Andrzej Klusiewicz

Posted on Sep 23 Originally published at jsystems.pl

Kurs Microsoft 365 Copilot: Projekt end-to-end z Copilot, od emaila do prezentacji zarządowej

#ai #microsoft365 #githubcopilot #productivity

Ten artykul to czesc bezplatnego kursu Microsoft 365 Copilot na blogu JSystems. Oryginal: Kurs Microsoft 365 Copilot: Projekt end-to-end z Copilot, od emaila do prezentacji zarządowej.

Kurs Microsoft 365 Copilot · JSystems · Lekcja 16 z 20

Punkt startowy całego przepływu: jedno polecenie w panelu Copilota, a dwuwiadomościowy wątek z klientem zamienia się w siedem ponumerowanych wymagań funkcjonalnych, listę integracji do zrobienia i tabelę osób z rolami. Przy każdej pozycji stoi odsyłacz do wiadomości, z której to pochodzi. Copilot niczego nie dopisuje od siebie: zakres funkcjonalny modułów, migracja danych czy wymagania SLA dostają etykietę "nie wspomniano", bo w tych mailach ich nie ma - dokładnie o to prosiliśmy w poleceniu.

W skróciePraca end-to-end z Copilotem to jeden przepływ, w którym ten sam kontekst wędruje z Outlooka do Worda, Excela, PowerPointa i Teams, zamiast zaczynać w każdej aplikacji od pustej strony. Jeden scenariusz prowadzi od maila z wymaganiami, przez brief, koszty i harmonogram, po prezentację dla zarządu i podsumowanie kickoff. Pliki wejściowe są do pobrania.

Ta lekcja jest częścią bezpłatnego kursu Microsoft 365 Copilot - dwudziestu lekcji od pierwszego uruchomienia do wdrożenia w całej firmie.

<-- Spis wszystkich lekcji

<-- Lekcja 15: Agenci i Copilot Studio Lekcja 17: Biblioteka promptów

Z tej lekcji dowiesz się:

Pliki do tej lekcji

Łańcuch startuje z trzech plików. Pobierz je teraz i odtwarzaj kolejne kroki u siebie, na tych samych danych. Dwa kolejne, które wchodzą do gry po drodze - brief z kroku 2 i transkrypcja kickoffu do kroku 5 - znajdziesz do pobrania przy właściwych krokach.

zapytanie_erp_nordvent.docx ↓ - dwie wiadomości od zespołu projektowego Nordvent: Paweł Adamski opisuje potrzeby biznesowe, Paweł Górski dokłada stronę techniczną i ograniczenia. To jest punkt wyjścia całej lekcji.
koszty_wdrozenia_erp.xlsx ↓ - budżet wdrożenia rozbity na moduły i etapy: dwadzieścia pozycji, które sumują się do 1 240 000 zł, plus arkusz z założeniami projektu.
prezentacja_zarzad_nordvent_erp.pptx ↓ - prezentacja dla zarządu z lekcji o PowerPoincie, zbudowana na tym samym projekcie. Przyda się w kroku czwartym.

Zanim zaczniesz: wrzuć pobrane pliki do swojego OneDrive albo do biblioteki SharePoint, do której masz dostęp. Plik leżący tylko na dysku komputera jest dla Copilota niewidoczny, więc odwołanie ukośnikiem go nie znajdzie, a Copilot odpowie ogólnikami zamiast oprzeć się na Twoich danych.

Przez poprzednie lekcje kursu poznałeś Copilot w każdej aplikacji Microsoft 365 z osobna. Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneNote, Copilot Chat. Każde narzędzie potrafi zaskoczyć samodzielnie, ale prawdziwa dźwignia pojawia się dopiero wtedy, gdy przestajesz je traktować jako oddzielne wyspy, a zaczynasz widzieć jako kolejne etapy jednego przepływu. Ten sam kontekst, ta sama praca, płynnie przekazywana z aplikacji do aplikacji. To właśnie nazywamy pracą end-to-end, czyli od początku do końca jednego procesu bez gubienia informacji po drodze.

W tej lekcji pokażemy to na jednym, kompletnym scenariuszu. Masz mail od klienta z wymaganiami do nowego projektu. Musisz wyciągnąć z niego wymagania, napisać brief (krótki dokument opisujący cel i zakres projektu), policzyć koszty i harmonogram, przygotować prezentację dla własnego zarządu, a po spotkaniu kickoff (pierwsze, otwierające spotkanie projektu) rozesłać podsumowanie z zadaniami. Klasycznie to praca rozłożona na kilka dni i kilka aplikacji, w których za każdym razem zaczynasz od pustej strony. Pokażemy ten sam przepływ z Copilotem, etap po etapie, z gotowymi poleceniami, które możesz skopiować i użyć u siebie.

Przejdziemy przez pięć etapów. Każdy zaczyna się od zrzutu z realnej pracy Copilota, a potem rozpisujemy go krok po kroku: co klikasz, co dokładnie wpisujesz, co zobaczysz na ekranie, jak zinterpretować wynik i co zrobić dalej. Do tego pokazujemy warianty, pułapki i pro-tipy, żebyś nie utknął w połowie.

Scenariusz: nowy projekt wdrożenia systemu ERP

Ustalmy kontekst, żeby polecenia miały sens. Jesteś kierownikiem projektów w firmie IT. Klient, sieć sklepów z elektroniką, przysłał mail z prośbą o ofertę wdrożenia systemu ERP (zintegrowany system do zarządzania firmą: magazyn, sprzedaż, księgowość). Mail jest typową ścianą tekstu: wymagania wymieszane z pomysłami, luźne wzmianki o terminach, orientacyjny budżet gdzieś w środku akapitu. Twój przełożony chce brief projektu na jutrzejsze spotkanie zarządu.

Dawny przebieg wygląda tak: czytasz mail, notujesz wymagania na kartce, otwierasz Worda i piszesz brief od zera. Potem Excel i tabela kosztów budowana z pamięci. Na końcu PowerPoint dla zarządu, znowu od pustego slajdu. Każdy etap zaczynasz od zera i każdy wymaga przełączenia głowy na inny format. Te same informacje przepisujesz trzy razy.

Przebieg z Copilotem różni się w jednym kluczowym punkcie: kontekst nie ginie między aplikacjami. To, co Copilot wyciągnie z maila, zasila brief. Brief zasila koszty i prezentację. Transkrypcja spotkania zasila podsumowanie. Zamiast trzykrotnie przenosić te same fakty ręcznie, przekazujesz je dalej jednym poleceniem. Zobaczmy, jak wygląda ten łańcuch połączeń, zanim wejdziemy w szczegóły.

Cały łańcuch połączeń w jednym kadrze: pliki leżą we wspólnym folderze w chmurze, a każdy etap zasila kolejny, aż praca wraca do Outlook (infografika poglądowa JSystems).

Zanim zaczniesz: najważniejszy warunek całego przepływu to lokalizacja plików. Copilot cross-app, czyli działający między aplikacjami, widzi tylko dokumenty w OneDrive lub SharePoint (chmura Microsoft), a nie na dysku lokalnym. Załóż na SharePoint jeden folder projektu (na przykład Projekt ERP klient X) i od pierwszego kroku zapisuj wszystko do niego. Bez tego kolejne etapy nie będą się nawzajem widziały, a Ty stracisz połowę wartości tej lekcji.

Zanim ruszysz z Copilotem, załóż jedno miejsce na cały projekt. Podział na analizy, dokumenty i prezentacje ułatwia potem wskazywanie źródeł, a kolumna udostępniania od razu mówi, kto poza Tobą to widzi.

Krok 1. Outlook: wyciągnij wymagania z maila

Zaczynamy od maila klienta. Otwórz wątek w Outlook. Na wstążce u góry (albo w panelu bocznym, zależnie od wersji) znajdziesz ikonę Copilot. Kliknij ją, żeby otworzyć panel polecenia obok wiadomości. Zamiast czytać mail trzy razy i notować na kartce, poprosimy Copilota o strukturę.

Pracuj tu na tej samej korespondencji, co na zrzutach: zapytanie_erp_nordvent.docx ↓ - wrzuć ją do swojej skrzynki albo pracuj na własnym wątku o podobnej treści

W polu polecenia wpisz albo wklej to:

Na podstawie wskazanego pliku wypisz wymagania projektu w pięciu numerowanych sekcjach: (1) wymagania funkcjonalne, (2) integracje, (3) wydajność, (4) ograniczenia i terminy, (5) osoby po stronie klienta. Przy każdej informacji, o której w korespondencji nie ma mowy, wpisz wprost „nie wspomniano". Nie dodawaj niczego od siebie.

Wynik pierwszego polecenia. Copilot wypisał wymagania w pięciu sekcjach i przy każdej pozycji zostawił odwołanie do miejsca w dokumencie, z którego ją wziął. Najważniejsza jest ostatnia pozycja pierwszej sekcji: „Szczegółowy zakres funkcji poszczególnych modułów: nie wspomniano”. Polecenie kazało oznaczać braki wprost i Copilot to zrobił, zamiast dopisać coś prawdopodobnego. Te oznaczenia wrócą w kroku drugim jako lista pytań do klienta.

Po chwili w panelu pojawia się odpowiedź podzielona na pięć numerowanych sekcji, dokładnie tak jak poprosiliśmy. To już nie ściana tekstu, tylko lista, na której widać, co klient napisał wprost, a przy czym pojawia się nie wspomniano (na przykład konkretna data go-live albo górny limit budżetu). Te białe plamy to Twoja lista pytań do klienta. Przeczytaj wynik, upewnij się, że nic ważnego nie umknęło, i skopiuj całość do schowka. To jest punkt wyjścia dla wszystkich kolejnych dokumentów.

Ostatnie zdanie polecenia ma tu największe znaczenie. Prosimy o rozłączenie tego, co klient napisał, od tego, co Copilot mógłby dopowiedzieć. Dzięki temu dostajesz surowe fakty z maila, a nie mieszankę z domysłami, którą potem trzeba żmudnie prostować. Ta jedna linijka wraca w tej lekcji jeszcze kilka razy, bo to najprostszy sposób, żeby Copilot nie wypełniał luk zgadywaniem.

Wskazówka: jeśli korespondencja z klientem ciągnie się od kilku tygodni i jest rozrzucona po wielu wątkach, nie otwieraj każdego z osobna. Nie musisz też wychodzić z poczty. Nad polem polecenia w panelu Copilota wisi plakietka z tematem otwartej wiadomości i to ona wyznacza zasięg: z plakietką panel czyta tylko ten jeden wątek, a po jej odpięciu przeszukuje całą skrzynkę i sam odsyła do różnych wiadomości. Odepnij ją i zapytaj o cały projekt, wskazując osobę: Podsumuj całą korespondencję z Pawłem Adamskim na temat wdrożenia ERP i wypisz uzgodnione wymagania oraz otwarte kwestie. Ten mechanizm rozbieramy w lekcji siódmej, w części „Trzy tryby Copilota w poczcie: od czego zależy zasięg odpowiedzi”. Do Copilot Chatu przechodzisz dopiero wtedy, gdy potrzebujesz materiału spoza poczty: plików, spotkań albo czatów.

Krok 2. Word: brief projektu

Mamy uporządkowane wymagania w schowku. Teraz zamieniamy je w brief. Otwórz nowy dokument Word bezpośrednio w folderze projektu na SharePoint (nie na dysku, o tym pamiętamy przez całą lekcję). Otwórz panel Copilot z prawej strony i podaj mu wymagania z kroku 1 razem z gotową strukturą briefu, jakiej oczekujesz.

Gotowy brief z tego kroku, żebyś miał z czym porównać swój wynik i czym pracować dalej: brief_projektu_erp_nordvent.docx ↓

Brief powstał w Wordzie z polecenia z ramki powyżej, do którego wkleiliśmy wymagania z kroku 1. Na drugiej stronie widać gotowe sekcje: cel projektu z uzasadnieniem biznesowym oraz zakres z jasnym podziałem na to, co wchodzi w projekt. Pasek stanu liczy 1047 wyrazów na pięciu stronach, a pod dokumentem czekają przyciski "Gotowe" i "Cofnij" z licznikiem zmian.

Wpisz w panelu Copilot to polecenie, a w miejsce nawiasu na końcu wklej wynik z kroku 1:

Na podstawie poniższych wymagań napisz brief projektu wdrożenia systemu ERP. Zbuduj go z sekcji: 1) streszczenie wykonawcze w dwóch akapitach, 2) cel projektu i uzasadnienie biznesowe, 3) zakres projektu z jasnym rozgraniczeniem co wchodzi i co nie wchodzi, 4) wymagania funkcjonalne jako lista, 5) zainteresowane strony i ich rola, 6) wstępny harmonogram w fazach z szacowanym czasem trwania, 7) trzy najważniejsze ryzyka z oceną prawdopodobieństwa i wpływu, 8) proponowane kolejne kroki. Ton profesjonalny, na poziomie menedżerskim, bez żargonu technicznego tam, gdzie nie jest konieczny. Wymagania: [wklej wynik z kroku 1]

Copilot generuje pełny brief na kilka stron. Pierwsza wersja nie będzie idealna, ale będzie miała gotowy szkielet i większość treści, którą i tak byś napisał. Twoja rola się zmienia: zamiast pisać od zera, weryfikujesz i uzupełniasz konkretne liczby, dane firmowe i szczegóły, których Copilot nie mógł znać. To praca redaktora, nie autora. Przejdź przez dokument sekcja po sekcji i wstawiaj to, co znasz z projektu, a czego nie było w mailu.

Jeśli któraś sekcja wyszła nie tak, nie poprawiaj jej ręcznie. Zaznacz fragment myszką i poproś o zmianę w panelu Copilot, na przykład skróć streszczenie do jednego akapitu i usuń wzmianki o technologii, zarząd tego nie potrzebuje. Copilot podmienia zaznaczony fragment, a Ty akceptujesz albo prosisz o kolejną wersję. Iteracja przez polecenie jest szybsza niż ręczna przeróbka i zachowuje jednolity styl całego dokumentu, który przy edycji fragmentu łatwo zgubić.

Wskazówka: zapisz brief pod czytelną nazwą, na przykład brief_projektu_ERP.docx, w folderze projektu na SharePoint. W kolejnych krokach, w Excelu i PowerPoint, wskażesz ten plik jako źródło, a Copilot zbuduje na nim koszty i prezentację. To jest właśnie ten moment, w którym praca zaczyna się łączyć w jeden przepływ. Zła nazwa (typu brief v2 FINAL nowy) utrudni potem odnalezienie pliku ukośnikiem.

Pro-tip: przegląd briefu przed wysyłką dalej

Zanim brief pojedzie dalej w łańcuch, warto mieć drugą parę oczu, którą Copilot potrafi udawać całkiem nieźle. Poproś go o krytyczny przegląd własnej pracy:

Przeczytaj ten brief oczami członka zarządu, który ma 5 minut i nie zna szczegółów technicznych. Wypisz trzy miejsca, które są niejasne lub budzą pytania, oraz jedno zdanie, które warto dopisać, żeby decyzja była łatwiejsza. Nie przepisuj całości, tylko wskaż punkty do poprawy.

Efekt polecenia z ramki powyżej. Copilot nie przepisał briefu, tylko wskazał trzy miejsca, które utrudniają decyzję: niejasną relację między terminem gotowości do KSeF a startem projektu, zbyt szeroki przedział budżetu od 800 do 1200 tysięcy złotych bez wyjaśnienia, co go zawęża, oraz integracje opisane bez zakresu i kryteriów odbioru. Pod spodem proponuje jedno zdanie do dopisania: prośbę o warunkową zgodę na rozpoczęcie projektu i budżet do 1,2 miliona złotych. Przy każdym punkcie stoi plakietka cytowania prowadząca do miejsca w briefie.

Dostajesz konkretną listę słabych punktów, zanim zobaczy je Twój przełożony. To tani sposób, żeby wejść na spotkanie z dopracowanym dokumentem, a nie z surową pierwszą wersją.

Krok 3. Excel: koszty i harmonogram

Brief opisuje, co zrobimy. Teraz trzeba to wycenić, i zrobimy to w dwóch ruchach, bo dokładnie tak wygląda ta praca w realu. Najpierw Copilot stawia szkielet kosztorysu w pustym skoroszycie i sam uzupełnia szacunkiem to, czego nie wie. Potem Ty podmieniasz jego zgadywanki na własne stawki i dokładasz pozycje, o których mu nie powiedziałeś. Dopiero ta druga wersja jedzie dalej przez cały rozdział, aż po slajd budżetowy w prezentacji dla zarządu. Warto to wiedzieć teraz, żeby nie zdziwić się za chwilę, gdy na zrzutach pojawią się dwie różne sumy.

Ruch pierwszy: Copilot stawia szkielet

Zacznij od pustego skoroszytu Excel, również w folderze projektu na SharePoint. W panelu Copilot poproś o kompletną tabelę kosztów. Kluczowe: podajemy dokładne kolumny i moduły, żeby nie dostać ogólnej tabelki, tylko strukturę pod ten konkretny projekt.

Wpisz w panelu Copilot to polecenie:

Zbuduj tabelę kosztów wdrożenia systemu ERP w firmie handlowej. Kolumny: Moduł, Opis prac, Dni konsultanta, Stawka dzienna netto, Koszt pracy, Licencje i inne koszty, Razem. Uwzględnij moduły: zarządzanie projektem, finanse i księgowość, gospodarka magazynowa, sprzedaż i CRM, raportowanie zarządcze, integracje z bankiem i kurierami, szkolenia i wsparcie po starcie oraz licencje i infrastruktura. Przyjmij stawkę dzienną 1800 zł, licencje ERP dla 40 użytkowników za 352 000 zł i środowisko za 58 000 zł, a czasy oszacuj sam. Na dole dodaj wiersze Suma netto, Rezerwa projektowa 7 procent i Wartość projektu netto.

Efekt polecenia z ramki powyżej w pustym skoroszycie. Copilot rozpisał osiem modułów z opisem prac, trzymał się stawki 1 800 zł i wpisał licencje 410 000 zł tam, gdzie trzeba, a czasy oszacował sam: 175 dni konsultanta, suma netto 725 000 zł, rezerwa 7 procent 50 750 zł, wartość projektu 775 750 zł netto. W panelu z prawej widać formuły, które za tym stoją.

Zwróć uwagę, czego Copilot nie wie: licencje i stawkę dostał od Ciebie, ale dni konsultanta zgadywał. Wyszło mu 175 dni i 775 750 zł netto na ośmiu modułach.

Ruch drugi: Twoje stawki zamiast jego szacunków

Tabela Copilota jest dobrym punktem wyjścia, ale nie jest ofertą. Zgadywane dni trzeba zastąpić własnymi, a brakujące pozycje dopisać. Robimy więc to, co robi się po takim prompcie w realnej pracy: bierzemy jego arkusz, wpisujemy czasy ze swojego doświadczenia i dokładamy to, o czym polecenie nie wspomniało, bo Copilot nie miał skąd o tym wiedzieć: migrację danych i stanów magazynowych, skanery dla magazynu, materiały szkoleniowe, wsparcie po starcie i realną rezerwę projektową.

Efekt tej ręcznej poprawki to plik, który pobierzesz poniżej: dwadzieścia pozycji zamiast ośmiu, 362 dni zamiast 175 i 1 240 000 zł netto zamiast 775 750 zł. Szkic Copilota zostaje w arkuszu kosztorys_pusty i już do niego nie wracamy. Od tego miejsca cały rozdział liczy na nowym pliku, aż po slajd budżetowy w prezentacji dla zarządu - nazwę widać w pasku tytułu każdego kolejnego zrzutu, więc zawsze wiesz, który arkusz masz przed sobą.

Pobierz kosztorys projektu, na którym liczymy dalej w tym rozdziale: koszty_wdrozenia_erp.xlsx ↓

Ta liczba ma jeszcze jedną konsekwencję, którą warto zapamiętać do kroku 4. Nordvent podał w zapytaniu widełki od 800 tysięcy do 1,2 miliona złotych netto, więc wycena wychodzi 40 000 zł ponad górną granicę. Nie jest to powód do cięcia zakresu: w kosztorysie siedzi osobna pozycja rezerwy projektowej na 84 000 zł, czyli przekroczenie mieści się w niej z zapasem. Dokładnie tak rozstrzyga to potem zarząd na slajdzie budżetowym i w raporcie statusu, gdzie ta sama rezerwa 84 000 zł pojawia się jako dostępna.

Otwórz pobrany kosztorys i poproś o warstwę analityczną. To moment, w którym Excel przestaje być tylko kalkulatorem, a zaczyna doradzać. Od tego polecenia wszystkie zrzuty w tym rozdziale pokazują już ten plik, co widać w pasku tytułu:

Na podstawie tej tabeli kosztów wskaż trzy moduły o największym udziale w budżecie wdrożenia. Podaj wartość netto i udział procentowy każdego z nich oraz łączny udział tej trójki w całym budżecie. Wynik w tabeli, posortowany malejąco.

Copilot czyta pełny kosztorys projektu i zwraca ranking najdroższych modułów z udziałem procentowym oraz sumą pierwszej trójki. To gotowy materiał na slajd kosztowy w prezentacji: zarząd woli zobaczyć, że trzy pozycje odpowiadają za większość budżetu, niż czytać całą tabelę. Więcej takich pytań analitycznych, na osobnym arkuszu sprzedaży, rozkładamy w lekcji Copilot w Excelu.

Ranking policzony na pełnym kosztorysie projektu, czyli na pliku koszty_wdrozenia_erp, który przed chwilą pobrałeś (widać go w pasku tytułu), a nie na ośmiowierszowym szkicu z poprzedniego kroku. Licencje i infrastruktura to 410 000 zł, gospodarka magazynowa 191 600 zł, finanse i księgowość 162 800 zł, a wiersz Łącznie TOP 3 daje 764 400 zł. Kolumna z udziałem procentowym wychodzi za prawą krawędź panelu i widać w niej tylko początek wartości, więc dopowiadamy je tutaj: kolejno 33,06, 15,45 i 13,13 procent, a cała trójka to 61,65 procent budżetu 1 240 000 zł. Pod tabelą Copilot podaje podstawę wyliczenia: cały budżet oraz to, że przeanalizował wszystkie dwadzieścia pozycji i dziewięć modułów z tabeli TabKoszty.

W kolejnym arkuszu przygotujesz uproszczony harmonogram, spójny z fazami z briefu. Zwróć uwagę na klauzulę o datach na końcu polecenia:

W nowym arkuszu zbuduj uproszczony harmonogram projektu w formie tabeli. Wypisz fazy wzięte z briefu (analiza, konfiguracja, integracje, migracja, szkolenia, uruchomienie, wsparcie). Dla każdej fazy podaj: kolejność, długość w tygodniach, fazy poprzedzające oraz status w skali RAG (domyślnie zielony). Ustaw formatowanie warunkowe, które koloruje kolumnę statusu: zielony, żółty, czerwony. Nie podawaj konkretnych dat, projekt jeszcze nie ma daty startu.

Skala RAG to prosty sygnalizator statusu: zielony oznacza, że jest dobrze, żółty że są zagrożenia, czerwony że jest problem. Formatowanie warunkowe sprawia, że kolor komórki zmienia się automatycznie wraz z wpisanym statusem. Prośba nie podawaj konkretnych dat jest ważna, bo projekt nie ma jeszcze daty startu, a data wpisana na sztywno zdezaktualizuje się przy pierwszej zmianie planu.

Copilot rozpisał siedem faz na 17 tygodni, ustawił zależności między nimi i dołożył kolumnę statusu z formatowaniem warunkowym. Świadomie nie wstawił konkretnych dat, bo projekt nie ma jeszcze daty startu.

Pro-tip: zestaw wymagania z budżetem w obie strony

Masz już brief z wymaganiami i arkusz kosztów. Zanim pójdziesz dalej, każ Copilotowi porównać jedno z drugim w obie strony. To krok, którego zwykle nikt nie robi, a który wyłapuje najwięcej problemów: wymagania bez pokrycia w budżecie i pozycje budżetu, o których klient jeszcze nie wie.

Zestaw wymagania z briefu z kosztami z arkusza. Wskaż te wymagania, których nie da się przypisać do żadnej pozycji budżetu, i te pozycje budżetu, którym nie odpowiada żadne wymaganie klienta.

Krok, którego zwykle nikt nie robi, a który wyłapuje najwięcej problemów: zestawienie wymagań z budżetem w obie strony. W kadrze widać pierwszą połowę zestawienia: tabelę o dwóch kolumnach, Wymaganie i Uwaga, z wymaganiami bez pozycji budżetowej, na przykład „skrócenie zamknięcia miesiąca z 12 do 5 dni roboczych” - efekt ma dać kilka modułów naraz, więc żadna pojedyncza pozycja mu nie odpowiada. Druga połowa odpowiedzi, z pozycjami budżetu, którym nie odpowiada żadne wymaganie klienta (prowadzenie projektu 108 000 zł, szkolenia użytkowników 47 600 zł, wsparcie po starcie 36 000 zł), jest niżej, poza kadrem. To nie są błędy, tylko koszty po stronie dostawcy, ale klient musi o nich usłyszeć zawczasu.

Pułapka do zapamiętania: zawsze klikaj w komórki z sumami i sprawdzaj pasek formuły na górze ekranu. Copilot świetnie radzi sobie ze strukturą tabel, ale przy bardziej złożonych obliczeniach potrafi się pomylić, na przykład zsumować niewłaściwy zakres. Sprawdzenie kilku kluczowych komórek zajmuje chwilę i chroni przed błędną liczbą, która wejdzie do oferty i prezentacji, a której nikt później nie zweryfikuje. To jest różnica między szybkim narzędziem a wpadką przed zarządem.

Krok 4. PowerPoint: prezentacja dla zarządu

To jest najważniejszy manewr całej lekcji. Brief leży na SharePoint, tabela kosztów też. Teraz PowerPoint zbuduje prezentację, czytając oba te pliki naraz. Nie przepisujemy ręcznie ani jednej liczby, wskazujemy Copilotowi źródła i on składa slajdy na realnych danych z projektu.

Pliki, z których czyta ten krok: brief_projektu_erp_nordvent.docx ↓ oraz koszty_wdrozenia_erp.xlsx ↓

Otwórz nowy plik PowerPoint w folderze projektu, wybierz firmowy motyw (żeby slajdy od razu miały brand firmy) i otwórz panel Copilot. Kluczowa technika to odwołanie do plików ukośnikiem. W polu polecenia wpisz ukośnik i zacznij pisać nazwę pliku, na przykład /brief_projektu_erp. Copilot pokaże listę pasujących dokumentów z OneDrive i SharePoint, a Ty wybierasz właściwy z listy. Tak samo dodajesz drugi plik, /koszty_wdrozenia_erp.

Gdy oba pliki są wskazane, wpisz resztę polecenia:

Zbuduj prezentację dla zarządu na podstawie /brief_projektu_erp oraz /koszty_wdrozenia_erp. Cel prezentacji: uzyskanie zgody na projekt i budżet. Zakładany czas wystąpienia: kwadrans. Ułóż slajdy w kolejności: problem, który rozwiązujemy, proponowane rozwiązanie, korzyści biznesowe, zakres i metodyka, harmonogram w ujęciu wizualnym, koszty wraz z rezerwą, ryzyka i sposób ich ograniczenia, kolejne kroki i decyzja do podjęcia. Każdy slajd maksymalnie cztery punkty, język biznesowy bez technikaliów. Slajd tytułowy i slajd z decyzją wyróżnij.

Efekt polecenia z ramki powyżej. Copilot wziął dwa pliki z poprzednich kroków i zbudował talię na osiem slajdów (pasek stanu: "Slajd 1 z 8"). Slajd pierwszy nazywa problem i rozbija go na cztery punkty, a w stopce zostawia ślad źródła: "Źródło: brief_projektu_ERP". Panel po prawej podsumowuje pracę: osiem slajdów prowadzących od problemu do decyzji budżetowej, z harmonogramem, rezerwą, ryzykami i rozbieżnością między kosztorysem a szerszymi ramami budżetowymi. Listę źródeł rozwijasz przyciskiem pod odpowiedzią. Uwaga przy odtwarzaniu u siebie: kwoty na slajdzie budżetowym Copilot bierze z tego arkusza kosztów, który mu wskażesz, więc jeśli pracujesz na pliku do pobrania z tej lekcji, zobaczysz tam budżet 1 240 000 zł, a nie liczby z naszego wcześniejszego przebiegu.

Prezentację dla zarządu budujemy w lekcji o PowerPoincie, na raporcie statusu z tego samego projektu, i tu pokazujemy jej efekt, żeby łańcuch się domknął. Liczby na slajdzie zgadzają się z arkuszem kosztów: 62 procent zaawansowania wobec 58 planowanych, prognoza kosztu 1,268 mln zł, 84 tys. zł dostępnej rezerwy, planowany start 1 lutego 2027. W stopce Copilot podpisał źródło.

Wpisanie /brief_projektu_erp i /koszty_wdrozenia_erp to nie ozdobnik. Ukośnik uruchamia listę plików z OneDrive i SharePoint, a wybór z niej mówi Copilotowi, skąd ma czytać treść. Dzięki temu buduje slajdy na realnych danych z Twojego projektu, a nie na ogólnikach. Zobaczysz slajd kosztowy z pozycjami z Excela i harmonogram spójny z briefem. Uzupełniasz slajd kosztowy dokładnymi liczbami, dodajesz logo klienta i firmy, i prezentacja jest gotowa do dopracowania wizualnego.

Ukośnik działa tak samo w panelu PowerPointa jak w czacie: otwiera listę Twoich plików, z której wskazujesz źródło prezentacji. Zwróć uwagę, że podpowiedź w polu bywa po angielsku, mimo polskiego interfejsu reszty aplikacji.

Wskazówka: gdy prezentacja gotowa, poproś Copilota o wersję dla innego odbiorcy jednym poleceniem: Zrób z tego wariant dla zespołu wdrożeniowego: mniej korzyści biznesowych, więcej szczegółów zakresu, technikaliów i podziału zadań. Z jednej bazy dostajesz dwie prezentacje dopasowane do różnych sal, bez przepisywania od nowa. Zarząd i zespół dostają ten sam projekt w dwóch językach.

Pro-tip: notatki prelegenta i próba wystąpienia

Prezentacja to jedno, wygłoszenie jej to drugie. Copilot pomoże Ci przygotować się do samego wystąpienia:

Dopisz do każdego slajdu notatki prelegenta: dwa, trzy zdania, które mam powiedzieć, prostym językiem, bez czytania punktów ze slajdu na głos. Na końcu wypisz pięć trudnych pytań, które zarząd może zadać o koszty i ryzyka, wraz z krótką sugestią odpowiedzi.

Notatki prelegenta pojawiają się pod każdym slajdem (widać je w widoku prelegenta podczas wystąpienia), a lista trudnych pytań to Twoja rozgrzewka przed salą. Wchodzisz na spotkanie przygotowany nie tylko na to, co powiesz, ale i na to, o co Cię zapytają.

Krok 5. Teams: podsumowanie kickoff i zadania

Zarząd zaakceptował projekt, odbyło się spotkanie kickoff z klientem. Zostaje ostatni etap łańcucha: zamienić rozmowę w konkretne zadania i rozesłać podsumowanie. Warunek, żeby ten krok zadziałał, jest jeden: spotkanie musiało mieć włączoną transkrypcję albo nagrywanie. Transkrypcja to automatyczny zapis rozmowy jako tekst, i to z niego Copilot buduje podsumowanie. Bez niej nie ma z czego streszczać.

Efekt polecenia z ramki poniżej. Zrzut pochodzi z Copilot Chat z wklejoną transkrypcją kickoffu (w Teams to samo polecenie kierujesz do nagranego spotkania). Copilot rozdzielił dwanaście podjętych decyzji, w tym akceptację budżetu 1 240 000 zł netto i gotowość KSeF na grudzień 2026, od listy zadań w tabeli osoba, zadanie, termin. Tam, gdzie w rozmowie nie padł termin, w kolumnie stoi "nie ustalono", a przy zadaniu, którego nikt nie wziął, zamiast nazwiska widnieje "Strona projektowa (do ustalenia)". Tego właśnie chcieliśmy w poleceniu: żadnych zmyślonych dat i żadnych zmyślonych właścicieli.

Pracuj tu na tej samej transkrypcji, co na zrzucie: transkrypcja_kickoff_erp.docx ↓ - wklej jej treść w miejsce ostatniej linijki polecenia.

Po spotkaniu w Teams otwórz panel Copilot w widoku podsumowania spotkania (zakładka z podsumowaniem, tam gdzie leży nagranie i transkrypcja) i poproś:

Podsumuj to spotkanie. Wypisz: podjęte decyzje, listę zadań w tabeli (osoba, zadanie, termin) oraz wszystkie momenty, w których padło nazwisko lub nazwa projektu. Jeśli termin nie został podany, napisz "nie ustalono". [wklej transkrypcję]

Podsumowanie powstaje z transkrypcji, więc odwołuje się do tego, co faktycznie padło na spotkaniu, a nie do ogólników. Najcenniejsza jest sekcja zadań w układzie kto, co i do kiedy: to gotowa lista działań, którą zwykle spisuje się ręcznie po spotkaniu, często niekompletnie. Kopiujesz podsumowanie do maila w Outlook, adresujesz do uczestników i wysyłasz.

Zwróć uwagę na ważny szczegół: Copilot niczego nie wysyła za Ciebie. Ty czytasz, akceptujesz i decydujesz, do kogo trafi treść. Człowiek zostaje w pętli, i tak ma być. To nie jest ograniczenie narzędzia, tylko celowa zasada: odpowiedzialność za to, co wychodzi z firmy, zostaje po stronie człowieka.

Wskazówka: jeśli spóźniłeś się na spotkanie, zanim jeszcze się skończy poproś Copilota w panelu spotkania: Streść, co ustalono do tej pory, i wypisz decyzje, których jeszcze nie podjęto. Wchodzisz w rozmowę z pełnym kontekstem, bez proszenia zespołu o powtórkę. To działa w trakcie trwania spotkania, nie tylko po jego zakończeniu.

Follow-up do klienta po kickoff

Podsumowanie wewnętrzne to jedno, wiadomość do klienta to drugie. Ton, poziom szczegółu i to, co ujawniasz, są inne. Zostań w tym samym wątku Copilota, w którym powstał brief i kosztorys, i poproś o mail do zespołu projektowego Nordventu. Otwarte pytania weź wprost z briefu, czyli z tych miejsc, w których w kroku pierwszym stanęło nie wspomniano:

Napisz wiadomość do Pawła Adamskiego i Pawła Górskiego. W pierwszym akapicie podsumuj w trzech zdaniach, co przygotowaliśmy. Dalej wypisz otwarte pytania z briefu jako listę numerowaną, każde jednym zdaniem. Na końcu poproś o odpowiedzi do konkretnej daty i zaproponuj spotkanie. Ton rzeczowy, bez uprzejmości na siłę.

Domknięcie łańcucha. Trzyzdaniowe podsumowanie tego, co powstało, stoi nad widoczną częścią odpowiedzi, a w kadrze mamy numerowaną listę pytań, które wzięły się wprost z oznaczeń „nie wspomniano” z kroku pierwszego: szczegółowy zakres funkcjonalny modułów, z jakim bankiem ma być integracja, które firmy kurierskie w pierwszym etapie, jaki maksymalny czas otwierania raportów, ilu użytkowników jednocześnie, jakie wymagania dotyczące dostępności i SLA. Żadne z tych pytań nie jest wymyślone - każde odpowiada luce, którą Copilot zauważył na samym początku.

W tym wyniku warto zobaczyć dwie rzeczy. Pierwsza: dwanaście pytań w wiadomości to nie pomysły Copilota, tylko dokładnie te luki, które w kroku pierwszym dostały etykietę nie wspomniano, a potem przeszły przez brief do sekcji otwartych pytań. Druga: prośba o odpowiedzi do konkretnej daty wzięła się z ostatniego zdania polecenia, a nie z korespondencji, więc datę sprawdzasz przed wysłaniem. Kontekst wędruje przez cały łańcuch, ale palec na przycisku wyślij zostaje Twój.

Więcej scenariuszy end-to-end do wdrożenia u siebie

Więcej scenariuszy end-to-end do wdrożenia u siebie w skrócie.

Ten sam wzorzec, kontekst przekazywany z aplikacji do aplikacji, obsługuje wiele powtarzalnych procesów w firmie. Jeśli w Twojej pracy jest jakikolwiek proces, w którym te same informacje wędrują przez maila, dokument, arkusz i prezentację, ten schemat go pokryje. Kilka gotowych do przeniesienia:

Proces	Przepływ przez aplikacje
Oferta handlowa	Outlook (zapytanie klienta), Word (oferta), Excel (wycena), PowerPoint (prezentacja oferty)
Obsługa reklamacji	Outlook (mail klienta), Copilot Chat (historia sprawy), Word (protokół), Outlook (odpowiedź)
Procedura wewnętrzna	Teams (ustalenia ze spotkania), Word (procedura), PowerPoint (szkolenie zespołu)
Raport zarządczy	Excel (dane i analiza marż), Word (komentarz), PowerPoint (raport na zarząd)
Porządek w skrzynce	Outlook (priorytety i kategorie), Copilot Chat (co wymaga akcji dziś), Outlook (wersje robocze odpowiedzi)

Co musi działać, żeby przepływ był płynny

Z pracy z tym przepływem wynika kilka twardych warunków. Bez nich Copilot nie przeskoczy między aplikacjami, i to właśnie tu najczęściej ludzie się poddają, myśląc że narzędzie nie działa. W dziewięciu przypadkach na dziesięć problem nie leży w Copilocie, tylko w jednym z poniższych punktów.

Pliki muszą być w SharePoint lub OneDrive. To absolutna podstawa. Copilot nie widzi dokumentów na dysku lokalnym. Przenieś szablony, raporty i materiały projektowe do chmury, zanim zaczniesz pracę między aplikacjami. Jeśli któryś krok nie widzi pliku z poprzedniego, zacznij sprawdzanie właśnie tu.

Nadawaj plikom sensowne nazwy. Nazwa brief_projektu_ERP.docx jest wielokrotnie lepsza niż brief v2 nowy FINAL.docx. Gdy odwołujesz się do pliku przez ukośnik, Copilot dopasowuje go po nazwie i metadanych (opis, autor, data). Jednoznaczne nazwy to mniej pomyłek i szybsze wskazywanie źródeł.

Trzymaj strukturę folderów per projekt. Jeden folder na projekt w SharePoint, z podfolderami na dokumenty, analizy i prezentacje. Copilot może przeszukać cały folder projektu, gdy go wskażesz, więc porządek w plikach wprost przekłada się na jakość odpowiedzi. Bałagan w plikach to bałagan w wynikach.

Iteruj przez polecenie, nie poprawiaj ręcznie. Gdy wynik jest prawie dobry, nie sięgaj od razu po klawiaturę. Napisz skróć sekcję trzecią do dwóch punktów i usuń żargon. Iteracja jest szybsza niż ręczne przeróbki i zachowuje spójny styl całego dokumentu, którego przy edycji fragmentu łatwo się pozbyć.

Rozdzielaj fakty od domysłów w poleceniu. Przy każdym poleceniu, gdzie liczą się dane wejściowe (mail, dokument, transkrypcja), dopisz zdanie w stylu nie dodawaj informacji, których nie ma w źródle. To najprostszy sposób, żeby Copilot nie wypełniał luk zgadywaniem, które później musisz wyłapywać.

Pięć twardych warunków, bez których Copilot nie przeskoczy między aplikacjami. To tu najczęściej leży problem, a nie w samym narzędziu (infografika poglądowa JSystems).

Ile realnie zyskujesz

Nie podamy tu konkretnych minut ani wskaźników zwrotu, bo każda firma i każdy projekt są inne, a liczby wyssane z palca nie pomagają. Powiemy wprost, gdzie leży zysk.

Zmienia się przede wszystkim punkt startu każdego etapu. Bez Copilota każdy dokument zaczynasz od pustej strony, a najwięcej czasu pochłania właśnie ruszenie z miejsca: ułożenie struktury, znalezienie właściwego tonu, przeniesienie tych samych informacji w kolejny format. Z Copilotem startujesz od gotowego szkieletu wypełnionego treścią z poprzedniego kroku, a Twoja praca przesuwa się z pisania na weryfikację i decyzje. Przy powtarzalnych procesach, takich jak oferty, briefy, raporty i podsumowania spotkań, oznacza to oszczędność rzędu kilku godzin dziennie dla osoby, która robi to na co dzień.

Wskazówka na start: nie wdrażaj całego ekosystemu naraz, przytłoczy Cię zmiana nawyków. Wybierz jeden etap, który zajmuje Ci najwięcej czasu i wraca co tydzień, i opanuj go do perfekcji. Dla większości osób najlepszym punktem startu są automatyczne podsumowania spotkań w Teams: natychmiastowy, widoczny zysk bez przebudowy całego sposobu pracy. Kolejne etapy dołożysz, gdy pierwszy wejdzie w krew.

Szkolenie Copilot w Office 365 to dwa dni praktycznych warsztatów z trenerem praktykiem. Uczysz się Microsoft 365 Copilota w każdej aplikacji, w Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint i OneNote, na realnych przykładach z codziennej pracy: maile, dokumenty, arkusze, prezentacje i spotkania. Wychodzisz z gotową biblioteką promptów dla swojego zespołu. Szkolenie ma terminy gwarantowane, więc odbędzie się niezależnie od liczby zapisanych.

Szkolenie Copilot w Office 365 -->

To szkolenie może być dofinansowane dla Ciebie z KFS lub BUR.

★★★★★Średnia ocena naszych szkoleń w Google: 5/5

Newsletter bloga JSystems

Otrzymuj każdą nową lekcję prosto na swoją skrzynkę

Newsletter bloga JSystems wychodzi w środy. Zapisz się, a dostaniesz powiadomienie zaraz po publikacji każdej lekcji.

Zapisz się do newslettera

Poprzednia lekcja

<-- Lekcja 15: Agenci i Copilot Studio

Następna lekcja

Lekcja 17: Biblioteka promptów

Wszystkie dwadzieścia lekcji kursu Microsoft 365 Copilot

DEV Community