tags: [microsoft-teams, hr-technology, attendance, devops]
Microsoft Teams Üzerinden Mesai Takibi Nasıl Kurulur? BT Yöneticisi için Adım Adım Yapılandırma Kılavuzu
Türkiye'deki çoğu şirkette çalışanlar zaten Microsoft Teams'te vakit geçiriyor; toplantı planlıyor, dosya paylaşıyor, departmanlar arası yazışıyor. Peki aynı arayüzü personel devam takibi için de kullanabilir misiniz? Teknik açıdan yanıt net: evet — doğru sistemi entegre ettiğinizde Teams, ayrı bir PDKS terminali ya da ek bir uygulama gerektirmeden tam işlevli bir mesai takip kanalına dönüşüyor.
Bu kılavuzda, Teams üzerinden mesai takibini sıfırdan nasıl yapılandıracağınızı; uygulama kurulumundan yetki yönetimine ve kullanıcı onboarding sürecine kadar adım adım ele alacağız.
Ön Koşullar
Kuruluma geçmeden önce aşağıdaki gereksinimleri karşıladığınızdan emin olun:
- Microsoft 365 lisansı: Teams'in uygulama mağazasını (App Store) açabilmek için en az Microsoft 365 Business Basic gereklidir.
- Teams Yönetici Merkezi erişimi: Global Admin veya Teams Service Admin rolü.
- Azure Active Directory (Entra ID) tenant: Kullanıcı kimlik doğrulaması bu servis üzerinden yapılır.
- Entegre edilecek PDKS/devam takip çözümü: Örneğin TimeClock 365 gibi Teams entegrasyonunu yerel olarak destekleyen bir platform.
4720 sayılı İş Kanunu çerçevesinde işverenler, çalışanların fiili çalışma sürelerini belgelemekle yükümlüdür. Teams tabanlı mesai takibi bu yükümlülüğü karşılayabilir; ancak kayıtların denetlenebilir ve değiştirilemez biçimde saklanması şarttır.
Adım 1 — Teams Yönetici Merkezinde Uygulama İzinlerini Açın
- admin.teams.microsoft.com adresine gidin.
- Sol menüden Teams uygulamaları → İzinler yolunu izleyin.
- "Üçüncü taraf uygulamalarına izin ver" seçeneğinin açık olduğunu doğrulayın.
- Belirli bir uygulamaya izin vermek için Belirli uygulamaları yönet bölümünden ilgili uygulamayı arayın, durumunu İzin Verildi olarak güncelleyin.
Not: Kiracı genelinde uygulama izni vermek yerine yalnızca ilgili departmanlara (örneğin İK ve Operasyon) kapsam belirleyebilirsiniz. Bu, hem güvenlik hem de KVKK uyumluluğu açısından önerilen yaklaşımdır.
Adım 2 — TimeClock 365'i Teams Uygulama Mağazasından Yükleyin
- Teams masaüstü istemcisini yönetici hesabıyla açın.
- Sol çubuktan Uygulamalar simgesine tıklayın.
- Arama kutusuna
TimeClock 365yazın. - Uygulama kartını açın, Ekle → Ekip veya sohbet için ekle seçeneğini seçin.
- Önce kendi hesabınıza, ardından bir pilot ekibe (örneğin BT departmanı) ekleyin.
Alternatif olarak, Yönetici Merkezi üzerinden uygulamayı tüm kiracıya zorunlu uygulama (pinned app) olarak dağıtabilirsiniz:
Teams Yönetici Merkezi → Teams uygulamaları → Kurulum ilkeleri → Global (kuruluş geneli) → Yüklü uygulamalar → Uygulama ekle
Bu yöntemle uygulama, kullanıcıların herhangi bir şey yapmasına gerek kalmadan Teams sol çubuğunda otomatik görünür.
Adım 3 — Azure AD Uygulama Kaydı ve SSO Yapılandırması
TimeClock 365, Azure AD / Entra ID üzerinden Single Sign-On (SSO) destekler. Kullanıcılar ayrıca bir şifre hatırlamak zorunda kalmaz.
- portal.azure.com → Uygulama kayıtları → Yeni kayıt
- Yönlendirme URI'si olarak TimeClock 365 belgelerinde belirtilen OAuth callback URL'sini girin.
-
API izinleri bölümünden şu delegated izinleri ekleyin:
User.ReadUser.ReadBasic.Alloffline_access
- Client ID ve Client Secret değerlerini kopyalayın; TimeClock 365 yönetici panelindeki Azure AD entegrasyon ekranına yapıştırın.
- Yönetici onayı verin (Grant admin consent).
Bu adımın ardından kullanıcılar Teams'teki TimeClock 365 sekmesinde şirket hesaplarıyla otomatik oturum açar.
Adım 4 — Yetki ve Rol Yapılandırması
TimeClock 365 yönetici panelinde rolleri şu şekilde tanımlayın:
| Rol | Yetkiler |
|---|---|
| Çalışan | Giriş/çıkış kaydı, kendi raporlarını görme |
| Yönetici | Ekip raporları, devamsızlık onayı, fazla mesai görüntüleme |
| İK Yöneticisi | Tüm raporlar, maaş bordrosu entegrasyonu, PDKS dışa aktarma |
| BT Yöneticisi | Entegrasyon ayarları, log erişimi, API yönetimi |
Azure AD güvenlik gruplarınızı bu rollerle eşleştirirseniz kullanıcı ekleme/çıkarma işlemleri otomatik senkronize olur; manuel müdahaleye gerek kalmaz.
Adım 5 — Kullanıcı Onboarding: Hızlı Başlangıç Akışı
Yaygın bir hata, teknik kurulum tamamlandıktan sonra kullanıcıları kaderine bırakmaktır. Aşağıdaki üç adımlık onboarding akışı benimsemeyi hızlandırır:
- Duyuru mesajı: Teams kanalına, uygulamanın ne amaçla kullanıldığını ve mesai girişinin nasıl yapılacağını açıklayan kısa bir mesaj gönderin.
- Bot komutu hatırlatıcı: TimeClock 365'in Teams botu, çalışanın mesai başlatmayı unutması durumunda otomatik hatırlatma mesajı gönderebilir. Bu özelliği Bildirim Ayarları bölümünden etkinleştirin.
- İlk hafta kontrolü: Yönetici panelindeki "Eksik Giriş" raporunu günlük inceleyerek sorun yaşayan kullanıcıları erken tespit edin.
Neden Yalnızca Teams Yeterli Değil?
Teams yalnızca ofis içi masa başı çalışanlar için iyi bir mesai giriş noktasıdır. Saha çalışanları, üretim katı personeli veya vardiyalı çalışanlar için ek kanallar gerekir. TimeClock 365, tek bir sistem üzerinden web, mobil uygulama, Slack, kapı terminali ve GPS tabanlı coğrafi sınır ile çalışır; böylece tüm çalışan profillerini aynı veri havuzunda birleştirir. RFID/NFC ve Apple/Google Wallet desteği sayesinde kapı geçişi de aynı anda mesai kaydına dönüşür — ayrı bir PDKS cihazına gerek kalmaz.
Kurulum Sonrası Kontrol Listesi
- [ ] Teams Yönetici Merkezinde üçüncü taraf uygulama izni açık
- [ ] Uygulama ilgili gruplara zorunlu (pinned) olarak atandı
- [ ] Azure AD SSO bağlantısı test edildi
- [ ] Roller ve departman eşleşmeleri yapılandırıldı
- [ ] Bot hatırlatmaları etkinleştirildi
- [ ] İlk hafta "Eksik Giriş" raporu takibe alındı
- [ ] KVKK kapsamında çalışanlar yazılı olarak bilgilendirildi
Bu kurulumu kendiniz test etmek istiyorsanız TimeClock 365'i 14 gün ücretsiz deneyin — kredi kartı gerekmez, kurulum beş dakika içinde tamamlanır.
Top comments (0)