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Der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz: elektronische Pflicht, 30.000 Euro Bußgeld – und was jetzt zu tun ist

Das Thema Arbeitszeiterfassung hat in Deutschland seit dem BAG-Urteil vom September 2022 eine neue Dringlichkeit bekommen. Das Bundesarbeitsgericht stellte damals klar: Arbeitgeber sind bereits heute verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen – und zwar auf Basis einer unionsrechtskonformen Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes. Was fehlte, war eine konkrete gesetzliche Ausgestaltung. Genau diese soll nun der Referentenentwurf zur Novellierung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) liefern.

Was steht im Referentenentwurf – und was nicht?

Der Entwurf aus dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales sieht im Kern vor, dass Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch aufzeichnen müssen. Papier-Stundenzettel oder Excel-Listen sollen künftig nicht mehr als gesetzeskonforme Lösung gelten – zumindest nicht dauerhaft.

Wichtige Klarstellung für alle, die Vertrauensarbeitszeit befürchten abschaffen zu müssen: Vertrauensarbeitszeit bleibt grundsätzlich möglich. Das Modell, bei dem Beschäftigte ihre Lage und Verteilung der Arbeitszeit eigenverantwortlich gestalten, ist mit der Erfassungspflicht vereinbar – solange die Zeit trotzdem dokumentiert wird. Vertrauensarbeitszeit bedeutet künftig also nicht mehr „keine Aufzeichnung", sondern „Selbstaufzeichnung".

Übergangsfristen: Wer bekommt wie viel Zeit?

Ein wichtiger Punkt für IT-Verantwortliche und HR-Teams in kleinen und mittleren Unternehmen: Der Entwurf sieht gestaffelte Übergangsfristen vor, die sich nach Betriebsgröße richten.

Unternehmensgröße	Übergangsfrist (geplant)
> 250 Mitarbeitende	1 Jahr nach Inkrafttreten
50–250 Mitarbeitende	2 Jahre nach Inkrafttreten
< 50 Mitarbeitende (KMU)	bis zu 5 Jahre

Da das Gesetz frühestens 2026 in Kraft treten dürfte – der parlamentarische Prozess steht noch aus –, bedeutet das für viele KMU: Es besteht kein akuter Handlungsdruck, aber der strategisch richtige Zeitpunkt für die Systemauswahl ist jetzt, nicht kurz vor Ablauf der Frist.

Bußgelder bis 30.000 Euro: Was droht bei Verstößen?

Der Entwurf sieht Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß vor. Wer also systematisch keine oder mangelhafte Zeitaufzeichnungen führt, riskiert empfindliche Strafen. Für größere Unternehmen mit vielen Beschäftigten kann sich das schnell aufsummieren. Auch die EU-Arbeitszeitrichtlinie (Working Time Directive 2003/88/EG), auf die das BAG-Urteil 2022 maßgeblich gestützt ist, verlangt von den Mitgliedstaaten wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen.

Für IT-Manager bedeutet das konkret: Eine fehlende oder nicht revisionssichere Zeiterfassungslösung ist kein HR-Problem mehr – es ist ein Compliance-Risiko mit direktem Bezug zur Unternehmenshaftung.

Was „elektronisch" technisch bedeutet

Der Begriff „elektronisch" im Entwurf ist bewusst technologieoffen gehalten. Er schließt folgende Systeme ein:

• Webbasierte Zeiterfassungssoftware (browsergestützte Buchung)
• Mobile Apps mit GPS-Verifikation (relevant für Außendienst und Baustellen)
• Terminal-Lösungen an Büroein- oder -ausgängen per RFID/NFC
• Integrierte Lösungen in bestehende Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams oder Slack

Entscheidend aus technischer Sicht: Die Daten müssen manipulationssicher gespeichert, für Prüfungen durch Aufsichtsbehörden zugänglich und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Eine DSGVO-konforme Verarbeitung ist dabei keine Kür, sondern Pflicht.

Zutrittskontrolle und Zeiterfassung: Zwei Systeme, ein Terminal

Für Unternehmen, die ohnehin Zutrittskontrolle betreiben oder planen, bietet sich ein eleganter Ansatz: die Zusammenführung von Zutritts- und Zeiterfassungssystem. Wenn das Badge-in an der Bürotür gleichzeitig die Arbeitszeitbuchung auslöst, entfällt eine redundante Infrastruktur – und die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden steigt, weil kein zusätzlicher Schritt nötig ist.

TimeClock 365 geht genau diesen Weg: Das System kombiniert Arbeitszeiterfassung und Zutrittskontrolle in einer Plattform. Mitarbeitende buchen per RFID, NFC oder Apple/Google Wallet direkt am Tür-Terminal – ohne separaten Fingerabdruckscanner oder zusätzliche Stempeluhr. Gleichzeitig stehen Web-Client, mobile App, Microsoft Teams und Slack als Buchungskanäle zur Verfügung, was insbesondere für hybride Teams und den Außendienst relevant ist. GPS-Tracking und Geofencing decken dabei auch Baustellen und Außendienstmitarbeitende gesetzeskonform ab.

Aus IT-Sicht relevant: TimeClock 365 ist DSGVO-konform und ISO 27001 zertifiziert – zwei Anforderungen, die bei der Systemauswahl im DACH-Raum regelmäßig auf der Checkliste stehen.

Handlungsempfehlung für IT-Manager und HR-Verantwortliche

1. Bestandsaufnahme jetzt: Welche Zeiterfassungssysteme sind im Einsatz? Sind sie revisionssicher und elektronisch im Sinne des Entwurfs?
2. Übergangsfrist kennen: In welche Größenklasse fällt das Unternehmen? Die Frist bestimmt den Planungshorizont.
3. Systemauswahl vorziehen: Wer jetzt evaluiert, hat Zeit für saubere Rollouts, Betriebsratsanhörungen (§ 87 BetrVG!) und Schulungen.
4. Zutrittskontrolle mitdenken: Wer sowieso ein Zutrittssystem betreibt oder einführt, sollte prüfen, ob eine Kombilösung Kosten und Aufwand spart.
5. DSGVO-Dokumentation sicherstellen: Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutzfolgenabschätzung und Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter prüfen.

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