Từ Sổ Tay Đến Dashboard: Cách Tôi Dùng No-Code Để Quản Lý Tiệm Sửa Chữa

#nocode #productivity #automation #webdev

Chào mọi người trên DEV,

Tôi là Đạt, chủ một tiệm sửa chữa điện lạnh nhỏ tại Việt Nam. Công việc hàng ngày của tôi không phải là viết code, mà là xử lý các mạch điện, máy nén và các sự cố của máy lạnh, tủ lạnh. Nhưng hôm nay, tôi muốn chia sẻ một câu chuyện "tech" theo cách riêng của mình: câu chuyện về việc tôi đã thoát khỏi mớ sổ sách ghi chép hỗn loạn để xây dựng một hệ thống quản lý công việc hiệu quả chỉ bằng các công cụ no-code.

Vấn đề: "Mắc kẹt" trong những trang giấy

Trước đây, "trung tâm điều hành" của tôi là một cuốn sổ tay và chiếc điện thoại. Quy trình làm việc như sau:

Khách hàng gọi đến, tôi ghi vội tên, địa chỉ, tình trạng hỏng hóc vào sổ.
Tôi xem lịch rồi hẹn ngày sửa chữa.
Tôi điều phối thợ kỹ thuật (đôi khi là chính mình) đến địa chỉ đó.
Hoàn thành xong thì gạch tên khách hàng đi.

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế là một thảm họa: sót lịch hẹn, ghi sai địa chỉ, không nhớ khách hàng này đã từng sửa gì trước đây, và hoàn toàn không có cái nhìn tổng quan về công việc trong tuần.

Giải pháp: Xây dựng một "trung tâm điều hành" số

Tôi biết mình cần một giải pháp công nghệ, nhưng tôi không phải là lập trình viên. Sau khi tìm hiểu, tôi quyết định thử nghiệm với Airtable (các bạn cũng có thể dùng Notion, Google Sheets,...) để xây dựng một hệ thống quản lý cho riêng mình.

Đây là cách tôi thiết lập nó:

1. Thiết lập Cơ sở dữ liệu (Database)

Tôi tạo ra 3 bảng chính để quản lý toàn bộ thông tin:

[Khách Hàng]: Lưu thông tin khách hàng thân thiết.
[Công Việc]: Nơi quản lý từng yêu cầu sửa chữa.
[Thợ Kỹ Thuật]: Danh sách nhân viên và chuyên môn.

Đây là cấu trúc của bảng [Công Việc] quan trọng nhất:

- ID Công Việc (Kiểu Auto-number)
- Tình Trạng (Kiểu Single Select: Mới tiếp nhận | Đang xử lý | Đã hoàn thành | Đã hủy)
- Chi tiết sự cố (Kiểu Long text)
- Link tới [Khách Hàng] (Kiểu Link to another record)
- Thợ phụ trách (Kiểu Single Select: Tên thợ 1, Tên thợ 2...)
- Ngày hẹn (Kiểu Date)

2. Tạo Form Tiếp Nhận Yêu Cầu Tự Động 👩‍💻

Thay vì nhận cuộc gọi và ghi tay, tôi tạo một Airtable Form và gắn nó lên trang web của mình. Giờ đây, khách hàng có thể tự điền thông tin yêu cầu. Dữ liệu sẽ tự động được thêm vào bảng [Công Việc] với trạng thái là "Mới tiếp nhận".

Nó giống như một lệnh API POST mà không cần viết một dòng code nào!

3. Xây Dựng Dashboard Điều Phối (Kanban View) 📊

Đây chính là phần thay đổi cuộc chơi! Tôi đã dùng tính năng Kanban View của Airtable, sắp xếp các công việc theo cột "Tình Trạng".

Giờ đây, tôi có một bảng điều khiển trực quan:

Cột "Mới tiếp nhận": Các yêu cầu vừa được gửi đến.
Cột "Đang xử lý": Tôi chỉ cần kéo-và-thả một công việc vào đây và giao cho một thợ kỹ thuật.
Cột "Đã hoàn thành": Công việc đã xong, chờ thanh toán.

Nó cho tôi một cái nhìn tổng quan chính xác về mọi thứ đang diễn ra, ai đang làm gì, việc nào cần ưu tiên.

Kết quả: Từ "hỗn loạn" đến "hiệu quả"

Hệ thống đơn giản này đã thực sự thay đổi cách mà Điện Lạnh Đất Cảng vận hành.

Không còn sót việc: Mọi yêu cầu đều được ghi nhận và theo dõi.
Chuyên nghiệp hơn: Việc quản lý thông tin khách hàng và lịch sử sửa chữa giúp tôi phục vụ họ tốt hơn trong những lần tiếp theo.
Tiết kiệm thời gian: Giảm thiểu thời gian ghi chép và điều phối thủ công.

Tôi muốn chia sẻ câu chuyện này để cho thấy rằng, đôi khi những giải pháp công nghệ không cần phải quá phức tạp. Với những công cụ no-code và tư duy hệ thống, bất kỳ ai cũng có thể "lập trình" lại quy trình làm việc của mình để trở nên hiệu quả hơn.

Cảm ơn các bạn đã đọc!