku dniach staje się naturalna: notowanie jest szybkie, a organizowanie automatyczne. Dopiero wtedy OneNote przestaje być workiem na karteczki, a zaczyna być bazą wiedzy zespołu.

W następnej lekcji przechodzimy do Microsoft Loop, gdzie Copilot pisze wprost w żywym komponencie: liście, tabeli albo planie, który istnieje raz, a widoczny jest naraz w aplikacji Loop, w czacie Teams i w mailu w Outlooku. To naturalne przedłużenie tego, czego nauczyłeś się dziś w OneNote: notatka przestaje być kopią krążącą po skrzynkach. Copilot Chat (BizChat), czyli centralne miejsce łączące dane z wielu źródeł Microsoft 365 naraz, omawiamy w lekcji 12.

Szkolenie Copilot w Office 365 to dwa dni praktycznych warsztatów z trenerem praktykiem. Uczysz się Microsoft 365 Copilota w każdej aplikacji, w Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint i OneNote, na realnych przykładach z codziennej pracy: maile, dokumenty, arkusze, prezentacje i spotkania. Wychodzisz z gotową biblioteką promptów dla swojego zespołu. Szkolenie ma terminy gwarantowane, więc odbędzie się niezależnie od liczby zapisanych.

Szkolenie Copilot w Office 365 -->

To szkolenie może być dofinansowane dla Ciebie z KFS lub BUR.

★★★★★Średnia ocena naszych szkoleń w Google: 5/5

Newsletter bloga JSystems

Otrzymuj każdą nową lekcję prosto na swoją skrzynkę

Newsletter bloga JSystems wychodzi w środy. Zapisz się, a dostaniesz powiadomienie zaraz po publikacji każdej lekcji.

Zapisz się do newslettera

Poprzednia lekcja

<-- Lekcja 8: Copilot w Teams

Następna lekcja

Lekcja 10: Copilot w Loop

Wszystkie dwadzieścia lekcji kursu Microsoft 365 Copilot