Resumo: Remote, Office Not Required

Introdução

Na V360, incentivamos nosso time a se desenvolver no campo pessoal e profissional através da leitura. Como trabalhamos a distância, na ferramenta que nos comunicamos no dia a dia, separamos um canal para compartilharmos e batermos um papo sobre: livros.

Remote: Office is not Required foi um dos livros em destaque. E o tema principal dele se conecta com a empresa, pois tivemos que nos reinventar no início da pandemia em 2020, adotando o trabalho remoto.

E aqui, enxergamos que esse modelo veio para ficar. Nosso time é composto por mais de 60 pessoas espalhadas pelo Brasil, acreditamos que nós rompemos muitas barreiras e nos desenvolvemos cada vez mais, trabalhando de onde quisermos.

E por isso, resolvi trazer aqui uma resenha sobre o Remote: Office is not Required, selecionando alguns capítulos que chamaram minha atenção nesta leitura.

Resumo

Positivos:

Trabalho remoto não foi adotado antes por falta de tecnologia, mas com o avanço da internet não existe mais desculpas.

Além do mal para saúde e meio ambiente, um colaborador perde em média 400 horas se locomovendo para/do trabalho.

A hora que os colaboradores mais produzem são as horas sem interrupção. Ter uma cultura de trabalho assíncrona e com horário realmente flexível é importante para produtividade.

Trabalho remoto permite às pessoas trabalharem do lugar que mais se adeque ao seu estilo de vida.

É possível achar talento em qualquer lugar.

Trabalho remoto não é sobre reduzir custos. É sobre ter colaboradores com qualidade de vida, onde desperdiçam menos tempo com o que não importa. Além disso, o trabalho remoto também economiza dinheiro tanto da empresa com redução de custo do escritório, quanto dos colaboradores com transporte e alimentação.

Não é tudo ou nada. As empresas podem continuar tendo escritório, eles só não podem ser obrigatórios. Alguns colaboradores/funções vão continuar preferindo se reunir no escritório por motivos diversos.

Negativos:

As vezes nos sentimos perdidos sem poder estar na mesma sala dos nossos colegas para “trocar uma ideia”. Usar a tecnologia a favor, como vídeo conferência e transmissão de tela, ajuda nesse ponto.

Trabalhar fora de sincronização com seus colegas, apesar de ajudar na diminuição da interrupção, gera uma necessidade de ser mais organizado para evitar procrastinação. “Sometimes, distractions can actually serve a purpose. Like the proverbial canary in the coal mine, they warn us—when we feel ourselves regularly succumbing to them—that our work is not well defined, or our tasks are menial, or the whole project we’re engaged in is fundamentally pointless.”

Dificuldades a serem superadas

A segurança no escritório é mais controlada (até certo ponto). É completamente possível fazer políticas de segurança que se adequem ao trabalho remoto, algumas dicas:

1. Criptografar o disco
2. Travar a tela depois de 10 minutos de inativação
3. Sempre usar HTTPS
4. Colocar senhas nos celulares
5. Gerar uma senha diferente para cada site
6. Ligar autenticação de dois fatores sempre que possível

Notas do Victor: “As dicas são bem básicas e estão contidas na nossa política de segurança, mas tem outras coisas que também podemos fazer para nos deixar mais seguros. Recomendo todos relerem a nossa política de tempo em tempo e acompanhar a newsletter de segurança”.

Estar disponível para o cliente com sistema de horário flexível é um desafio, mas que se resolve com o próprio time se organizando para isso. Talvez, para colaboradores que tenham a função primária de atender o cliente, esses terão que ter um horário mais regular.

Alguns trabalhos não podem ser feitos remotos. Nesse caso, esses colaboradores não terão esse benefício de trabalhar remoto. Não é porque você não pode (ainda?) fazer a vida de todos melhores, que vai forçar a vida de todos serem piores. Trabalhos diferentes tem necessidades diferentes. (Assim como existem salários diferentes, bônus diferentes, etc…).

Ter as respostas de maneira mais imediata é difícil trabalhando remoto. Bom, primeiro temos que reconhecer que nem todas as perguntas são igualmente urgentes. Criar canais diferentes para cada tipo de mensagem é importante, ter um canal para mensagens que podem esperar horas para serem respondidas (deveria ser 80% das mensagens), ter um canal que pode esperar minutos para as mensagens (19% das mensagens) e ter um canal de telefone vermelho (1% das mensagens).

Como colaborar remotamente

Ter no mínimo 4 horas de overlap com o time on-line ao mesmo tempo. Parece ser o tempo ideal para facilitar comunicação, criar um sentimento de time e ainda assim ter um tempo livre sem distrações.

Use ferramentas de compartilhamento de tela para melhorar a comunicação. Ver ainda é importante.

Use ferramentas de gravar a tela para mostrar as funcionalidades que está trabalhando ou os problemas que você encontrou. Fica mais fácil entender a feature/bug vendo do que lendo uma descrição.

A agenda do time, os documentos necessários e as discussões, devem estar sempre disponíveis para os outros colaboradores do time.

Tenha seu bebedouro de água virtual, onde as pessoas podem ir para espairecer. Pode parecer um desperdício de tempo, mas na verdade é um tempo bem gasto com os colegas de trabalho.

Mantenha todos no loop. É necessário manter as pessoas bem informadas para criar um fluxo de informações dentro da empresa, gerando a sensação de que estamos todos no mesmo barco.

Reuniões não são intrinsicamente ruins, elas são como o sal, algumas pitadas deixam o prato melhor, mas estraga a comida e a saúde se usada de mais. A maioria dos problemas deveria conseguir ser resolvido sem uma reunião. E lembre-se, não existe isso de reunião de 1 hora. Se você está em uma reunião de 1 hora com 5 pessoas, são 5 horas investidas naquela reunião. O problema tem que valer esse investimento.

Sobre gerenciamento, ele continua sendo importante. Porém, para funcionar bem no trabalho remoto é necessário que o time mantenha os status atualizados e o gerente acredite neles, para não precisar interromper as pessoas perguntando como as coisas estão indo.

O isolamento é um problema no trabalho remoto. Por mais que a comunicação flua bem através dos canais digitais, as pessoas ainda precisam de pessoas reais. Um aprendizado do livro é que essas interações com pessoas reais não precisam vir de colegas de trabalho, pode ser seu cônjuge, filho(a), vizinhos e amigos, passe o tempo extra ganho no trânsito com eles.

Se você contratou pessoas que gostam do trabalho que fazem, é mais provável que elas trabalhem mais remoto do que menos, esticando o dia de trabalho para 10~12 horas. É necessário dobrar a atenção com burnouts, e a melhor forma de fazer isso é criar a cultura de expectativas razoáveis.

Incentive os colaboradores a se movimentarem e serem saudáveis. A saúde deles é muito importante para a empresa.

Com os clientes, é importante gerar confiança desde o início e deixar claro que o trabalho é remoto. Além disso, é preciso redobrar a atenção nas respostas com eles, responder e-mails, mensagens e retornar telefonemas se tornam primordiais. A distância causa ansiedade e temos que manter o contato para diminuir a mesma. E por último, mostre o progresso, quanto mais progresso a ser mostrado, melhor.

Trabalhar remotamente permite às pessoas se mudarem e continuarem na empresa.

Contratação:

Habilidades sociais são mais importantes remotamente do que socialmente. Principalmente a habilidade de escrever.

Desafios com casos reais são melhores do que desafios inventados para medir o fit com a empresa. Se está contratando um desenvolvedor, olhe código. Se está contratando alguém de Customer Success, olhe como essa pessoa responde dúvidas reais de clientes.

Pague salários iguais independente da onde a pessoa for. Pode parecer tentador pagar salários menores para quem vive um custo de vida menor, mas se você tem condições de pagar salários melhores do que os salários locais de onde a pessoa mora, use isso para contratar os melhores daquele lugar, não brigar pelos medianos (aqui no sentido de estar na mediana mesmo).

Procure duas qualidades em novos colaboradores: Inteligência e “Gets things Done”.

Como já dito, a habilidade de escrever bem é primordial. Como a maioria dos argumentos e comunicação vão ser de forma escrita, escrever bem é um must have.

Tenha um teste prático no processo seletivo, nunca avalie um candidato só pelo currículo.

No fim, avalie a cultura. Você espera o resultado, mas convive com a pessoa, mesmo remotamente.

Gerenciando trabalho remoto

Não gerencie horário de trabalho, gerencie as entregas. Colocar as pessoas certas para fazer as coisas certas, dividir corretamente o trabalho, ajudar a superar problemas, etc. Esse deveria ser a forma correta de gerenciar o trabalho.

Se reúna presencialmente 2 vezes por ano pelo menos.

Aprenda com o gerenciamento de open source: projetos open source batem de frente com grandes empresas, com colaboração remota e assíncrona. Aprender com eles é fundamental. Algumas das suas características são: “Motivação intrínseca”, “Informações abertas”, “Encontros casuais ao vivo”.

Mantenha um ambiente em que não diferencie profissionais que trabalham remoto dos que trabalham presencial.

Faça reuniões de 1:1 frequentemente, uma vez a cada poucos meses pelo menos.

Remova empecilhos, trabalhar assíncrono significa que nem sempre você vai poder contar com a pessoa na hora que você precisa. Por isso, quanto menos você precisar melhor.

Empodere as pessoas e crie um ambiente de confiança para que elas consigam tomar as decisões sem terem medo.

Ter cuidado com a sobrecarga mais do que com a carga de menos trabalho. Se você contratou correto é um problema muito mais provável de ocorrer. Lembre-se que você está em uma maratona, não em uma sprint.

Use a escassez a seu favor. Como conversas cara a cara (video chat) vão ser menos frequentes, elas vão ter mais valor. Use ela para passar os recados mais importantes.

O dia a dia de um trabalhador remoto

Crie uma rotina, é muito fácil se perder nas horas trabalhando remoto e não conseguir separar trabalho do dia a dia. Ter as suas roupas de trabalho e roupas de não trabalho, pois mudar de roupa ajuda você também a delimitar quando está trabalhando. E se possível, tenha um local para trabalho separado e/ou delimite locais onde o trabalho é proibido (dica, seu quarto).

Trabalho remoto não precisa ser tudo ou nada, você pode passar alguns dias no escritório e alguns dias em casa, ou mesmo parte do dia em casa e parte do dia no escritório. Trabalho remoto é sobre flexibilidade.

Tenha um computador separado para trabalhar do seu computador para diversão.

Se ajudar, busque um local de trabalho perto da sua casa, um coffee shop ou um coworking.

Seja sincero sobre o que está tirando sua motivação. Motivação é algo que vem de dentro, dificilmente as outras pessoas da equipe vão saber os motivos da sua falta de motivação do que você mesmo. Se expressar é importante para resolver o problema.

Se permita trabalhar em viagens (não durante as férias), mas use a liberdade do trabalho remoto para conhecer lugares novos.

Passe tempo com sua família.