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Cómo evitar organizar reuniones que deberían haber sido emails

mrarguello profile image Rosario Arguello ・7 min read

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Foto de Marvin Meyer en Unsplash

Se ha escrito mucho sobre esto, incluso se han hecho tazas y remeras... pero todos seguimos siendo atrapados por reuniones no solicitadas e inútiles, que en la mayoría de los casos interrumpen tu atención o te hacen perder todo tu día de trabajo. Pero por mucho que también las encuentre molestas, la verdad es que las reuniones son una buena herramienta de resolución de problemas: muchas cosas pueden ser resueltas rápida y eficientemente con sólo sentar a las personas adecuadas durante una hora alrededor de una mesa. A veces sólo necesitamos hablarnos más.

Todo lo que voy a presentar viene de analizar las reuniones que organizo y a las que me invitan y tratar de entender lo que funciona y lo que no, porque no sé ustedes, pero a mi no me enseñaron esto en ningún lado. Sospecho que las personas que tienen estudios relacionados con los negocios pueden haber tenido algún entrenamiento en esto, pero para el resto de nosotros que navegamos en el mundo corporativo, es mayormente mirar (fallar) y aprender. Te animo a que practiques este ejercicio también - hacete estas preguntas después de la reunión:

  • ¿Llegué a la reunión sabiendo qué problema queríamos resolver?
  • ¿Salí de la reunión con una solución para este problema?
  • ¿Estaban todos los presentes participando activamente?

La lista que presento no tiene un orden particular. Trabajo en tecnología como ingeniera en frontend, pero creo que todos estos puntos son válidos independientemente del campo en el que te encuentres:** se trata de tus habilidades sociales y no del contenido de la reunión en sí.** La mayoría de ellos se podrían resumir en "no seas un mal colega", pero tratemos de entrar en más detalles que eso:

Planificá las reuniones con antelación

Todos estamos ocupados, así que si querés que todos sus invitados estén presentes en la reunión, debés avisarles con tiempo suficiente para que puedan reorganizar su trabajo en torno a la cita si es necesario. He recibido invitaciones urgentes 10 minutos antes de la hora de la reunión, mientras estaba almorzando. No seas esa persona.

Dicho esto, tampoco planifiques con demasiada antelación: si arreglás una reunión tres semanas antes, para cuando llegue puede que ya no sea relevante.

Invitá sólo a las personas directamente involucradas

Puede que esto suene obvio, pero ¿Nunca te pasó participar de una reunión y no saber por qué estabas ahí? Invertí un minuto en pensar en realmente quién necesita estar presente y por qué, e invitá sólo a esas personas. Cuanta más gente haya, más difícil va a ser moderar la discusión y hacer que todos participen. Algunas personas son tímidas o se sienten incómodas hablando en una sala llena de gente y podrías terminar perdiendo valiosas contribuciones por eso.

Aprovechá las herramientas que te ofrece tu aplicación de calendario

Uso Outlook en el trabajo, así que es el único del que puedo hablar, pero estoy segura de que otros programas corporativos tienen características similares. Si es posible, comprobá que estás eligiendo un día y una hora que funcione para la mayoría de las personas invitadas - podés hacerlo invitándoles a través de la opción de asistente de programación, que muestra todos los calendarios de los invitados uno al lado del otro.** Además, usá los campos obligatorio/opcional para clasificar a los asistentes **de manera que, cuando reciban la invitación, puedan saber si son esenciales o si fueron incluidos para estar al tanto de lo que está sucediendo (y por lo tanto, optar por no asistir si no pueden hacerlo). Esto es especialmente útil cuando te invitan junto con otras 50 personas y te falta contexto para entender bien de qué se trata.

Prepará. Una. Agenda.

No puedo enfatizar esto lo suficiente, por favor, incluí una agenda en tu invitación a la reunión. Este es el punto en el que la mayoría de las reuniones que deberían haber sido emails suceden: mientras estás redactando la descripción para la invitación de la reunión y empezás a agregar la agenda, te vas a dar cuenta rápidamente si podés resolverlo con sólo escribir lo mismo en un email normal.

Para los que no sepan lo que es una agenda: junto con una breve descripción general del tema de la reunión (es decir, por qué necesitás que todas estas personas se sienten en una sala o se unan a una sala virtual durante una hora de su precioso tiempo), deberías añadir una lista de los temas a tratar. No tiene por qué ser súper larga y la forma en que la redactes y la organices depende de vos, pero el objetivo es tener una especie de hoja de ruta de todas las cosas que querés discutir, los problemas que querés resolver, los temas que querés tratar, etc. Algunos también asignan una duración para cada tema - personalmente encuentro esto un poco controlador, pero si funciona para vos, adelante.

Beneficios de añadir una agenda a tu reunión:

  • Las personas invitadas pueden prepararse de antemano sobre los temas que se van a discutir, incluyendo la obtención de un contexto o la formulación de las preguntas necesarias antes de que se produzca la discusión real. Esto ayuda mucho a no perder el tiempo teniendo que volver a introducir un tema a parte de la audiencia.
  • Vos también podés prepararte de antemano! Ya sea con una presentación que siga los puntos de tu lista, o simplemente con algunas notas bien organizadas, vas a tener una idea más clara de lo que querés conseguir y vas a terminar gestionando el tiempo de la reunión de una manera más eficiente. Todos ganan!
  • Los asistentes pueden hacer preguntas y sugerir cambios en el contenido de la Agenda antes de la reunión. Esto también ayuda a que la reunión sea más eficiente (por ejemplo, planeabas dedicar tiempo a explicar algo y resulta que todo el mundo ya lo sabe y no hace falta).

Agregá a la invitación el contexto necesario para la reunión

¿Está discutiendo un nuevo proceso que fue documentado? ¡Incluí un enlace al documento! ¿Se reúnen para tomar una decisión sobre algo? ¡Incluí información sobre las opciones que está considerando! Esto ayuda a la gente a informarse antes de la reunión, hacer las preguntas necesarias de antemano, y te permite centrarte en lo que es importante cuando están juntos.

Respetá el tiempo de los demás.

Todos hemos estado ahí: Te unís a la llamada a tiempo o vas a la sala de reuniones, y no hay nadie. Los asistentes empiezan a llegar unos 5 minutos después, a veces incluso más. Sé que parece algo irrelevante, pero si tienes un día muy ocupado y te tomas el tiempo para reunirte, esperarías que todos los demás tuvieran el mismo nivel de compromiso. Además, si tenés muchas cosas que cubrir, 5 minutos pueden hacer diferencia. Llegá a tiempo, y comenzá la reunión a tiempo. Lo mismo se aplica al final de la reunión: Si creés que necesitás pasarte del tiempo pactado, primero y ante todo preguntale a los presentes si están de acuerdo, y segundo, si estás usando una sala compartida comprobá que nadie más necesite usarla justo después de ustedes. Solía suceder seguido en mi anterior trabajo que ibas a la sala reservada de antemano y estaba ocupada por alguien. Terminás perdiendo tiempo esperando a que terminen lo que están haciendo y se vayan.

Documentá los resultados de tu reunión

Esto es tan importante como la agenda para tener una reunión eficiente. Vos también debés haber experimentado esto: Te reunís con tus colegas, discutís una serie de temas y llegás a ciertos acuerdos... Y después no pasa nada. Ninguno de esos acuerdos fue puesto por escrito, así que se olvidan rápidamente. No se toma ninguna de las medidas de seguimiento pactadas, así que la situación no cambia. Eventualmente te encontrás organizando una nueva reunión para repasar las mismas cosas, con una intensa sensación de dejavu.

Para evitar esto, hay algunas técnicas que podés usar para documentar los resultados de la reunión y asegurarte de que se haga algo con ellos:

  • Cuando empiece la reunión, asigná a alguien para que tome notas. **Pero hacelo abiertamente, para asegurarte de que las notas están siendo tomadas por alguien. **Después de la reunión, compartilas con todos los invitados (¡incluso con los que no estuvieron!), animándolos a que compartan también las suyas o a que completen con cualquier cosa que te hayas salteado. Esto ayuda a mantener un registro de lo que se discutió, qué argumentos se presentaron, e incluso lo que se dejó fuera.
  • Si es relevante (la mayoría de las veces lo es), terminá la reunión acordando una lista de acciones a tomar y asignáselas a alguien. Estas acciones deben ser tareas claras y específicas de las que ocuparse y, de ser posible, también deben tener un plazo. Esto ayuda mucho a terminar la reunión con la sensación de haber logrado algo concreto y también a tener resultados reales.
  • Si tu empresa mantiene documentación en algún lugar (por ejemplo, Confluence) guardá ahí también las notas de la reunión. Esto ayuda a mantener un historial de lo que se ha discutido, cuándo, qué decisiones se tomaron y por quién. Mejora la transparencia dentro del equipo y facilita la incorporación de nuevos miembros.

Compartí el conocimiento

Por último, ayudá a compartir esta información. Si te invitan a una reunión que no tiene una agenda, pedí una. Si la reunión termina sin una conclusión clara, sugerí posibles acciones. Si te sentís cómodo haciéndolo, dale una devolución a tus compañeros después de las reuniones que organizan. Puede ser que tu colega también esté aprendiendo sobre la marcha y puedas ayudarle a mejorar. Esto a su vez significa menos reuniones inútiles para vos!


Esta fue mi opinión personal sobre algunas maneras de mejorar sus reuniones. Con un poco de suerte, vos también podés odiarlas un poco menos. Dejame tu opinión en los comentarios, así como cualquier otro consejo que se me haya pasado.

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