Método de la ruta crítica: guía para principiantes

Imagina que estás organizando una gran fiesta en tu casa y tienes una lista de tareas que completar antes de que lleguen tus invitados. Algunas tareas pueden depender de otras, mientras que otras se pueden realizar de forma independiente. Por ejemplo, no puedes servir la cena hasta que la hayas cocinado y no puedes cocinarla hasta que hayas comprado los ingredientes.
Cuando intentas encontrar el mejor orden para completar tus tareas y que todo esté listo a tiempo, básicamente estás trabajando con el Método de la Ruta Crítica (CPM).

Método de la ruta crítica (CPM) en el contexto de la gestión de proyectos

Definición de CPM

En la gestión de proyectos, CPM es una técnica que identifica las tareas esenciales que determinan la duración de un proyecto. Señala el tramo más largo de actividades dependientes y sus tiempos requeridos, enfatizando que los retrasos en estas tareas retrasarán la fecha de finalización del proyecto.

CPM y diagramas de Gantt: un par sinérgico

Cuando se habla de CPM es imposible no mencionar la otra herramienta que marca su par sinérgico, el diagrama de Gantt. Mientras que el primero ofrece un marco conceptual y una estrategia, los diagramas de Gantt juegan el papel de la representación visual. Trazan tareas en función del tiempo. La ruta crítica, cuando se superpone en un diagrama de Gantt, ofrece una guía visual que resalta los puntos críticos del proyecto. Ayuda a ver el avance, ajustar los cronogramas y comunicar el flujo del proyecto a las partes interesadas.

En otras palabras, si utilizas un método de ruta crítica puedes hacer un strike, si lo usas con una herramienta de diagrama de Gantt profesional que visualiza esas tareas críticas en línea con un solo clic, puedes hacer doble strike. Por lo tanto, también vale la pena saber cómo crear diagrama de Gantt online.

Casos de uso de CPM

CPM se utiliza en diversos sectores e industrias para la planificación y programación de proyectos. Algunas de las áreas donde se usa comúnmente CPM incluyen:

Construcción

Al ser un método comúnmente usado en metodologías Waterfall, que son muy típicas para proyectos de construcción, el CPM se usa mucho en proyectos de construcción. ¿Por qué? Porque estos proyectos se implementan en secuencia de cascada. Se usa en construcción de rascacielos, viviendas o proyectos de infraestructura, y ayuda a programar tareas para garantizar que el proyecto se complete en el menor tiempo posible.

Desarrollo de software

En los proyectos de software, especialmente los más grandes, suele haber muchas tareas interdependientes. CPM puede asistir al determinar la secuencia de desarrollo, prueba e implementación.

Fabricación

CPM puede ser valioso para secuenciar tareas y comprender las interdependencias al configurar nuevas líneas de producción, lanzar nuevos productos u optimizar procesos existentes.

Investigación y desarrollo

CPM puede ayudar a gestionar el cronograma y los recursos en los proyectos de investigación y desarrollo que implican mucho trabajo experimental organizado en fases.

Planificación de eventos

El método de la ruta crítica se puede utilizar para garantizar que todos los preparativos se realicen a tiempo para eventos grandes que requieren una planificación compleja, como conferencias, bodas, ceremonias.

Aeroespacial y defensa

El método CPM puede agilizar procesos de construcción de aviones, naves espaciales o sistemas de defensa que a menudo implican proyectos complejos con muchas tareas interrelacionadas.

Atención médica

CPM puede ayudar en una planificación eficaz de las iniciativas de atención médica complejas, como la creación de una nueva ala hospitalaria o el lanzamiento de programas de salud comunitarios.

Instalaciones de red y TI

El uso de CPM puede reducir el tiempo de inactividad y una implementación eficiente de las instalaciones o migraciones a gran escala de sistemas de tecnologías informáticas.

Proyectos públicos e infraestructura

El método de la ruta crítica puede ser crucial para garantizar la entrega oportuna de proyectos de planificación urbana, transporte o servicios públicos.

Educación

Por último, el CPM es adecuado para la industria educativa cuando se desarrollan programas educativos o de capacitación, se preparan eventos académicos o se desarrollan cursos.

Utilidad de CPM

Los beneficios principales del CPM para un proyecto, entre otros son la mitigación de riesgos. Ya que resaltando las tareas críticas, puedes identificar posibles cuellos de botella o áreas de riesgos y pensar en estrategias para esquivar estos riesgos.
También optimizan el uso de recursos. Al saber qué tareas son críticas y cuáles tienen holgura, como gerente puedes hacer la asignación de recursos con menos desperdicios.

Y otro punto a favor es que sirve como un puente para que todos comprendan las tareas cruciales y tengan la misma idea de los trabajos que hay que realizar y su secuencia.

Que conste que también tiene sus desventajas, que te aconsejo revisar antes de saltar a hacerla.

¿Y cómo funciona CPM?

Paso 1: Hacemos la lista de tareas

Comienza por mapear cada tarea o actividad crucial para la finalización del proyecto. Tomemos el ejemplo de un proyecto de construcción. Tu lista puede verse así:

• Obtener todos los permisos requeridos.
• Preparar el sitio de construcción.
• Poner los cimientos.
• Construir el marco del edificio.
• Instalar techos.
• Instalar sistemas de electricidad y plomería.
• Obras interiores (paredes, techos, suelos).
• Instalar ventanas y puertas.
• Trabajos exteriores (albañilería, pintura).
• Acabados interiores (pintura, sanitarios).
• Trabajos alrededor del edificio.
• Inspección final.
• Obtención de permiso de explotación.

Si eres principiante, siempre puedes encontrar plantillas o guías que te ayuden a hacer la lista de trabajo. En este artículo se explica, por ejemplo, cómo preparar el plan de construcción.

Paso 2: Determinamos dependencias

Establece relaciones entre tareas. Ciertamente, algunas de ellas no se pueden hacer en orden aleatorio. Entonces, trata de designar sus conexiones y definir qué actividades dependen de la realización de otras. Es importante, ya que esta comprensión da forma al flujo de trabajo del proyecto.

En el mismo ejemplo podemos establecer que:

• No se puede iniciar la construcción hasta que se obtengan los permisos.
• No se pueden poner los cimientos hasta que el sitio esté preparado.
• La estructura del edificio debe construirse antes de techar o instalar ventanas.
• Los sistemas eléctricos y de plomería deben instalarse antes del acabado interior.

Paso 3: Especificamos la duración de tareas

Asigne una duración tentativa a cada tarea. Estas estimaciones pueden basarse en datos históricos, juicios de expertos u otros métodos de pronóstico. De tipo que:

1. Obtenciones de permisos: 48 días.
2. Preparación del sitio: 30 días.
3. Fundación: 25 días.

Paso 4: Identifica la ruta crítica

La cadena más larga de tareas dependientes es nuestro camino crítico. Es el tiempo mínimo en el que se puede realizar un proyecto. Si una tarea en este camino se retrasa, todo el proyecto se retrasa.

Al mapear las dependencias y los tiempos, podemos encontrar el camino más largo que afecta directamente la fecha de finalización en nuestro ejemplo con un proyecto de construcción. Por ejemplo, cualquier retraso en la obtención de permisos retrasará todo lo demás. Este camino, de principio a fin, sin margen para retrasar tareas, es el camino crítico.

Si quieres saber más en detalle la lógica de la ruta crítica y su parte técnica, vea el tutorial.

Paso 5: Utiliza el diagrama de Gantt

No olvidemos de usar el diagrama de Gantt. Para representar estas tareas en un diagrama de Gantt:

1. En el eje vertical, enumera cada tarea.
2. En el eje horizontal, representa el tiempo (días en nuestro ejemplo).

Cada tarea se representa con una barra horizontal. La posición y la longitud de la barra indican la fecha de inicio, duración y finalización de la tarea.

Con el diagrama hecho puedes ver fácilmente la secuencia y la superposición de tareas. Aparte de eso, puedes marcar las tareas para enfatizar su importancia y mantenerte enfocado en ellas. Por ejemplo, si la tarea de poner cimientos se retrasa, podrás ver cómo esto afecta otras tareas dependientes más adelante en el diagrama.

Como gestor debes tener en cuenta que la combinación de estas dos herramientas te permite planificar las actividades del proyecto con más eficiencia, ver como mejor repartir recursos, anticipar posibles problemas y mostrar a otros cómo va el proyecto.

Conclusión

En una era en la que los proyectos se vuelven cada vez más complejos y multifacéticos, el Método del Camino Crítico se erige como un modelo para la planificación estructurada y la ejecución eficiente de proyectos. Esos son unos de los componentes esenciales para que no falle el proyecto.

Para los gerentes de proyectos en ciernes, dominar CPM no es sólo un elemento adicional en el sombrero: es un conjunto de habilidades esenciales en el arsenal. A través de la aplicación, la iteración y el aprendizaje continuos, se puede aprovechar todo su potencial, dirigiendo los proyectos hacia una finalización oportuna y eficiente.