Overname backoffice

Overname en uitbesteding van logistieke backofficeprocessen

DataMondial ondersteunt logistieke dienstverleners bij het overnemen en uitbesteden van complexe logistieke backofficeprocessen. Met gespecialiseerde medewerkers verzorgen wij grote volumes aan administratieve en operationele werkzaamheden, zodat interne teams worden ontlast en logistieke processen continu kunnen doorgaan.

Voor een grote logistieke dienstverlener met kantoren in Europese zeehavens heeft DataMondial een groot deel van de dagelijkse backofficeactiviteiten overgenomen. Een vast team verwerkt de werkzaamheden volgens de processen, systemen en kwaliteitsrichtlijnen van de opdrachtgever. Hierdoor beschikt de organisatie over structurele capaciteit, ook bij grote volumes en beperkte interne personeelscapaciteit.uden.

Overname logistieke backoffice

Binnen internationale logistiek bestaan veel processen uit grote hoeveelheden terugkerende administratieve werkzaamheden. Denk aan shipping instructions, import orders, Track & Trace-controles, transportfacturen, treinboekingen en containeradministratie.

DataMondial heeft voor deze opdrachtgever een dedicated team ingericht dat verantwoordelijk is voor de dagelijkse verwerking en opvolging van verschillende logistieke processen. Een dedicated supervisor coördineert het team en bewaakt de kwaliteit, voortgang en continuïteit.

Het team verwerkt onder andere:

• meer dan 26.000 shipping instructions;
• 9.000 import orders;
• 20.000 Track & Trace checks;
• 150.000 transport invoice checks;
• 5.000 train bookings;

meer dan 80.000 container repair approvals.
Het doel was duidelijk: een stabiele en schaalbare logistieke backoffice creëren waarmee de opdrachtgever interne capaciteit kan ontlasten en tegelijkertijd grote procesvolumes betrouwbaar kan verwerken.

De uitdaging

Logistieke organisaties verwerken dagelijks grote hoeveelheden orders, documenten, controles en administratieve gegevens. Wanneer deze processen volledig door interne medewerkers worden uitgevoerd, kan dit veel tijd en capaciteit vragen.

De opdrachtgever had te maken met verschillende uitdagingen:

• grote dagelijkse volumes aan logistieke processen;
• veel terugkerende administratieve werkzaamheden;
• beperkte beschikbaarheid van geschikt logistiek personeel;
• moeilijkheden bij het vinden en behouden van gespecialiseerde medewerkers;
• behoefte aan constante verwerking en opvolging;
• druk op de beschikbare interne capaciteit;
• behoefte aan continuïteit bij grote hoeveelheden dossiers en transacties.

Vooral tijdens drukke periodes kan een tekort aan capaciteit leiden tot extra werkdruk en vertragingen binnen logistieke processen.

De organisatie zocht daarom een betrouwbare partner die structureel een deel van de logistieke backoffice kon overnemen, zonder dat dit ten koste zou gaan van kwaliteit, controle of continuïteit.

Onze aanpak

DataMondial heeft een vast logistiek backoffice team ingericht dat verantwoordelijk is voor de dagelijkse verwerking van de afgesproken werkzaamheden.

Een dedicated supervisor zorgt voor de coördinatie van het team en bewaakt de voortgang, kwaliteit en continuïteit van de processen.

De werkzaamheden omvatten onder andere:

• verwerken van shipping instructions;
• verwerken van import orders;
• uitvoeren van Track & Trace-controles;
• controleren van transportfacturen;
• verzorgen van train bookings;
• verwerken van container repair approvals;
• verwerken en opvolgen van logistieke dossiers;
• uitvoeren van overige administratieve en operationele backofficewerkzaamheden.

De werkzaamheden worden uitgevoerd volgens vaste procedures en duidelijke werkinstructies. Hierdoor kunnen grote volumes structureel worden verwerkt en blijft het proces overzichtelijk en controleerbaar.

Door te werken met een vast team blijft kennis behouden binnen het proces. De opdrachtgever hoeft hierdoor niet voortdurend nieuwe medewerkers te zoeken en op te leiden voor dezelfde werkzaamheden.

Wanneer volumes toenemen, kan DataMondial de beschikbare capaciteit bovendien flexibel opschalen. Hierdoor ontstaat een schaalbare oplossing die aansluit op de behoeften van internationale logistieke organisaties.

Het resultaat

Door de samenwerking met DataMondial beschikt de opdrachtgever over structurele ondersteuning voor grote hoeveelheden logistieke backofficeprocessen.

De resultaten zijn onder andere:

• betrouwbare verwerking van grote hoeveelheden logistieke dossiers;
• structurele ondersteuning van interne teams;
• meer capaciteit voor logistieke kernactiviteiten;
• continuïteit door een vast en gespecialiseerd team;
• minder afhankelijkheid van het werven en behouden van extra personeel;
• schaalbare ondersteuning bij grote procesvolumes;
• professionele opvolging en kwaliteitscontrole;
• efficiëntere verwerking van terugkerende administratieve werkzaamheden.

Door logistieke backofficeactiviteiten uit handen te nemen, helpt DataMondial organisaties hun operationele capaciteit beter te benutten. Interne medewerkers krijgen hierdoor meer ruimte voor klantcontact, planning, coördinatie en andere werkzaamheden die directe waarde toevoegen aan de organisatie.

_

“DataMondial zorgt voor structurele ondersteuning van onze logistieke backoffice. Door het vaste team kunnen we grote hoeveelheden administratieve processen betrouwbaar verwerken, ook wanneer de volumes toenemen. Hierdoor houden we onze processen stabiel en kunnen onze interne medewerkers zich richten op de werkzaamheden die voor onze organisatie de meeste waarde toevoegen.” — Operations Manager, Internationale Logistieke Dienstverlener
_

Ervaring en expertise in logistieke backoffice

DataMondial ondersteunt logistieke organisaties met complexe administratieve en operationele processen waarbij snelheid, nauwkeurigheid en continuïteit essentieel zijn.

Onze ervaring omvat onder andere:

• logistieke backoffice outsourcing;
• orderverwerking;
• shipping instructions;
• import orders;
• Track & Trace;
• transportfactuurcontroles;
• treinboekingen;
• containeradministratie;
• logistieke data-entry;
• documentverwerking;
• transportdocumentatie;
• algemene logistieke backoffice ondersteuning.

Door ervaring met grote procesvolumes begrijpt DataMondial hoe belangrijk een stabiele administratieve backoffice is voor de continuïteit van internationale logistieke processen.

Expertise DataMondial

DataMondial combineert gespecialiseerde medewerkers met efficiënte processen, kwaliteitscontrole en technologie.

Wij ondersteunen organisaties met:

• backoffice outsourcing;
• logistieke backoffice ondersteuning;
• dataverwerking;
• data-entry;
• documentverwerking;
• administratieve procesondersteuning;
• logistieke data-entry;
• procesondersteuning en kwaliteitscontrole.

Daarnaast combineren wij automatisering met menselijke expertise. Onze Human-in-the-Loop-aanpak zorgt ervoor dat processen efficiënt worden uitgevoerd en complexe uitzonderingen zorgvuldig door medewerkers worden gecontroleerd.

Als Nederlands bedrijf werkt DataMondial vanuit Europese nearshoring-faciliteiten in Roemenië. Hierdoor kunnen organisaties gebruikmaken van schaalbare capaciteit binnen de Europese Unie, met aandacht voor continuïteit, informatiebeveiliging en AVG/GDPR.

Hulp nodig bij het uitbesteden van uw logistieke backoffice?

Wilt u logistieke backofficeprocessen uitbesteden, uw interne teams ontlasten en zorgen voor meer capaciteit en continuïteit?

DataMondial helpt logistieke dienstverleners met betrouwbare en schaalbare oplossingen voor logistieke backoffice outsourcing, dataverwerking, data-entry en administratieve procesondersteuning..

Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw bedrijf? Bekijk onze diensten of neem contact met ons op.