Когда в компании появляется больше одного отдела, настройки Битрикс24 перестают помещаться в голове одного администратора. Кто кому подчиняется, кто видит чужие задачи, куда уходят отчёты. Всё это должно быть где-то описано, и за это отвечает раздел «Структура компании».
Оргсхема показывает отделы, руководителей, заместителей и сотрудников. По ней Битрикс24 автоматически добавляет подразделения в чаты и проекты, направляет отчёты руководителям и применяет права, назначенные целому отделу. Но сама по себе структура не выдаёт универсальный доступ к данным. Права на CRM, Диск и КЭДО настраиваются отдельно. Связь появляется, когда роль назначена подразделению: после перевода сотрудника его набор прав может измениться, и это надо перепроверять.
По нашей практике большинство проблем с правами на порталах клиентов возникают не из-за ошибок в настройках, а из-за того, что структуру меняли без проверки доступов. Назначили руководителя, а согласования не передали. Добавили совместителя, а он остался в лишнем чате. Перевели менеджера, а его старые сделки повисли без ответственного.
Сначала отделы, потом приглашения
Типичная ошибка — пригласить всех сотрудников, а отделы создавать потом. Подчинённость и права приходится исправлять вручную у каждого профиля. Правильный порядок обратный: отделы с руководителями, затем приглашения.
Пригласить человека можно по ссылке, e-mail или СМС, в мобильном приложении ещё и по QR-коду. Отдел выбирается сразу, чтобы после регистрации сотрудник попал в нужное подразделение. По умолчанию приглашения могут отправлять все пользователи; администратор ограничивает это через «Сотрудники → Структура компании → Меню → Права доступа к отделам».
Есть режим «Не отправлять приглашение»: человек попадает в структуру, но не получает доступа на портал. Подходит тем, кому не нужно заходить в Битрикс24.
Перевод и совместительство
В структуре два режима: «Перевести из других отделов» и «Добавить как совместителя». Перевод убирает сотрудника из прежних отделов, вместе с участием в чатах и проектах, куда отдел добавлен целиком. Совместительство оставляет его во всех указанных подразделениях.
Перед переводом выясните, какие задачи и элементы CRM закреплены за сотрудником, и назначьте новых ответственных. Пример из статьи: менеджер уходит из региональных продаж в отдел ключевых клиентов, две старые сделки остаются у неё, остальные передаются коллегам.
Увольнение: данные остаются, ответственность — нет
Увольнение закрывает доступ к порталу, но не передаёт работу. Задачи и элементы CRM требуют отдельных действий: новых ответственных назначают через списки лидов, сделок и контактов. Отдельная тема — вебхуки. Битрикс24 предложит отключить интеграции или сохранить их на системном пользователе. Сохранённый вебхук продолжает давать доступ по своей ссылке, поэтому решение принимает ответственный за безопасность, а не кадровик в одиночку.
Массовая передача задач существует: она применяется к результатам текущего фильтра. Сначала проверьте отбор, иначе передадите лишнее.
Роли в структуре и роли в инструментах
Назначение руководителем в структуре не даёт автоматически полный доступ к CRM или Диску. Это разные настройки. Если у пользователя несколько ролей, при пересечении применяются более широкие права, поэтому лишнее назначение незаметно расширяет доступ.
После каждого кадрового изменения проверяем четыре вещи: руководитель видит нужных подчинённых, отчёты и согласования приходят действующему руководителю, права отдела соответствуют обязанностям, чаты и проекты не открывают лишние материалы.
С чего начать
Полная структура нужна компаниям с несколькими отделами и разными правами. Небольшой команде с одинаковым доступом хватит простой схемы. Начинайте с таблицы сотрудников: имя, контакты, основной отдел, совместительство, нужные инструменты и объекты для передачи при увольнении. Дальше — отделы, контрольная группа, проверка прав, и только потом массовое приглашение.
Top comments (0)