Карточки сделок и лидов в Битрикс24: наводим порядок, пока не стало поздно

Карточка сделки — это экран, в который сотрудники заходят десятки раз в день. И если она захламлена, бизнес теряет данные, время и деньги. В этой статье разбираем, как навести порядок в карточках CRM, пока хаос не стал необратимым.

Почему карточка превращается в свалку

Мебельная компания. Производственный цикл: замер, проектирование, закупка, производство, доставка, монтаж. В карточке сделки — 120 полей. Часть в разделе «О сделке», часть в «Дополнительно», часть вообще непонятно где. Менеджеры не заполняют половину — не знают, какие поля их, а какие чужие. Проектировщики ищут чертежи по всей карточке. Руководитель тратит по 20 минут на сделку, чтобы понять, что происходит.

Это не единичный случай. В каждой второй компании, переросшей стадию «позвонил — записал», карточка со временем превращается в хаос: дубликаты полей, непонятные названия, скрытые блоки, которые кто-то когда-то зачем-то создал.

Два названия одного поля: главная ловушка

Название поля в карточке и название в общем реестре полей — это две разные сущности. Битрикс24 не синхронизирует их автоматически. Переименовали поле прямо из карточки — удобно, быстро. Но в реестре осталось старое название.

Реальная ситуация: в карточке сделки поле называется «Стоимость материалов», а в общем списке — «Сумма». Интегратор настраивает бизнес-процесс, подставляет поля из реестра и не может найти «Стоимость материалов». Перебирает десятки полей вручную, гадает.

В проекте для мебельной компании мы нашли больше 15 таких расхождений. Поле «Комментарий» в разделе «Производство» оказалось номером заказа фурнитуры. «Тип комиссии» — уровнем сотрудничества. А часть полей была скрыта и годами не использовалась, но продолжала существовать в системе.

Что делать

1. Перед любой настройкой карточки сверьте названия в реестре с тем, что отображается в карточке
2. Переименовываете поле — делайте это в двух местах: в карточке и в общем списке полей
3. Неиспользуемые поля удаляйте, а не скрывайте. Скрытое поле остаётся в системе и может неожиданно вылезти в автосуммах, экспорте или интеграциях

Разные карточки для разных отделов

Сделка одна, но смотрят на неё разные люди с разными задачами. Менеджеру нужны контакты, стадия, суммы. Проектировщику — ссылки на замеры, ТЗ, эскизы. Закупщику — спецификация материалов, фабрики, номера заказов.

Битрикс24 позволяет создать несколько профилей карточки и привязать к ролям. На практике это три профиля:

• Менеджер по продажам: стоимость, способ расчёта, контакты, график платежей, договор
• Производство: проектировщики, замеры, спецификация, фабрики, согласование КД
• Монтаж и закрытие: ответственные, даты, акты, рекламации, взаиморасчёты

Каждый видит свои поля в своём порядке. Чужого нет, своё не пропустишь.

Обязательные поля на этапах воронки

Движение по воронке часто пробуксовывает из-за неполных данных. Менеджер переводит сделку на следующий этап, а там пусто — нет ни спецификации, ни контактов, ни дат.

Привяжите обязательные поля к конкретным этапам. Без заполнения поле красное — мимо не пройдёшь. На этапе «КП выставлено» обязательно поле с датой КП. На этапе «Договор» — файл договора. На этапе «Производство» — номер заказа фабрики.

Итог

Внешний вид карточки — не косметика. Это инструмент, который либо помогает сотрудникам делать работу, либо мешает. Чтобы карточка работала на вас:

• Разделите поля по ролям через профили
• Синхронизируйте названия в карточке и реестре
• Привяжите обязательные поля к этапам воронки
• Удаляйте неиспользуемое, а не прячьте

Порядок в карточке — это порядок в данных. А порядок в данных — это управляемый бизнес.

Читать полностью на S-WEBS24