Como simplifiquei um processo em Museologia com uma solução digital

1. Contexto e problemática

Durante a graduação em Museologia, participei da disciplina Tópicos Especiais em Museografia, que envolvia a prática de conservação de obras de arte. Parte essencial da atividade era o preenchimento de fichas catalográficas contendo detalhes do processo de limpeza e conservação das peças.

O método adotado até então apresentava diversos desafios:

• As fichas eram físicas ou digitalizadas de forma despadronizada.
• Os alunos preenchiam manualmente e, depois, enviavam imagens por e-mail separadamente.
• A professora precisava revisar documentos soltos e organizá-los.
• A instituição recebia os registros de maneira fragmentada e pouco eficiente.
• Além disso, a turma era composta por perfis diversos, com diferentes níveis de familiaridade com ferramentas digitais.

Esse processo gerava retrabalho, perda de tempo e dificultava o arquivamento sistemático das informações.

2. Surgimento da ideia

Diante desse cenário, e trazendo minha bagagem como UX Designer, identifiquei a oportunidade de simplificar o fluxo de trabalho de forma acessível para todos os envolvidos.

A proposta foi criar um template padronizado no Google Docs, que os alunos poderiam duplicar e preencher com base em instruções claras inseridas como comentários ao longo do documento. Essa escolha levou em conta:

• A familiaridade da maioria com editores de texto simples.
• A necessidade de anexar imagens diretamente no arquivo.
• A facilidade de revisão posterior pela professora.

Após o preenchimento por todos os alunos, os documentos foram organizados em ordem numérica em um único arquivo. Essa versão consolidada foi então revisada pela professora e enviada à instituição responsável por e-mail — de forma clara, padronizada e sem perda de informações.

3. Principais pontos de atenção

• Acessibilidade e inclusão: Escolhemos uma ferramenta conhecida e gratuita, para garantir que todos conseguissem participar, mesmo com níveis variados de habilidade digital.
• Padronização e usabilidade: O uso de comentários explicativos no próprio template garantiu consistência nas informações e facilitou o preenchimento.
• Organização e fluxo final: A consolidação manual dos documentos otimizou a revisão da professora e melhorou a entrega para a instituição — agora em um formato limpo, completo e digitalizado.

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O que eu aprendi com essa experiência

Mesmo em ambientes não-digitais, os princípios de UX são aplicáveis e fazem diferença. Essa experiência me ensinou que:

• Boas soluções não precisam ser complexas, mas adaptadas à realidade dos usuários.
• Observar as dores reais e criar soluções simples pode impactar positivamente diversos perfis.
• Comunicação clara e fluxos acessíveis aumentam a adesão — mesmo fora do contexto tradicional de produtos digitais.