Sklep na WooCommerce, który wystawia faktury, musi od 2026 roku wysyłać je do Krajowego Systemu e-Faktur. Są na to trzy drogi: wtyczka łącząca WooCommerce bezpośrednio z KSeF, przekazywanie zamówień do programu księgowego, który ma integrację z KSeF, albo własna integracja z API KSeF. Która jest właściwa, zależy od tego, gdzie dziś powstają Twoje faktury i ile ich jest.
Harmonogram obowiązkowego KSeF i ogólne zasady opisałem w tekście integracja z KSeF krok po kroku. Kwestie podatkowe potwierdzaj z księgowym. Zakres i cenę wdrożenia opisałem tutaj: wdrożenie KSeF w WooCommerce.
Droga 1: wtyczka WooCommerce z połączeniem do KSeF
W katalogu WordPressa są już wtyczki, które generują e-fakturę z zamówienia, wysyłają ją do KSeF, sprawdzają status i pobierają urzędowe potwierdzenie (UPO). To najszybsza droga dla sklepu, który sam wystawia faktury i ma prosty asortyment. Zanim wybierzesz wtyczkę, sprawdź:
- Wersję schemy e-faktury. KSeF 2.0 używa struktury FA(3). Wtyczka, która deklaruje starszą wersję, może wymagać aktualizacji.
- Korekty i zwroty. Czy zwrot w sklepie tworzy fakturę korygującą, czy trzeba ją wystawiać ręcznie.
- Obsługę błędów. Co się dzieje, gdy KSeF odrzuci fakturę albo nie odpowiada: kolejka i ponowienie czy cicha porażka.
- Przechowywanie tokenu. Dane dostępowe do KSeF dają prawo wystawiania faktur w imieniu firmy, nie mogą leżeć jawnym tekstem w bazie.
- Wymagania techniczne. Wersje WordPressa, WooCommerce i PHP na Twoim hostingu.
Droga 2: przez program księgowy
Jeśli księgowość prowadzisz w programie do fakturowania, który obsługuje KSeF, sklep może tylko przekazywać do niego zamówienia, a program wystawia fakturę i wysyła ją do systemu. Popularne programy mają wtyczki do WooCommerce, ale nie każda wtyczka obsługuje KSeF. Zapytaj producenta wprost, czy faktura utworzona ze sklepu trafia do KSeF automatycznie i w jakiej wersji schemy.
| Wtyczka bezpośrednio do KSeF | Przez program księgowy | |
|---|---|---|
| Gdzie są faktury | W sklepie | W programie, razem z resztą firmy |
| Dla kogo | Sprzedajesz tylko przez sklep | Sprzedajesz w kilku kanałach, księgowa pracuje w programie |
| Ryzyko | Aktualizacje wtyczki i WooCommerce | Zależność od zakresu integracji programu |
Droga 3: własna integracja z API KSeF
Ma sens wtedy, gdy gotowe rozwiązania nie pasują: sprzedajesz B2B z indywidualnymi warunkami, faktury powstają w kilku systemach naraz, potrzebujesz automatycznie pobierać faktury kosztowe albo masz sklep na zamówienie, a nie WooCommerce. Wtedy integracja to osobny moduł z pełną kontrolą: kolejką, logiem wysyłek i powiadomieniami.
Najważniejsze: sprzedaż nie może stanąć
Dobra integracja działa tak:
- Zamówienie opłacone. Sklep tworzy fakturę z danych zamówienia.
- Wysyłka do KSeF. Faktura trafia do systemu, sklep zapisuje numer KSeF przy zamówieniu.
- KSeF nie odpowiada? Faktura czeka w kolejce i wysyła się ponownie, klient kupuje normalnie.
- Odrzucenie. Powiadomienie do Ciebie z powodem błędu, a nie cisza.
Testuj integrację najpierw na środowisku testowym Ministerstwa Finansów, dopiero potem przełączaj na produkcję. Jeśli przy okazji rozważasz zmianę platformy, porównanie znajdziesz w tekście Shopify, WooCommerce czy sklep na zamówienie.
Najczęstsze pytania
Czy darmowa wtyczka do KSeF wystarczy?
Może wystarczyć przy prostej sprzedaży. Sprawdź, czy obsługuje aktualną schemę, korekty i ponawianie wysyłki oraz kto ją aktualizuje, gdy zmienią się przepisy lub API.
Czy muszę wysyłać do KSeF faktury dla osób prywatnych?
Zasady dla faktur konsumenckich różnią się od faktur między firmami. Ustal to z księgowym dla swojego modelu sprzedaży, zanim skonfigurujesz wtyczkę.
Co jeśli wtyczka przestanie działać po aktualizacji WooCommerce?
Dlatego aktualizacje warto robić najpierw na kopii sklepu, a integrację monitorować. W abonamencie opieki robię to za klienta, razem z kopiami zapasowymi i testami po aktualizacji.
Pierwotnie opublikowane na siteflow.digital. Autor: SiteFlow, Bydgoszcz.
Top comments (0)