Wer Waren in ein Land außerhalb des EU-Zollgebiets versendet, muss Angaben über Inhalt, Wert und Herkunft der Sendung machen. Im internationalen Postverkehr werden dafür häufig die Zollinhaltserklärungen CN22 und CN23 verwendet.
Auf den ersten Blick wirken beide Dokumente wie einfache Formulare, die kurz vor dem Versand ausgefüllt und außen an der Sendung angebracht werden. Eine korrekte Zollabwicklung beginnt jedoch wesentlich früher: bei der Warenbeschreibung, dem Ursprungsland, dem Gewicht, dem tatsächlichen Warenwert und der Auswahl des passenden Versandprodukts.
Unvollständige oder widersprüchliche Angaben können die Zollabfertigung verzögern, Rückfragen auslösen oder dazu führen, dass eine Sendung zurückgeschickt wird.
Was sind CN22 und CN23?
CN22 und CN23 sind standardisierte Zollinhaltserklärungen für internationale Postsendungen. Sie informieren Postunternehmen und Zollbehörden darüber, welche Waren sich in einer Sendung befinden.
Zu den typischen Angaben gehören:
- Name und Anschrift von Absender und Empfänger
- Art der Sendung
- genaue Beschreibung der enthaltenen Waren
- Menge und Gewicht
- Warenwert und Währung
- Ursprungsland
- gegebenenfalls Zolltarifnummern
- gegebenenfalls Versand- und Versicherungskosten
Die Formulare gehören zum internationalen Postsystem. Sie sind daher nicht automatisch für jede internationale Kurier- oder Expresssendung vorgesehen. Andere Versanddienste können eigene Dokumente, Handelsrechnungen und elektronische Zollverfahren verlangen.
Eine ausführliche Gegenüberstellung von CN22 und CN23 bietet der Leitfaden der Multi-Carrier-Versandplattform Shipstage.
Was ist der Unterschied zwischen CN22 und CN23?
Der Unterschied liegt vor allem im vorgesehenen Einsatzbereich und im Umfang der Formulare.
CN22 ist kompakter und wird im internationalen Postverkehr vor allem für kleinere Brief- und Warensendungen mit einem Warenwert von bis zu 300 Sonderziehungsrechten verwendet.
CN23 ist ausführlicher und bietet mehr Platz für einzelne Warenpositionen und zusätzliche Angaben. Das Formular wird insbesondere für internationale Pakete sowie für bestimmte Brief- und Kleinsendungen benötigt, deren Warenwert 300 Sonderziehungsrechte überschreitet.
Sonderziehungsrechte, auch SDR genannt, sind eine internationale Recheneinheit. Ihr Gegenwert in Euro kann sich verändern. Deshalb sollte die Grenze nicht dauerhaft in einen festen Eurobetrag umgerechnet werden.
Welches Formular tatsächlich benötigt wird, hängt nicht allein vom Warenwert ab. Entscheidend sind auch:
- die Sendungsart
- das gewählte Versandprodukt
- der Postdienstleister
- das Zielland oder Zielgebiet
- die jeweiligen Vorgaben des Anbieters
Wann wird CN22 verwendet?
CN22 kommt typischerweise bei kleineren internationalen Postsendungen zum Einsatz.
Es wird vor allem für Brief- und Warensendungen mit einem Warenwert von bis zu 300 Sonderziehungsrechten genutzt. Ob CN22 für eine konkrete Sendung verwendet werden kann, hängt jedoch zusätzlich vom gebuchten Versandprodukt und den Regeln des jeweiligen Postunternehmens ab.
Bei einer Online-Frankierung wird das benötigte Formular häufig automatisch anhand der eingegebenen Versand- und Zolldaten erstellt.
CN22 sollte daher nicht dauerhaft als feste Eigenschaft eines bestimmten Artikels im Shopsystem gespeichert werden. Die Entscheidung ergibt sich erst aus der vollständigen Sendung.
Wann wird CN23 verwendet?
CN23 enthält ausführlichere Angaben und ist insbesondere für internationale Pakete vorgesehen.
Auch bei bestimmten Brief- und Kleinsendungen kann CN23 erforderlich sein, wenn der Warenwert über 300 Sonderziehungsrechten liegt oder das gewählte Versandprodukt umfangreichere Zollinformationen verlangt.
Die einfache Regel „niedriger Warenwert gleich CN22, hoher Warenwert gleich CN23“ reicht deshalb nicht aus. Versandprodukt, Sendungsart, Wert und Zielgebiet müssen gemeinsam betrachtet werden.
Wann ist eine Zollinhaltserklärung erforderlich?
CN22 oder CN23 wird in der Regel benötigt, wenn eine Postsendung mit Waren das EU-Zollgebiet verlässt.
Auch bei einzelnen Gebieten, die politisch zu einem EU-Mitgliedstaat gehören, können besondere Zoll- oder Steuerregelungen gelten. Ein bekanntes Beispiel sind die Kanarischen Inseln.
Vor dem Versand sollte deshalb nicht nur das Zielland, sondern auch die genaue Zielregion geprüft werden.
Bei reinem Dokumentenversand können andere Anforderungen gelten als bei Sendungen, die Waren enthalten.
Welche Angaben werden für CN22 und CN23 benötigt?
Die erforderlichen Informationen sollten bereits in den Produkt- und Bestelldaten vorhanden sein. Wer sie erst beim Erstellen des Versandetiketts zusammensucht, erhöht das Risiko für Übertragungsfehler.
Präzise Warenbeschreibung
Die Warenbeschreibung muss erkennen lassen, was tatsächlich versendet wird.
Allgemeine Bezeichnungen wie diese sind häufig nicht ausreichend:
- Zubehör
- Ersatzteile
- Kleidung
- Elektronik
- Muster
- Geschenk
Statt „Zubehör“ sollte beispielsweise „USB-C-Ladekabel aus Kunststoff und Kupfer“ angegeben werden.
Weitere mögliche Beschreibungen sind:
- Baumwoll-T-Shirt
- Keramiktasse
- Smartphone-Hülle aus Kunststoff
- Edelstahlschrauben
- gedruckter Produktkatalog
Die Beschreibung sollte so konkret sein, dass sich die Art der Ware eindeutig nachvollziehen lässt.
Menge
Unterschiedliche Produkte sollten als getrennte Warenpositionen eingetragen werden.
Enthält eine Sendung zwei T-Shirts und eine Keramiktasse, sollten daraus zwei Positionen entstehen:
- zwei Baumwoll-T-Shirts
- eine Keramiktasse
Eine allgemeine Sammelbezeichnung wie „verschiedene Waren“ ist nicht ausreichend.
Warenwert und Währung
Für jede Warenposition muss ein nachvollziehbarer Wert angegeben werden.
Bei einem Verkauf sollte der erklärte Warenwert mit der Handelsrechnung übereinstimmen. Auch Geschenke, Warenmuster und kostenlose Ersatzlieferungen können einen Zollwert besitzen.
Ein Wert von null sollte nicht allein deshalb eingetragen werden, weil der Empfänger nichts bezahlt hat. Entscheidend ist, welcher Wert für den konkreten Versandvorgang zollrechtlich anzugeben ist.
Zusätzlich muss die verwendete Währung eindeutig genannt werden.
Gewicht
Das Gewicht der einzelnen Warenpositionen sollte plausibel zum Gesamtgewicht der Sendung passen.
Das Gesamtgewicht kann durch Karton, Polstermaterial und andere Verpackungsbestandteile höher sein als die Summe der Artikelgewichte. Große oder nicht erklärbare Abweichungen können jedoch auf fehlerhafte Angaben hinweisen.
Ursprungsland
Das Ursprungsland ist nicht automatisch das Land, aus dem die Sendung verschickt wird.
Ein in China hergestellter Artikel, der aus einem deutschen Lager versendet wird, kann weiterhin China als Ursprungsland haben.
Versandland und Warenursprung müssen deshalb als getrennte Informationen behandelt werden.
Zolltarifnummer
Die Zolltarifnummer dient der zollrechtlichen Einordnung einer Ware. Sie kann insbesondere bei kommerziellen Sendungen erforderlich sein.
Online-Händler, die regelmäßig dieselben Artikel international versenden, sollten geprüfte Zolltarifnummern in ihren Produktstammdaten hinterlegen. Dadurch müssen diese Angaben nicht bei jeder Bestellung neu recherchiert und manuell eingetragen werden.
Eine Versandsoftware kann die hinterlegten Daten übernehmen. Die Verantwortung für die fachlich korrekte Einreihung bleibt jedoch beim Versender.
Art der Sendung
Auf CN22 und CN23 muss angegeben werden, aus welchem Grund die Ware verschickt wird.
Typische Kategorien sind:
- Verkauf von Waren
- Geschenk
- Warenmuster
- Dokumente
- Rücksendung
- sonstige Sendung
Die ausgewählte Kategorie muss dem tatsächlichen Vorgang entsprechen. Eine kommerzielle Bestellung darf nicht als Geschenk deklariert werden, nur um die Zollabwicklung vermeintlich zu vereinfachen.
Elektronische Zolldaten gehören zum Versandprozess
Bei vielen internationalen Postsendungen reicht es nicht aus, nur ein ausgefülltes Papierformular außen am Paket anzubringen.
Die Angaben müssen zusätzlich elektronisch an den Post- oder Versanddienstleister übermittelt werden. Dadurch können die beteiligten Stellen die Informationen bereits vor dem Eintreffen der Sendung verarbeiten.
Für Händler bedeutet das: Das gedruckte Formular, die elektronische Meldung, die Bestellung und die Rechnung sollten auf derselben Datenbasis beruhen.
Problematisch wird es beispielsweise, wenn nach der elektronischen Übermittlung:
- eine Warenposition ergänzt wird
- die Stückzahl geändert wird
- der Warenwert korrigiert wird
- das Ursprungsland angepasst wird
- nur die Beschreibung auf dem Papierformular geändert wird
Änderungen sollten im führenden System vorgenommen und anschließend in allen Dokumenten und elektronischen Meldungen übernommen werden.
Welche zusätzlichen Dokumente können notwendig sein?
CN22 oder CN23 ersetzt nicht automatisch alle weiteren Zollunterlagen.
Je nach Zielland, Warenart, Versandprodukt und Versandgrund können zusätzlich benötigt werden:
- Handelsrechnung
- Proformarechnung
- Ausfuhranmeldung
- Ursprungs- oder Präferenznachweis
- Genehmigungen
- Lizenzen
- Zertifikate
- produktspezifische Begleitdokumente
Eine Handelsrechnung wird in der Regel für kommerzielle Verkaufssendungen verwendet. Eine Proformarechnung kann unter anderem bei Warenmustern, Geschenken, kostenlosen Ersatzlieferungen oder anderen Sendungen ohne klassischen Verkaufsvorgang erforderlich sein.
Welche Unterlagen benötigt werden, sollte für jede konkrete Versandkonstellation geprüft werden.
Häufige Fehler bei CN22 und CN23
Zu allgemeine Warenbeschreibung
„Ersatzteile“ lässt nicht erkennen, ob es sich um Schrauben, Kunststoffabdeckungen, elektronische Bauteile oder Fahrzeugteile handelt.
Die Bezeichnung sollte das konkrete Produkt benennen.
Versandland und Ursprungsland werden verwechselt
Ein Artikel wird aus Deutschland verschickt, wurde aber in einem anderen Land hergestellt. In diesem Fall können Versandland und Ursprungsland unterschiedlich sein.
Warenwert wird nicht nachvollziehbar angegeben
Ein unrealistisch niedriger oder unbegründet mit null angegebener Wert kann zu Rückfragen führen.
Unterschiedliche Produkte werden zusammengefasst
Mehrere verschiedene Artikel sollten nicht als eine einzige unspezifische Warenposition eingetragen werden.
Angaben stimmen nicht mit der Rechnung überein
Warenbeschreibung, Menge, Wert und Währung sollten in der Zollinhaltserklärung, der elektronischen Meldung und der Rechnung übereinstimmen.
Elektronische Daten fehlen
Ein ausgedrucktes CN22- oder CN23-Formular ersetzt nicht die erforderliche elektronische Übermittlung der Zolldaten.
Das falsche Formular wird verwendet
CN22 und CN23 sind Formulare für den internationalen Postverkehr. Kurier- und Expressdienste können andere Unterlagen verlangen.
Nachträgliche Änderungen werden nicht übertragen
Wird nur das Papierformular korrigiert, bleiben die zuvor elektronisch übermittelten Daten möglicherweise unverändert.
Ein sinnvoller Ablauf für Online-Händler
1. Produktdaten vollständig pflegen
Warenbeschreibung, Gewicht, Ursprungsland, Warenwert und gegebenenfalls Zolltarifnummer sollten im Shop-, PIM-, ERP- oder Warenwirtschaftssystem hinterlegt sein.
2. Zielgebiet prüfen
Es muss geklärt werden, ob die Sendung das EU-Zollgebiet verlässt oder in ein Gebiet mit besonderen Zoll- oder Steuerregelungen geht.
3. Versandprodukt auswählen
Erst anhand des konkreten Versandprodukts lässt sich zuverlässig bestimmen, ob CN22, CN23 oder ein anderes Zollverfahren erforderlich ist.
4. Warenpositionen kontrollieren
Beschreibung, Menge, Gewicht, Wert und Ursprung müssen vollständig und plausibel sein.
5. Zusätzliche Dokumente vorbereiten
Abhängig vom Versandgrund können eine Handelsrechnung, eine Proformarechnung oder weitere Nachweise erforderlich sein.
6. Zolldaten elektronisch übermitteln
Die Angaben werden über die Online-Frankierung, eine Versandsoftware oder die vorgesehene Schnittstelle des Versanddienstleisters übertragen.
7. Versanddokumente erstellen
Das benötigte Formular sollte aus denselben Daten erzeugt werden, die bereits elektronisch übermittelt wurden.
8. Dokumente richtig anbringen
Die Zollunterlagen müssen gut sichtbar und sicher an der Sendung befestigt werden. Die genaue Anbringung richtet sich nach dem verwendeten Formular und den Vorgaben des Postunternehmens.
9. Übermittelte Daten dokumentieren
Unternehmen sollten nachvollziehen können, welche Waren- und Zolldaten zum Zeitpunkt der Versandbuchung verwendet wurden.
Welche Rolle spielt Versandsoftware?
Eine Versandsoftware kann Produkt- und Bestelldaten aus Shops, Marktplätzen oder Warenwirtschaftssystemen übernehmen und für den gewählten Versandservice aufbereiten.
Sie kann dabei unterstützen:
- erforderliche Eingabefelder bereitzustellen
- fehlende Angaben sichtbar zu machen
- Warenpositionen aus der Bestellung zu übernehmen
- Versandetiketten und Zollformulare zu erzeugen
- elektronische Zolldaten an den Dienstleister zu übertragen
- Versandaufträge und Dokumente zentral zu verwalten
Die Software ersetzt jedoch nicht die Verantwortung des Versenders für die inhaltliche Richtigkeit der Angaben.
Warenbeschreibung, Warenwert, Ursprungsland und Zolltarifnummer müssen fachlich korrekt sein. Eine technisch erfolgreiche Versandbuchung bedeutet nicht automatisch, dass die Ware zollrechtlich richtig eingestuft wurde.
Fazit
CN22 und CN23 sind mehr als Formulare, die kurz vor dem Versand auf ein Paket geklebt werden. Sie sind das sichtbare Ergebnis eines Prozesses, der bereits bei der Pflege der Produktdaten beginnt.
Für eine zuverlässige Zollabwicklung müssen:
- das passende Formular für Versandprodukt und Zielgebiet gewählt werden
- Waren eindeutig beschrieben sein
- Menge, Wert, Gewicht und Ursprung korrekt angegeben werden
- Rechnung und Zollinformationen übereinstimmen
- die Daten elektronisch übermittelt werden
- zusätzliche Dokumente vollständig vorliegen
- die Unterlagen richtig an der Sendung angebracht werden
Wer diesen Ablauf strukturiert organisiert, reduziert Rückfragen, Verzögerungen und kostenpflichtige Rücksendungen. Entscheidend ist nicht nur, ob CN22 oder CN23 ausgedruckt wird, sondern ob alle Systeme, Dokumente und elektronischen Meldungen dieselben vollständigen Angaben enthalten.
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