Sigma, sistema de gestión académico

Sigma, sistema de gestión académico

Quizás sabréis que soy profe en la universidad, la ESEI (Escuela Superior de Ingeniería Informática). Este curso académico, como todos los profesores de la UVigo (Universidad de Vigo), he padecido la implantación del sistema de gestión académico SIGMA, para gestión de actas. Según parece, este sistema en principio iba a ser utilizado por las tres universidades gallegas, pero en definitiva Santiago lo ha rechazado, Coruña solo lo emplea para postgrados... es decir, solo la UVigo lo ha adoptado para todos los procesos de actas.

Implantando un nuevo sistema software

¿Qué problema tiene? El software, al menos tal y como se ha implantado en la UVigo es muy deficiente: tanto por resultar contraintuitivo, como por presentar directamente errores de diseño. Pero para ser justos, no toda la culpa es del programa en sí: un sistema como este debería haber sido implantado para un sector académico reducido, tras haber realizado una serie de cursos de habilitación, al menos uno para PAS y otro para PDI. Y por supuesto, esto no se hizo. Si retrocedemos un poco más, podríamos incluso decir que la implantación de un programa como este se hace para automatizar procesos, es decir, para hacer la vida de la gente más sencilla. Si comparamos lo que ofrecía XesCampus con lo que ofrece Sigma... bueno, incluso un estudio muy superficial inclinaría la balanza por continuar con XesCampus, en lugar de optar por una herramienta que hace que todos los pasos necesarios para la gestión de actas sean innecesariamente mucho más elaborados.

SIstema de Gestión Académica

Lo primero, todo lo que se nos dijo sobre SIGMA es que era un sistema para introducir las actas, como XesCampus. Es decir, simplemente se trataba de cambiar un programa por otro, o eso asumimos ante la falta de documentación y de información. No es así: es un sistema que incluye a su vez dos subsistemas: el primero sería un sistema de gestión de notas (como Moovi, pero mucho más primitivo), y un sistema de gestión de actas. Así, toman sentido muchas opciones que podemos ver si "deambulamos" por la aplicación. "Transferir notas a las actas" toma sentido si asumimos que primero debemos introducir las notas, y después crear el acta a partir de ellas. Así que, no: transferir notas a las actas no implica transferirlas desde Moovi. ¿Estaría bien, eh? Pero no, eso lo haría demasiado fácil.

Hablando sobre esto, existe una opción en Moovi que resulta tan prometedora como finalmente frustrante, pues no funciona: exportar a Sigma. Hace que te ilusiones con varias pantallas para finalmente fallar con un mensaje de error. De nuevo, sería demasiado sencillo. La única alternativa es bajarse manualmente un archivo excel de Moovi de la misma sección (Moovi >> exportar e importar en Sigma >> Calificaciones >> Cargar calificaciones desde excel), solo con los campos NIA, DNI, NOMBRE, y NOTA, separados por tabuladores. Por cierto, la opción "estudiantes suspendidos" aparece marcada, porque no se refiere a los suspensos, sino a los que han suspendido su matrícula.

La pantalla inicial de SIGMA es bastante contraintuitiva: pulsar en las distintas filas que se corresponden con nuestras asignaturas no consigue nada: la única forma de seleccionar una asignatura/grupo es pulsar encima del icono del puntero del ratón (?). ¿Por qué hay varios grupos para una misma asingatura? Lo desconozco. En XesCampus, podían aparecer distintas actas si tenías alumnos Erasmus, por ejemplo. Puestos a sospechar, me da la impresión de que tiene que ver con las convocatorias que ha realizado el alumno anteriormente. Y es que nos podemos encontrar con convocatorias como "Enero", "Septiembre", "Junio" y... las anteriores más el apellido "2ª edición". Julio no existe, para añadir más confusión al conjunto.

En cualquier caso, aunque seleccionemos correctamente el grupo/asignatura, ¿qué debería pasar entonces? Aparentemente, no sucede nada, aparte de que aparecen los alumnos de ese grupo... pero sin una casilla donde introducir las notas del acta.

Mención aparte merece el icono "[+]", que nos indica que podemos desplegar varios subgrupos: normalmente, teoría y prácticas. Esto de nuevo tiene que ver con que SIGMA es también una gestión de calificaciones. Esto, en realidad, no añade más que confusión al conjunto, pues tener marcado alguno de estos subgrupos hace que no funcione ninguna de las funcionalidades que se nos ofrecen a la izquierda (?). Supongo que en el futuro no se crearán estos subgrupos; en cualquier caso, solo resta ignorarlos, pues no ofrecen ninguna ventaja o información adicional en este momento.

La forma de trabajar con SIGMA es la siguiente: la secuencia debe ser "seleccionar asignatura/grupo" a la izquierda, seleccionar a la derecha el grupo de la asignatura con los alumnos que vamos a calificar (siempre el grupo principal, nunca (?) el subgrupo desplegado), y entonces desplegar a la izquierda "Calificaciones" y seleccionar "Calificar finales" (para introducir las notas manualmente en el listado de estudiantes a la derecha), o "Cargar calificaciones desde excel" para obtener las calificaciones en SIGMA todas de una vez.

Una vez introducidas las calificaciones en SIGMA, debemos realizar propiamente el completado de las actas. Desde la izquierda, seleccionamos "Actas de examen" y aparece una especie de guía paso a paso. Seleccionamos entonces la convocatoria a la derecha, introduciendo la fecha de revisión del examen. No siempre la finalización de un paso nos lleva directamente al siguiente, debiendo hacerlo en estas situaciones manualmente (?). Finalmente, seleccionamos después "Traspasar notas al acta". Se nos preguntará si estamos seguros (confiamos en que así es, pues no se nos muestran las notas (?) en este momento para verificarlo), y entonces nos vamos a la derecha a "Cerrar el acta".

Por cierto, para poder listar las notas de alumnos, es necesario "seleccionar asignatura/grupo" a la izquierda, escoger el grupo a la derecha, desplegar "Calificaciones" a la izquierda, y seleccionar "Listado de calificaciones". Tras seleccionar los campos que queremos incluir en el listado, se nos presentará una pantalla que nos preguntará si queremos ver el listado o descargarlo (?). Es mejor verlo en pantalla (desde donde el mismo navegador nos ofrecerá descargarlo), porque si solo lo queremos descargar, tendremos que irnos a "mi cuenta" en la parte superior y escoger "listados", donde aparecen todos los que hemos hecho. Además, deberemos haber escogido previamente si queremos que el proceso de crear el listado sea interactivo o diferido (?). Esto tiene sentido si se va a manejar un alto volumen de datos, es decir, en este caso, de alumnos y calificaciones. Pero dado que solo vamos a poder escoger un grupo/asignatura para cada funcionalidad, y que ninguna asignatura contiene cientos de miles de alumnos, no hace sino añadir complejidad, confusión, y, en definitiva, un paso más a un proceso tan sencillo como listar calificaciones, que debería ser inmediato.

Hasta ahora he ido marcando con interrogaciones aquellas decisiones de diseño que me parecen erróneas o que al menos son cuestionables (tanto como la elección de categorías para las distintas funcionalidades del menú a la izquierda), pero lo peor viene tras cerrar el acta: una ventana emergente nos indicará que debemos abandonar la aplicación y cerrar la ventana en la que estamos. No, esto no es normal. De hecho, es inaceptable. Ningún alumno de informática va a presentar un proyecto, bien sea una solución basada en la web o en el escritorio, en el que su aplicación debe ser cerrada y volver a ser abierta para actualizar su contenido o para evitar posibles errores. Dado que este sistema software es comercial, pasamos de inaceptable a incomprensible e increíble.

Conclusiones

Si un sistema de gestión se implanta para mejorar un proceso (gestión de notas), automatizándolo, es decir, eliminando pasos innecesarios y "mecanizar" aquellas tareas pesadas y repetitivas, SIGMA no es una alternativa mejor a XesCampus. Aún al margen de la nula formación que se ha ofrecido para manejar este sistema, además de la nula documentación disponible (un manual creado por un PAS, desconozco si a petición del rectorado o por iniciativa propia), SIGMA es una aplicación que obliga al usuario a realizar pasos innecesarios, sus funcionalidades ofrecen confusión en cuanto a mostrar e introducir información, y contiene errores de diseño imaceptables para una aplicación de esta envergadura.