Incentivar al cumplimiento

Incentivar al cumplimiento es la frase rompedora de día de hoy.

Como parte de mis actividades tuve que asistir a una reunión en donde se tenia que planear una estrategia para que las dependencias se comprometieran a la entrega de una serie de documentos que son importantes para su funcionamiento a mediano y largo plazo.

Lo interesante no fue esto, sino la persona a la cual nos acercamos para que esto fuera una realidad ya que en esa dependencia es la encargada de planear y gestionar que los objetivos de las demás se cumplan. La persona a cargo nos dio una masterclass de administración de proyectos y personas.

Lo que mas me sorprendió es que esta estrategia se tenia que unir a las demás que ya las dependencias están ejecutando pero sobre todo que se tenían que plantear metas realistas tomando en cuenta que estamos en el último trimestre del año y todos por consecuencia van a estar ocupados cerrando el mismo no solo con sus metas, sino que también con sus actividades diarias. Otra de las recomendaciones que menciono es que debemos de tomar en cuenta es el abrir un espacio para acompañar y supervisar el avance no delegar y confiar en que lo van hacer bien, porque internamente siempre se prioriza la operación antes que la documentación (¿dónde más he visto eso?), por lo que si se tiene que hacer una buena planeación definir las etapas, objetivos con fechas. Básicamente ser una guía para que las dependencias cumplan con sus requerimientos que exige la ley.

Y la frase que me encanto fue la de con esto vamos a incentivar al cumplimiento, creo que es una manera muy elegante de decir que sino cumples va haber problemas.

Tengo que mencionar que se creo un grupo de 3 dependencias que son las que deben de dirigir y coordinar que la generación de estos documentos se lleven a cabo sin hacer doble chamba porque algunos elementos que se generan en la dependencia 1 sirven para el documento que la dependencia 2 necesita.

Otro de los puntos que me gusto es que se le tiene que entregar al titular de la dependencia el estatus actual de los documentos junto con las recomendaciones del grupo de tres dependencias antes mencionadas para que él de seguimiento y solución a los detalles o problemas que se hayan encontrado, para que en última instancia el debe de autorizar la versión final, por lo que implícitamente el titular lo debe de bajar a sus subordinados y estar al tanto de como va ese tema. Ahora el compromiso ya no es a nivel dependencia sino a nivel persona, lo que involucra ya a un rostro del otro lado porque algo sale mal se puede incentivar a su cumplimiento de las tareas asignadas.

Ya para cerrar no lo dejo al aire nos dio un ultimátum para presentar estas etapas de coordinación para las dependencias con un máximo de tres semanas por que esto se debe de exponer directo a la gobernadora para que lo tenga en el radar y pueda tomar decisiones.

Tiempos, personas, tareas, seguimiento entre muchas otras cosas en eso consiste la administración de proyectos, siempre que piensas en gobierno se te viene la mente algo desorganizado y caótico. La gran mayoría de las veces es así pero hay personas dentro que están impulsando ideas geniales que muy probablemente pasen desapercibidas, pero que poco a poco están cambiando el rumbo de esta maquinaría vieja y anticuada llamada gobierno.