La gestión de proyectos es un balanceo constante entre plazos que están a punto de vencer, presupuestos que no alcanzan y riesgos que pueden ocurrir en cualquier momento. Una de las maneras que facilita este proceso es la visualización de todas las piezas móviles a través de diferentes tipos de diagrama.
Muchos gerentes de proyectos profesionales piensan, planifican y comunican los aspectos de proyectos de proyectos con diagramas y lo encuentran muy efectivos. Vamos a ver qué diagramas son y cómo los puedes incorporar en tu práctica de gestión de proyectos para aprovechar sus beneficios.
Los diagramas de planificación como el pilar del proyecto
Diagrama de Gantt
Entre los diferentes tipos de diagramas, los que visualizan el tiempo y la secuencia de las actividades de un proyecto son casi los más fundamentales. El diagrama de Gantt sigue siendo el estándar en el sector de gestión de proyectos, a pesar de que fue inventado hace más de 100 años por el ingeniero Henry Gantt.
Su continua popularidad radica en la simplicidad del diagrama. En esencia, es una línea de tiempo que muestra tareas, plazos y dependencias en un lugar consolidado y ayuda a entender todo el panorama del proyecto de un vistazo.
Lo mejor de todo es que con un creador de diagrama de Gantt moderno, solo tienes que actualizar los datos como fechas, recursos, prioridades, estados y dependencias. El programa ajusta todo automáticamente y recalcula el cronograma para que el gerente de proyecto pueda ver todos los cambios y tomar decisiones estratégicas en el momento correcto.
Diagrama CPM
Pero no es solo el diagrama de Gantt que ayuda a gestionar el cronograma de proyecto con mayoreficiencia. Cuando es un proyecto que progresa en secuencias complejas e involucra riesgos de bloqueos y retrasos, los gerentes profesionales recurren al diagrama del método de la ruta crítica (CPM).
El diagrama CPM complementa la visualización de Gantt identificando qué tareas en particular pueden afectar la duración total del proyecto. Es decir, resalta la “ruta crítica” o, en otras palabras, la secuencia más larga de actividades conectadas que si se retrasan, se retrasa la duración de todo el proyecto.
Además de mostrar esta secuencia crítica, el diagrama CPM también ayuda a calcular el tiempo flotante para las tareas que no son críticas. Este tiempo muestra cuánto pueden retrasar las tareas sin afectar la entrega global. Como gerente de proyectos, podrás distribuir los recursos donde realmente son necesarios y priorizar los esfuerzos correctamente.
El diagrama CPM se visualiza como una red con nodos y flechas, tiempos estimados y márgenes. Es un tipo de diagrama no negociable para sectores como la construcción, la aeronáutica o industrias similares con cronogramas rígidos donde cualquier desvío de plazo, aunque sea solo un actividad, puede desencadenar un efecto dominó en todo el plan de proyecto y traer sobrecostes y retrasos.
Diagrama PERT
En proyectos que conllevan mucha incertidumbre, como por ejemplo en sectores de investigación, desarrollo de software o innovación, los gerentes pueden sustituir el diagrama CPM por el diagrama PERT (técnica de evaluación y revisión de programas). Si el CPM parte de actividades de duraciones fijas, el PERT cuenta con tres estimaciones: O (optimista), P (pesimista) y M (más probable). A base de estas estimaciones con la fórmula (O + 4M + P)/6, se calcula una duración esperada ponderada.
Es decir, gracias al diagrama PERT el gerente de proyecto puede convertir una incertidumbre en algo que se puede medir y manejar. Esto simplifica bastante la planificación de tareas, y el cálculo de la probabilidad de cumplimiento con la fecha de entrega de todo el proyecto. Es un salvavidas para proyectos donde no se puede o no hay experiencia pasada para estimar plazos con exactitud.
Además, otra aplicación útil es que al visualizar toda la red de tareas con las estimaciones respectivas, el diagrama PERT muestra los cuellos de botella y puntos de riesgo con los que puedes encontrarte en la ejecución del proyecto. Así puedes tomar mejores decisiones a futuro. No tienes que hacerlo a mano, ya que hay distintos programas para este tipo de diagramas.
Los diagramas para definir el trabajo de proyecto
Estructura de desglose del trabajo (EDT)
Para poder planificar el trabajo en un proyecto, hay que definirlo con precisión. Aunque la EDT no es un diagrama como tal, sigue siendo una herramienta visual y estructural que se usa mucho en la gestión de proyectos con modelos tradicionales reconocidos por PMBOK del PMI y PRINCE2. Con su ayuda puedes descomponer el proyecto en una jerarquía de entregables y subentregables para quedar con una lista de unidades de trabajo que son viables para la estimación de tiempo y costes, asignación de recursos y fáciles de controlar.
Una EDT no es simplemente una lista de tareas, es una estructura clara de todo el trabajo que debe entregarse sin solapamientos ni omisiones. Al tener una estructura jerárquica bien definida, el gerente suele estimar los tiempos y costes requeridos con más facilidad, asignar mejor las responsabilidades conociendo cuánto y dónde se necesitan más recursos, y también identificar si hay riesgos de bloqueos en plan de trabajo que ha definido.
Usualmente suele visualizarse como un árbol de diferentes niveles de detalle. Así mismo lo puedes usar como punto de partida para crear el cronograma, desarrollar el presupuesto y preparar el plan de recursos. Los programas modernos de gestión de proyectos no muestran el árbol, sino lo incorporan directamente a lista de tareas.
Diagrama de flujo
Simplemente definir el trabajo que hay que hacer no es suficiente. Una buena planificación incluye también entender cómo lo va a hacer. Por eso, muchas veces puedes ver que los gerentes de proyecto complementan la EDT con diagramas de flujo. Este tipo de diagrama visualizan la lógica y la secuencia de pasos y decisiones que construyen el proceso.
Lo vas a encontrar especialmente útil en los procesos complejos con muchas decisiones condicionales y actividades propensas a errores. ¿Cómo funciona eso? Fácil. El diagrama de flujo muestra claramente los caminos alternativos: lo qué puede ocurrir si un resultado es positivo o si es negativo. Como gerente puedes detectar ineficiencias, redundancias o riesgos ocultos. Eso no es tan visible con una simple lista de tareas de forma textual. Además, ayuda a documentar los procesos y consultarlos cuando sea necesario.
Se visualizan con símbolos universales que le parecen más comprensibles y adecuados: óvalos, rectángulos, o rombos conectados con flechas. En entornos que implementan mejora continua o automatización de procesos, son el primer paso para análisis más avanzados (diagramas SIPOC, modelado BPMN).
Diagramas de carriles
En proyectos complejos que involucran muchos departamentos o equipos y de allí son más propensos a fricciones, los gerentes suelen ir más allá y crear los diagramas de carriles (más conocidos en inglés como swimlane diagrams). Si bien un diagrama de flujo normal representa una secuencia de actividades con un solo hilo, los diagramas de carriles crean carriles para cada actor y dividen el proceso de forma horizontal y/o vertical por función, rol o equipo responsable.
Cómo gerente de proyecto, puedes identificar claramente quién hace qué, cuándo y en qué orden. Y no solo eso, también puedes visualizar los puntos de interacción y distribución de responsabilidades. El hecho de visualizar todo eso ayuda a encontrar lagunas, solapamientos o tareas mal asignadas para asegurar una mayor eficiencia del proyecto.
Al facilitar una comprensión del flujo de trabajo complejo entre distintas entidades, el diagrama reduce los errores que usualmente ocurren en la coordinación con leona y ayudan a organizar una ejecución más fluida.
Este tipo de diagrama suele ser una función integrada de los programas modernos de modelado de procesos, como BPMN (Business Process Model and Notation).
Los diagramas para supervisar el progreso
Diagrama de trabajo pendiente (burndown charts)
Todo lo que hemos visto hasta ahora funciona muy bien para planificar proyectos. Pero solo es una parte de gestión de proyectos. También hay diagramas que te pueden ayudar en la fase de ejecución. Por ejemplo, para ver el progreso y detectar desviaciones. Uno de ellos es el diagrama de trabajo pendiente, conocido también como burndown chart. Se utiliza mucho en equipos ágiles y ofrece una clara visualización del trabajo que queda por hacer en el eje vertical y tiempo que hay en el eje horizontal.
Y no es solo que muestra cuánto trabajo queda, sino que también permite ver de inmediato el ritmo de ejecución (o velocidad”velocity” en terminología de gestión ágil). Se interpreta con facilidad: si la línea de trabajo de este diagrama desciende constantemente, significa que todo está avanzando según lo previsto. Pero si esta misma línea se aplana o se aleja de la línea de referencia,como gerente puedes asumir detectar que ha caído la velocidad o que hay algo que bloquea el progreso. A base de eso puedes tomar medidas adecuadas.
Al igual que un diagrama de Gantt en proyectos secuenciales, el diagrama burndown promueve la visibilidad de trabajo en proyectos ágiles y la rendición de cuentas. Se utiliza mucho en las reuniones “daily stand-ups” a lo largo de sprint para enfocarse en hechos objetivos y observar el progreso. En algunos casos, puedes complementar estos diagramas con diagramas burnup que adicionalmente muestran el alcance total del trabajo.
Diagrama de valor ganado (EVM)
Los diagramas de valor ganado (EVM de “earned value management” en inglés) combinan 3 dimensiones críticas: el valor planificado, el valor ganado y el coste real y los muestra a lo largo del tiempo. Esta visualización permite al gerente de proyecto ver si el proyecto avanza según lo previsto, y si lo hace al ritmo y al coste pronosticados.
Y lo mejor de todo es que estos diagramas ayudan a derivar KPIs como el índice de desempeño de coste o el índice de desempeño de cronograma. Esto permite a un gerente evaluar el rendimiento. Por ejemplo, si el índice de desempeño de coste es menor a 1, significa que por cada unidad de valor entregado se gasta más de lo que debería.
Los diagramas EVM se utilizan mucho en sectores con proyectos que implican contratos sujetos a exigentes mecanismos de control, auditoría y justificación de gastos. Por ejemplo, pueden ser sectores de construcción o aeroespacial, defensa y proyectos gubernamentales. En estos casos, el uso de diagrama EVM suele ser una obligación contractual.
Conclusión: los diagramas como una ventaja profesional
Saber cuándo y cómo utilizar el diagrama correcto es lo que distingue a un project manager experimentado. Como profesional deberías tenerlos en tu arsenal mental y aplicarlos estratégicamente según el tipo de proyecto y el objetivo.
- ¿Estás en el inicio y necesitas crear el plan? Utiliza la EDT o diagramas de flujo para organizar el alcance y los procesos.
- ¿Necesitas crear un cronograma detallado y optimizar los plazos? El diagrama de Gantt, CPM y PERT te van ayudar con eso.
- ¿Quieres controlar la ejecución y el progreso? Crea diagramas burndown y diagramas de valor ganado en casos más complejos.
Utilizados y verás que no son simples dibujos, sino poderosas herramientas de gestión de proyectos que mejoran la eficiencia y el resultado final.
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