Смарт-процессы в Битрикс24: когда внутренний реестр документов можно вести без отдельной СЭД
Как организовать внутренний реестр входящих, исходящих документов и договоров на смарт-процессах Битрикс24: структура, нумерация, права, версии файлов и согласование.
Главная / Статьи / Смарт-процессы в Битрикс24 Вернуться к статьям Статьи 9 августа 2026 г. Смарт-процессы в Битрикс24: когда внутренний реестр документов можно вести без отдельной СЭД Договоры лежат в одной папке, входящие письма — в почте, сканы претензий — в задачах, а номер исходящего документа сотрудник ищет в таблице. Пока документов мало, такая схема держится на памяти нескольких людей. Затем появляется второй отдел или ещё одно юридическое лицо, и одинаковые номера, потерянные версии и неподписанные файлы становятся обычным делом. Для внутреннего реестра не всегда нужна отдельная система электронного документооборота. Такой реестр можно настроить в Битрикс24: создать карточку документа, разделить документы по воронкам, задать нумерацию и права, подключить шаблоны и согласование. Он работает и для документов, которые не связаны со сделками. Смарт-процесс подходит для учёта документов и работы с ними, но не заменяет юридически значимый ЭДО, КЭДО, квалифицированную электронную подпись и архив с регламентированным сроком хранения. Что такое смарт-процесс в Битрикс24 Смарт-процесс — это настраиваемая сущность CRM. Для неё можно создать собственную карточку и поля, включить воронки и стадии, задать права, связать элементы со сделками и другими сущностями, а затем добавить роботов или бизнес-процессы. Поэтому тот же механизм используют не только для документов, но и для рекламаций, закупок, заявок юридическому отделу, объектов недвижимости и других внутренних процессов. В документообороте каждый элемент смарт-процесса соответствует конкретному документу. Карточка хранит реквизиты и связи, воронка определяет его вид, стадии показывают состояние, а автоматизация выполняет проверяемые действия: присваивает номер, ставит задачу, отправляет уведомление или создаёт связанную карточку. Когда документооборот в Битрикс24 стоит отделить от сделок Документ не всегда появляется в продаже. Организация получает письма от госорганов, ведёт претензионную переписку, заключает хозяйственные договоры, регистрирует доверенности и обменивается документами с поставщиками. Привязывать всё это к фиктивным сделкам неудобно: воронка продаж засоряется, поля из карточек начинают смешиваться, а права менеджеров оказываются слишком широкими для юридических документов. Отдельный процесс стоит создать, если есть хотя бы два из этих условий: документы существуют независимо от лидов и сделок; для них нужна собственная нумерация; с файлами работают разные отделы или юридические лица; надо видеть статус подготовки и согласования; после регистрации документа часть данных нельзя менять; один входящий документ должен быть связан с ответом, договором, задачей или календарным событием. У смарт-процесса есть своя карточка, поля, воронки, стадии, канбан и права доступа. Битрикс24 также позволяет связывать его элементы со сделками, контактами и другими сущностями. Эти возможности описаны в официальной справке по смарт-процессам . Как устроить реестр документов на смарт-процессе Битрикс24 В
Top comments (0)