Uno de los puntos de mejora recurrentes en las empresas en las que he trabajado es la comunicación. Muchas empresas trabajan en de forma remota pero no trabajan de forma asíncrona pese a que podrían implementar algunos aspectos del trabajo asíncrono con poco esfuerzo.
En este texto intentaré dar una serie de consejos relacionados con los canales de comunicación y cómo utilizarlos para conseguir una cultura de trabajo asíncrona.
Asíncrono vs remoto
Me gustaría empezar recordando algo que para muchos sigue sin estar claro: trabajar de forma asíncrona es diferente que trabajar en remoto. Conseguir una buena cultura de trabajo asíncrono en una empresa requiere disciplina y esfuerzo por parte de los trabajadores y es una forma de trabajar que no tiene por que gustar a todo el mundo. En mi caso no soy imparcial, ya que siempre me he considerado fiel defensor del trabajo mayoritariamente a asíncrono.
Creo que tener una cultura de trabajo de este tipo ofrece más ventajas que inconvenientes. Empezando por la conciliación laboral ya que por definición la gente pueden establecer sus propios horarios y trabajar cuando se consideran más productivos o simplemente cuando prefieran, aumentando considerablemente la felicidad.
Una empresa asíncrona no sólo se libra de las barreras físicas que tradicionalmente limitan a las empresas no-remotas. Sino que rompe también con las barreras horarias permitiendo la contratación de cualquier persona en cualquier parte del mundo.
Otra ventaja a tener en cuenta es la escalabilidad. Un entorno de trabajo asíncrono exige tener documentación sobre casi todos los procesos y decisiones de una empresa de forma que cualquier nuevo trabajador puede familiarizarse con ellos de forma prácticamente autónoma.
Por último creo que una de las ventajas fundamentales es que la necesidad de documentación mencionada anteriormente obliga al equipo a reflexionar y pensar antes de cada paso y el kaos tiende a crecer más lentamente que con otros entornos.
Consejos de comunicación por nivel.
A continuación voy a dar una serie de consejos que en mi opinión son útiles para orientar la empresa hacia una metodología de trabajo y comunicación asíncrona y cuando y para qué se debe usar cada herramienta ordenados por niveles/herramientas comunes en la mayoría de empresas.
Nivel 0: Reuniones
Las reuniones no gustan a casi nadie. Me incluyo.
En general son una pérdida de tiempo, hay más gente de la necesaria y solamente una minoría participa en las mismas. En cualquier reunión, en un momento determinado uno habla, N escuchan y sólo M encuentran útil lo que se esta diciendo es terriblemente ineficiente.
El discurso suele ser improvisado y la conversación se desvía hacia lugares que no estaban previstos.
Además las barreras linguísticas la timidez o simplemente que no es el momento "adecuado" pueden hacer que personas que participarían de forma activa si se usase otro canal no lo hagan en reuniones perdiendo así parte de la capacidad del equipo.
Por lo general mi recomendación es evitarlas en la medida de lo posible pero si con todo esto sigues pensando en hacer reuniones aquí van una serie de consejos:
1. Invita a la gente con al menos 24h de antelación.
No todos los empleados tienen la misma disponibilidad o los mismos horarios, por lo que es importante planificar las reuniones con antelación para que todos puedan asistir habiendo preparado correctamente el contenido de la misma.
2. Escribe una descripción y un objetivo.
¿De que va la reunión? ¿Qué temas se quieren tratar? ¿Qué opciones se barajan? ¿Qué documentos debería leer para tener todos el contexto suficiente?
3. Limita la duración.
Las reuniones no deben durar más de lo absolutamente necesario. Si se ha planificado correctamente, una reunión de una hora debería ser suficiente para discutir un único tema. Si la reunión se alarga, es probable que se pierda el foco y la eficacia.
En mi experiencia a los 40 minutos la gente deja de atender. No hay problema por dividir una reunión en diferentes reuniones más pequeñas.
4. Limita el número de personas.
Las reuniones más eficientes son aquellas en las que solo están presentes las personas absolutamente necesarias. Si hay más de 8-10 personas en una reunión, es probable que sea demasiado grande y no se pueda llevar a cabo de manera eficiente.
5. Asegúrate de que alguien toma notas.
Durante las reuniones es importante que alguien esté encargado de tomar notas de lo que se discute y se acuerda. De esta forma, se puede tener un registro de lo que se ha hablado y se puede asegurar de que se cumplan los compromisos adquiridos.
Además nos aseguramos de que al menos una persona presta atención constantemente!
6. Establece action items
Para evitar cerrar "en falso" las reuniones es buena idea utilizar los últimos minutos para establecer los pasos a seguir y resumir las conclusiones en una serie de puntos.
Asegúrate de que todos los participantes tengan claro qué se espera que hagan: ¿Cuál es el siguiente paso? ¿Quién se encargará de qué? ¿Deben pasarse a limpio las notas? ¿Actualizar issues? ¿Quién lo hará?
7. Aprovecha sus ventajas
No somos robots. El componente social es importante y a veces es bueno verse las caras y simplemente charlar, quejarse de los problemas y cotillear sobre la empresa con los compañeros. En este sentido las reuniones son el mejor aliado.
Nivel 1: Chat
Dado que Slack es la herramienta de trabajo por excelencia en el mundo de las startups los ejemplos y consejos ofrecidos en esta sección irán orientados a esta herramienta. No obstante la mayoría pueden aplicarse independientemente de la plataforma utilizada.
1. No utilizar el chat como almacenamiento de información.
Por lo general el chat debe utilizarse para hacer preguntas, comentarios y tener conversaciones o discusiones rutinarias pero no debe utilizarse para almacenar información.
He visto bastantes empresas donde los requisitos de un ticket o decisiones importantes se pierden en una conversación por chat. Esto es un error porque por lo general la información en los mismos es difícil de buscar y de encontrar haciendo que se pierda la trazabilidad de las decisiones aumentando el kaos que tanto odiamos.
Puedes pedir links a documentos, exponer argumentos y debatir acaloradamente, pero una vez se toma una decisión o se genera conocimiento, este debe pasar a formar parte de la base de conocimiento de la empresa en lugar de quedarse en el chat.
2. Utiliza hilos de conversaciones
Para evitar fatigar a los participantes de una conversación es recomendable utilizar hilos de forma que la información del canal se mantenga ordenada.
3. Utiliza los estados
Muchas empresas tienen un canal donde los empleados anuncian las vacaciones o avisan de que tienen que salir un momento.
Esto es una mala idea dado que nadie va a buscar entre ese amasijo de mensajes si alguien escribió que tiene que salir o que está enfermo.
Es mucho más eficiente tener una serie de estados y habilitarlos o deshabilitarlos en cada momento. De esa forma si alguien quiere decir algo por slack sabe perfectamente que su interlocutor esta comiendo, esta enfermo o de vacaciones sin tener que bucear en un canal con mensajes de toda la empresa diciendo que salen a hacer un recado.
Nivel 2: Email
El email puede ser visto como un chat asíncrono. Personalmente recomiendo utilizarlo exclusivamente para notificaciones o comunicaciones fuera de la empresa. Para conversaciones irrelevantes se debería utilizar el chat y para discusiones o generar conocimiento se debería usar otra herramienta.
☝️ En mi caso mantengo mi bandeja de entrada está totalmente vacía. En el pantallazo se ve que lo uso a modo te "TODO LIST", donde cada email, normalmente notificaciones de diferentes aplicaciones, representaría una tarea por hacer. En este caso tengo unos libros por leer y revisar una transacción de TripActions.
Nivel 3: Base de conocimiento
Tener una base de conocimientos organizada es uno de los pilares fundamentales para construir una buena cultura de trabajo asíncrono.
Una empresa realmente asíncrona tendrá todo por escrito en una base de conocimiento pública. Personalmente distingo dos grandes subtipos: Los "de producto" y los de "procesos". Los "de producto" contienen toda la información necesaria para desarrollar el software: ¿Cómo es la arquitectura? ¿Cómo se comunican los sistemas? ¿Cómo se debe comportar la UX en ciertas situaciones? Los de proceso hacen referencia a tareas de la propia empresa. ¿Cómo solicitar un ordenador nuevo? ¿Cómo pedir vacaciones? ¿Con quien hablo si quiero cambiar de rol?
1. Es mejor no tener un documento que tenerlo desactualizado
No hay nada mas frustrante que perder el tiempo leyendo información que ya no es relevante. Por eso, en lugar de esforzarse por mantener una base de conocimientos perfecta y completa, es mejor tener una simple pero que esté constantemente en evolución. De esta forma, los empleados tendrán acceso a la información más actualizada y no perderán el tiempo leyendo documentos obsoletos.
Cada vez que se crea un artículo hay que definir un responsable de sus actualizaciones y esa persona debe preocuparse de que el contenido de los mismos este siempre actualizado.
2. Discusiones abajo, resumen actualizado arriba
Es muy común que los requisitos de una tarea evolucionen con el tiempo. Pongamos por caso un ticket: "Actualizar la interfaz de las tarjetas de crédito".
En la descripción del ticket estará una descripción detallada de la tarea que se quiere realizar. Pero no es raro que la gente haga aportaciones en comentarios y se genere una discusión que alterará los requisitos iniciales:
- Developer: ¿Esto es solo para tarjetas de crédito?
- PM: "Es para credito y débito"
- Developer: ¿Cuales son los colores posibles?
- PM: "Azul, verde, dorado y negro"
- PM: "Visa nos acaba de confirmar está prohibido hacer tarjetas de color dorado sin su consentimiento, los colores son: azul verde y negro"
Toda esta evolución de los requisitos debe reflejarse en el ticket de forma que un developer sólamente necesita leer la descripción para saber qué tiene que hacer y opcionalmente podrá leer los comentarios para saber qué proceso llevo a esos requisitos.
Entender este punto es fundamental porque ahorra muchísimo tiempo y dolores de cabeza.
3. Toma meeting notes
Por cada reunión a la que asistas escribe un documento de meeting notes y persístelo en la base de conocimiento.
Personalmente anoto: Objetivo de la reunión, Participantes, Transcripción y conclusiones.
De esta forma se puede analizar si lo discutido tiene relación con el objetivo de la reunión y si se ha llegado a alguna conclusión relevante.
Resumen
- Trabajar en remoto es diferente a trabajar de forma asíncrona
- Trabajar de forma asíncrona tiene muchas ventajas
- Para crear una cultura de trabajo asíncrona hay que adaptar la comunicación.
- Por defecto todo debe quedar por escrito.
- El uso del chat y el email debe reducirse
- Las reuniones tienen que evitarse en la medida de lo posible.
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