Comunicar bem é diferente de falar bem!

Introdução

Uma das habilidades mais sensíveis para nosso desenvolvimento profissional é a nossa capacidade de comunicar. Particularmente acho a comunicação uma das habilidades mais úteis não só para o desenvolvimento de software como para as mais diversas interações que temos ao longo do nosso dia.

Ao contrário do que possa parecer, falar bem é diferente de se comunicar bem. Penso ser um erro comum no nosso entendimento, somos levados a crer que quem fala bem, com a voz empostada, fazendo uso de palavras difíceis, é uma pessoa com alta capacidade comunicativa mas isto está longe de ser o mais importante para uma boa comunicação. Mas antes de falar sobre os sinais de uma boa comunicação, vamos entender o que é comunicação.

Uma das definições clássicas para comunicação diz que se comunicar é o ato de transmitir uma mensagem e, eventualmente, receber outra mensagem como resposta. É uma definição simples para um processo simples, queremos falar e ser compreendidos ao ponto de estabelecer uma conversa entre os envolvidos.

A capacidade de trocar ou discutir ideias, de dialogar, com vista ao bom entendimento entre pessoas.

Enquanto pesquisava para escrever este artigo, me deparei com esta definição. Acredito que ela traga um elemento fundamental para comunicação que é alcançar o bom entendimento entre os envolvidos. Ao analisar grandes oradores, como Martin Luther King, Mandela, e tantos outros, vamos notar que seus discursos eram focados em alcançar pessoas. Afinal, sempre que falarmos de comunicação estaremos nos comunicando com outras pessoas.

Sinais que a minha comunicação é eficiente

Provavelmente se perguntarmos a n pessoas o que é comunicar, teremos n resposta mas acredito que essas duas definições nos tragam elementos importantes para entender um pouco mais sobre comunicação. Ao analisar as duas e tentar tirar lições dessas definições proponho alguns pontos sobre boas práticas de comunicação, e vou dividir entre os 3 elementos: Comunicador, Mensagem e Ouvinte.

Ouvinte

Sempre que falo sobre comunicação com meus colegas noto que muitos subestimam o poder de ser um bom ouvinte para o processo de comunicação. Se você, assim como eu, estiver no começo da carreira, não serão poucos os momentos onde será necessário ouvir mais do que falar e desenvolver a escuta é fundamental.

As habilidades de escuta estão diretamente relacionadas a abrir mão de achismos preconceitos para com o falante, estar disposto e de mente aberta ao que será apresentado por ele. Em filmes vemos inúmeras vezes a representação do adolescente que não escuta os pais por estarem chateados com algo, no meio profissional vemos essa mesma situação se repetir por outros motivos. Deixamos que nossas opiniões sobre o mensageiro corroam nossa comunicação ao ponto de ser impossível a realização de qualquer diálogo, seja por acharmos o mensageiro inexperiente, incompetente ou apenas porque "com certeza a ideia dele é ruim".

Acredito piamente que toda ideia deve ser ouvida com o mesmo cuidado e diligência, focando sempre no objetivo que é entender a mensagem que está sendo passada e garantir que entendeu o que o emissor da mensagem deseja com ela. Parte do processo de se comunicar bem dependerá sempre de um público disposto a ouvir e entender o que quer se transmitir.

Mensagem

Agora que já somos bons ouvintes é hora de pensarmos em como nos comunicar com eficiência e para isso vamos começar do começo. Uma boa comunicação se inicia no entendimento de como a mensagem deve ser passada para seu público. Talvez agora você se lembre da tia Teteca (ou qualquer outra professora do ensino fundamental) que falava sobre o uso de linguagem formal e informal, e dizia inteiradas vezes que o processo de fala é definido pelo grupo que está falando, mas o que isso tem a ver com se comunicar bem?! Tudo, pequeno gafanhoto.

Não adianta falar com o presidente empresa da mesma forma como você fala com seus amigos no futebol, o contexto é outro, são ouvintes diferentes com objetivos diferentes. Por essa razão a mensagem também deve ser diferente. Entender isso por si só já garantirá uma maior efetividade na sua comunicação.

Outro ponto importa a falar sobre a mensagem é a necessidade de confirmação do que foi dito. Uma das grandes dificuldades que encontrei durante o período de pandemia e isolamento foi entender se a minha mensagem realmente havia sido transmitida como eu gostaria. Lembro que em apresentações dos projetos no tempo da faculdade e monitorias que dei, raramente acertava a forma da minha mensagem na primeira tentativa. Ficava sempre buscando em meus ouvintes sinais de que talvez não tenha sido claro ou de que outra abordagem se fazia necessária.

Não há nada pior para um ouvinte do que ao realizar uma pregunta ouvir a mesma explicação inteira novamente, transferindo para ele (o ouvinte) a responsabilidade por não entender a mensagem. Um dos grandes erros ao nos comunicar é acharmos que nossa mensagem deve ser imutável, excluindo do processo tudo que envolve o processo de comunicação, nos agarrando ao ego e inevitavelmente afundando com ele. Portanto, entenda sempre que sua mensagem tem uma função a ser exercida e se não é exercida com louvor, deve ser adaptada até que alcance o seu propósito.

Comunicador

Neste ponto já temos nos atentado para a importância de ouvir com atenção e de que nossa mensagem deve ser capaz de comunicar o que queremos, mas chegamos finalmente ao papel de um bom transmissor de mensagens. Talvez seja o ponto onde a maioria de nós foca as energias, muito embora se você é um bom ouvinte e entende o papel da mensagem, já esteja com 75% do caminho pavimentado para uma boa comunicação.

No processo de comunicação, ao comunicador cabe o cuidado para que o ouvinte receba a mensagem da melhor forma possível. Nicolas, é só isso?! Sim, se você conseguir ouvir o que seu público diz com atenção, adaptar sua mensagem a ele, você terá alcançado uma comunicação efetiva. É claro que existem outros pontos para se comunicar bem ( assim como outros pontos para uma boa mensagem e para ser um bom ouvinte) mas o grande objetivo é transmitir algo a alguém.

Algo que se soma a isso na busca de comunicar com qualidade é sempre que falar, fale com intenção de dizer algo e nunca por querer falar. Ainda no tempo de faculdade percebi que era comum silêncio me incomodava, parecia que eu não estava sendo útil no projeto, que não estava me interessando pela aula, mas não foram poucas as vezes em que preferia ter ficado quieto ao falar sem ter como contribuir para a pauta. No trabalho não é diferente, precisamos focar sempre em falar com intenção e não ficar repetindo coisas como um papagaio. Se não entendeu algo que foi dito, comunique, se entende que pode somar ao debate fale, mas evite falar por falar.

Como praticar (e melhorar) minhas habilidades?!

Após falarmos sobre como é importante ouvir, adaptar a mensagem e os cuidados que devemos ter com a comunicação, vamos buscar entender práticas para alavancar nosso desenvolvimento.

Como ouvinte

Uma das situações mais complicadas no processo de ser um bom ouvinte é acompanhar situações que por vezes não nos dizem respeito diretamente, ou até mesmo reuniões muito longas onde manter o foco durante muito tempo se torna um verdadeiro desafio. Nestes casos uma forma de praticar suas habilidades como ouvinte é adquirir o hábito de tomar notas. Parece bobo, eu sei, mas escrever durante as reuniões fará com que você se concentre mais na mensagem que está sendo transmitida.

Durante conversas, reuniões e demais situações onde estejam sendo passadas instruções para você, se certifique de que entendeu tudo o que está sendo transmitido (tome notas sempre que possível). É importante como ouvinte, informar que não entendeu algo, fazer perguntas para entender melhor, ser capaz de alinhar o que é esperado por parte do comunicador. Como vimos, nem sempre o comunicador será capaz de expressar sua mensagem na primeira tentativa, desse modo, dê a ele feedbacks que indiquem o quanto você entendeu da mensagem.

Saiba esperar o fim de uma mensagem, deixe que o mensageiro formule seu pensamento no próprio tempo. Algo muito danoso a comunicação é lidar com constantes interrupções, com ouvinte é seu papel esperar. Em dias de comunicação assíncrona, ou remota, é comum interrupções, atravessar o colega, mas não deve ser um hábito, sendo necessário atenção e cuidado para não atrapalhar o mensageiro.

Sendo um bom ouvinte, você será capaz de fornecer insumos e ideias interessantes a seus pares em situações onde os mesmos já não conseguem mais formatar a mensagem. Em tempos de escola, todos devem ter passado por situações onde um determinado colega conseguia ensinar melhor determinado assunto do que o professor, isso se dá principalmente porque o aluno que ensina consegue utilizar da sua experiência como ouvinte para formar uma mensagem mais assertiva do que a usada pelo professor. De igual modo, podemos auxiliar o mensageiro, quando necessário, dando novos formatos a sua mensagem. Esse processo pode auxiliar não só o mensageiro e aos demais ouvintes como a você próprio, fixando melhor a mensagem transmitida.

Nesse tipo de situação devemos ter o cuidado e sensibilidade de entender se o mensageiro aceitará sua ajuda e ainda se é realmente necessário, não devemos nos intrometer a todo momento somente para aparecer. nosso objetivo deve ser exclusivamente ajudar.

Com a mensagem

Saber formatar sua mensagem é fundamental e pra ajudar nisso queria deixar algumas dicas que julgo serem importantes para melhorar suas habilidades. A primeira delas é a leitura, com o passar dos anos outras mídias surgiram mas o hábito da leitura fará com que você desenvolva não só seu vocabulário, como irá expandir seu mundo de possibilidades para se comunicar. Ao nos depararmos com personagens diferentes iremos notar suas formas, trejeitos, e hábitos de fala, isso nos fará mais capazes de adaptar com maior facilidade a nossa mensagem ao nosso público.

Uma outra atividade que pode te ajudar no processo de elaborar uma mensagem, é a escrita. Escrever o que será apresentado, tomar notas de reuniões, escrever artigos (como esse por exemplo), nos ajuda a estruturar nossa mensagem, com início, meio e fim. O primeiro ponto de uma boa mensagem é a capacidade de estruturar o pensamento, desse modo, papel e caneta tornam o processo mais visual.

Aprenda a observar a mensagem de outros bons comunicadores, siga pessoas que falem em público, pessoas que você goste e tente copiar as entonações, o fluxo de pensar, analise detalhadamente buscando os elementos que fazem com que você goste de ouvir aquela pessoa. Colha insumos para aperfeiçoar a sua mensagem também.

Nos últimos dias tenho tentado ser mais visual ao explicar, notei que por mais que me expresse com facilidade oralmente, nem sempre tenho bons retornos sobre o entendimento da mensagem. Nesse sentido, passei a usar mais ferramentas como miro, excalidraw, por exemplo, que deixam minha mensagem mais simples ao meu ouvinte.

Como comunicador

Aprender a ler suas emoções é um passo importante no processo de comunicar. Quando falamos em público, principalmente, precisamos controlar os nervos para que o nervosismos e ansiedade não atrapalhem a nossa mensagem. Um exercício interessante para isso é praticar em frente ao espelho as apresentações mas somente isso pode não ser suficiente para o dia a dia. Em situações diárias, onde não temos controle sobre os assuntos e temas, uma boa dica é focar no ritmo da sua fala. Tente falar com calma, pausadamente, controlando bem a respiração, isso te dará maior controle sobre sua ansiedade e evitará que sua mensagem seja despejada de qualquer jeito.

Ao falar em público, precisamos ter cuidado com a nossa própria imagem. Algo que costuma acontecer quando estamos nervosos, ou inseguros com uma apresentação, é admitirmos isso aos nossos ouvintes. E aqui nós perdemos todo o respeito de nossos ouvintes, que imediatamente começaram a questionar se o que estão ouvindo é verdade, se é realmente importante... Parecer confiante é mais importante do que ser confiante nessas situações, não estou falando aqui sobre a mensagem, aqui estou falando sobre a sua postura ao falar. A grande maioria das pessoas que falam ou se apresentam em público irão te confessar que sentem medo, nervosismo, ansiedade... A diferença é que aprenderam a lidar com as suas emoções e a controla-las.

Ainda sobre essa experiência, uma recomendação, extremamente particular, é a prática de alguma atividade artística. No meu caso foi o saxofone, mas pode ser teatro, canto, dança... Qualquer atividade que te impulsione a se apresentar em público, pode te ajudar a desenvolver habilidades importantes para sua comunicação. Mas preciso alertar que em casos extremos de ansiedade ou até mesmo pânico, pode ser necessário procurar ajuda médica para lidar com isso.

Outro ponto que me ajuda bastante a me comunicar bem é a franqueza com aqueles que me escutam. Num mundo onde todos fingem ser especialistas em tudo, reconhecer suas possíveis limitações sobre o que está sendo dito, torna o processo de comunicação mais orgânico e aproxima o ouvinte de você e de sua mensagem. Precisamos saber dosar com cuidado esta abordagem mais franca, mas por vezes será fundamental para alcançar o sucesso do processo em nossas relações. Penso que ao ouvirmos de um cliente suas demandas, nem sempre iremos entender o que ele precisa e por vezes nos fará questionamentos chaves que não havíamos pensado ainda, nessas situações a franqueza é fundamental para que a comunicação seja estabelecida (e o serviço entregue).

O leitor nesse momento pode estar questionando se os parágrafos a cima não são naturalmente contraditórios e talvez sejam, mas creio que não. Quando digo que precisamos ser confiantes ao falar, estou falando diretamente sobre a forma como falamos, já ao dizer que precisamos ser francos e honestos com nosso ouvinte, digo isso pensando puramente no conteúdo da mensagem que estamos passando.

Um bom comunicador não é aquele que fala bonito ou de maneira pomposa, evite ser exageradamente complexo, torne sempre sua mensagem palatável para aqueles que te ouvem. Você provavelmente conhece inúmeras pessoas que falam "errado", que não possuem um vocabulário muito grande, mas que ainda assim são comunicadores primorosos, pois o objetivo não é parecer inteligente ou fomentar a imagem de bom comunicador, e sim porque focam em se fazer entender.

Conclusão

A arte da comunicação é um ramo incrível com muitas nuances e peculiaridades, deixo o convite a assistir esta talk como forma de consolidar o seu conhecimento e impulsionar a uma carreira comunicativa.

O olhar do SIM