Dalam setiap pelaksanaan ujian sekolah, terdapat satu bagian penting yang sering dianggap sepele, yaitu catatan pelaksanaan ujian sekolah. Padahal, catatan ini memiliki fungsi administratif dan dokumentatif yang sangat penting.
Melalui catatan tersebut, sekolah mencatat kondisi nyata selama ujian berlangsung, baik yang berjalan lancar maupun yang memerlukan perhatian khusus.
Agar tidak keliru dalam pengisian, penting bagi guru atau pengawas memahami seperti apa contoh isi catatan pelaksanaan ujian sekolah yang benar, singkat, dan sesuai fakta.
Apa Itu Catatan Pelaksanaan Ujian Sekolah?
Catatan pelaksanaan ujian sekolah adalah bagian dari berita acara ujian yang berisi keterangan tambahan mengenai situasi dan kondisi selama ujian berlangsung.
Catatan ini digunakan untuk mencatat hal-hal yang tidak tercakup dalam kolom data utama, seperti kendala teknis, ketidakhadiran peserta, atau kejadian khusus lainnya.
Catatan ini harus bersifat:
- faktual
- objektif
- singkat namun jelas
- tidak mengandung opini pribadi
Dengan kata lain, catatan pelaksanaan ujian berfungsi sebagai dokumentasi resmi jika suatu saat diperlukan klarifikasi.
Fungsi Catatan Pelaksanaan Ujian Sekolah
Beberapa fungsi penting catatan pelaksanaan ujian sekolah antara lain:
- Menjadi bukti tertulis kondisi pelaksanaan ujian
- Mencatat kendala atau kejadian khusus selama ujian
- Menjadi dasar evaluasi penyelenggaraan ujian
- Menghindari kesalahpahaman di kemudian hari
- Mendukung akuntabilitas administrasi sekolah
Oleh karena itu, pengisian catatan tidak boleh asal atau dikosongkan tanpa alasan yang jelas.
Prinsip Menulis Catatan Pelaksanaan Ujian
Sebelum melihat contoh, ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan:
Tulis apa yang terjadi, bukan pendapat
Hindari kalimat bernada penilaian seperti “pengawas kurang siap” atau “peserta tidak disiplin”.Gunakan bahasa formal dan baku
Catatan adalah dokumen resmi, bukan catatan pribadi.Singkat tetapi informatif
Tidak perlu panjang, yang penting jelas dan tepat.Sesuai dengan kondisi nyata di ruang ujian
Jangan menyalin catatan dari ruang atau sesi lain jika kondisinya berbeda.
Contoh Isi Catatan Pelaksanaan Ujian Sekolah
Berikut beberapa contoh catatan yang umum digunakan sesuai kondisi di lapangan.
1. Contoh Catatan Jika Ujian Berjalan Lancar
“Ujian berlangsung dengan tertib dan lancar. Tidak terdapat kendala teknis maupun pelanggaran selama pelaksanaan ujian.”
Catatan ini digunakan jika tidak terjadi kejadian khusus dan seluruh peserta mengikuti ujian sesuai ketentuan.
2. Contoh Catatan Jika Ada Peserta Tidak Hadir
“Jumlah peserta terdaftar 30 siswa, hadir 29 siswa. 1 siswa tidak hadir karena sakit.”
Jika alasan ketidakhadiran diketahui, sebaiknya dicantumkan secara singkat.
3. Contoh Catatan Jika Peserta Datang Terlambat
“Terdapat 1 peserta datang terlambat 10 menit karena kendala transportasi dan tetap diperbolehkan mengikuti ujian sesuai ketentuan.”
Catatan ini penting untuk menunjukkan bahwa keterlambatan sudah dicatat secara resmi.
4. Contoh Catatan Jika Terjadi Kendala Teknis
Untuk ujian berbasis komputer:
“Pelaksanaan ujian sempat terhenti selama ±10 menit akibat gangguan jaringan. Ujian dilanjutkan kembali setelah jaringan normal.”
Untuk ujian berbasis kertas:
“Terdapat kekurangan 1 eksemplar naskah soal dan telah diselesaikan dengan penggandaan sesuai prosedur.”
5. Contoh Catatan Jika Terjadi Pelanggaran Tata Tertib
“Ditemukan 1 peserta membawa telepon genggam ke ruang ujian. Perangkat diamankan dan peserta diberi peringatan sesuai tata tertib.”
Catatan harus ditulis objektif tanpa menyebutkan penilaian moral.
6. Contoh Catatan Jika Pengawas Berhalangan
“Pengawas utama berhalangan hadir dan digantikan oleh pengawas pengganti sesuai surat tugas.”
Catatan ini penting untuk menjaga keabsahan pengawasan ujian.
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Penulisan Catatan Ujian
Beberapa kesalahan yang perlu dihindari:
- Mengosongkan kolom catatan padahal ada kejadian
- Menulis terlalu umum tanpa informasi penting
- Menggunakan bahasa tidak resmi
- Menyalahkan pihak tertentu secara eksplisit
- Menyalin catatan dari hari atau ruang lain
Kesalahan kecil ini bisa berdampak pada masalah administratif di kemudian hari.
Peran Catatan Pelaksanaan dalam Evaluasi Ujian
Catatan pelaksanaan ujian bukan hanya arsip, tetapi juga bahan evaluasi. Dari catatan tersebut, sekolah dapat:
- Mengidentifikasi kendala yang sering muncul
- Memperbaiki sistem pelaksanaan ujian berikutnya
- Meningkatkan kesiapan sarana dan pengawas
- Menjamin transparansi pelaksanaan ujian
Dengan demikian, catatan pelaksanaan ujian memiliki nilai strategis dalam manajemen sekolah.
Penutup
Memahami contoh isi catatan pelaksanaan ujian sekolah membantu guru dan pengawas mengisi dokumen ujian secara benar dan bertanggung jawab.
Catatan yang baik tidak harus panjang, tetapi harus jujur, jelas, dan sesuai fakta.
Ketelitian dalam menulis catatan hari ini akan memudahkan administrasi sekolah di kemudian hari dan menjaga kredibilitas pelaksanaan ujian.
Top comments (0)