Warum Unternehmen bei der Auswahl von Projektmanagement-Software nicht nur auf Funktionen achten sollten – sondern auch auf Anbieter, Infrastruktur, Datenhoheit und tatsächlich geleistete Arbeit
Trello, Asana, Monday.com, Jira und Microsoft Planner gehören in vielen Unternehmen zum digitalen Arbeitsalltag. Diese Plattformen helfen Teams dabei, Aufgaben zu organisieren, Termine zu koordinieren und den Fortschritt von Projekten transparent zu machen.
Gleichzeitig enthalten Projektmanagementsysteme häufig sensible Unternehmensinformationen – darunter Kunden- und Projektdaten, interne Abstimmungen, Verantwortlichkeiten, Budgets, Fristen, Dokumente und strategische Planungen.
Damit wird die Auswahl einer Projektmanagement-Software zu einer wichtigen unternehmerischen Entscheidung.
Neben Funktionsumfang, Bedienbarkeit und Kosten sollten Unternehmen zunehmend auch folgende Aspekte berücksichtigen:
- Wo hat der Softwareanbieter seinen rechtlichen Sitz?
- In welchem Land werden Unternehmensdaten gespeichert?
- Welche Infrastruktur- und Cloud-Anbieter werden eingesetzt?
- Welche Unterauftragnehmer haben Zugriff auf den Dienst?
- Können Daten vollständig exportiert werden?
- Kann die Software auf der eigenen Infrastruktur betrieben werden?
- Wie einfach wäre ein späterer Wechsel zu einem anderen System?
Ein aktueller Vergleich von t3n stellt MeisterTask, Zenkit, Tenzu und Focalboard als Alternativen zu etablierten US-Plattformen vor. Die Beispiele zeigen, dass europäische und quelloffene Lösungen durchaus konkurrenzfähige Ansätze bieten. Gleichzeitig wird deutlich, dass Begriffe wie „europäischer Anbieter“, „kostenlos“ und „unabhängig von US-Technologie“ nicht automatisch dasselbe bedeuten.
Digitale Souveränität erfordert einen genaueren Blick
Der rechtliche Sitz eines Softwareanbieters ist nur ein Faktor bei der Bewertung digitaler Souveränität.
Unternehmen sollten bei der Auswahl einer Projektmanagement-Plattform mindestens vier Ebenen prüfen:
- Wo hat der Anbieter seinen rechtlichen Sitz?
- In welchem Land werden die Daten gespeichert?
- Welche Infrastruktur- und Cloud-Anbieter werden eingesetzt?
- Können die Daten vollständig exportiert und die Software unabhängig betrieben werden?
Ein europäisches Softwareunternehmen kann seine Anwendung beispielsweise in einem deutschen Rechenzentrum betreiben und gleichzeitig auf die Infrastruktur eines US-amerikanischen Cloud-Anbieters zurückgreifen.
Eine solche Konstellation kann datenschutzkonform organisiert sein. Sie stellt jedoch weiterhin eine technische Abhängigkeit dar.
Digitale Souveränität entsteht daher nicht allein dadurch, dass sich Server innerhalb der Europäischen Union befinden.
Sie basiert vielmehr auf einer Kombination aus:
- Transparenz
- Kontrollierbaren Abhängigkeiten
- Offenen Schnittstellen
- Datenportabilität
- Möglichkeiten zum Eigenbetrieb
- Einer realistischen Ausstiegsstrategie
Für Unternehmen, die mit sensiblen Kunden-, Finanz- oder Strategiedaten arbeiten, können diese Faktoren genauso relevant sein wie der eigentliche Funktionsumfang einer Software.
MeisterTask: Einfacher Einstieg mit deutschem Hosting
MeisterTask wird von der deutschen MeisterLabs GmbH angeboten und konzentriert sich auf eine übersichtliche, visuelle Aufgabenverwaltung.
Die Kanban-orientierte Oberfläche erleichtert insbesondere kleineren Teams den Einstieg, da sich Projekte ohne umfangreiche Schulungen strukturieren lassen.
Der kostenlose Tarif umfasst aktuell unbegrenzt viele Aufgaben und Teammitglieder, ist jedoch auf drei Projekte und fünf Notizen begrenzt. Für erste Tests, einzelne Kundenprojekte oder kleinere Teams kann dies ausreichend sein.
Erweiterte Funktionen wie Automatisierungen, Zeitachsen, umfassende Berichte, Administrationsfunktionen und vollständiger API-Zugriff erfordern kostenpflichtige Tarife.
Nach Angaben des Anbieters werden die Daten in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt gespeichert.
MeisterTask: Preise und Hosting
Für Unternehmen, die eine leicht verständliche Alternative zu Trello oder Microsoft Planner suchen und gleichzeitig Wert auf einen deutschen Anbieter sowie einen deutschen Serverstandort legen, ist MeisterTask daher eine Option.
Zenkit: Umfangreiche Funktionen, aber nicht vollständig unabhängig von US-Infrastruktur
Zenkit stammt von der deutschen Axonic GmbH aus Karlsruhe und bietet deutlich mehr als ein klassisches Aufgabenboard.
Projekte können unter anderem in verschiedenen Ansichten dargestellt werden:
- Kanban-Boards
- Gantt-Diagramme
- Kalender
- Teamkommunikation
- Dateiverwaltung
- Automatisierungen
Damit eignet sich Zenkit auch für komplexere Projekte, bei denen unterschiedliche Planungsansichten und mehrere Teams zusammenarbeiten müssen.
Nach der aktuellen Preisstruktur ist die Plattform allerdings nicht dauerhaft kostenlos. Der kleinste reguläre Tarif beginnt bei 8 € pro Nutzer und Monat zuzüglich Umsatzsteuer. Zunächst steht eine 14-tägige Testphase zur Verfügung.
Auch die Bezeichnung „ohne US-Technologie“ erfordert eine differenzierte Betrachtung.
Zenkit speichert seine Daten in Frankfurt und hat mit AWS Luxembourg einen europäischen Vertragspartner. Technisch basiert der Betrieb jedoch auf Amazon Web Services.
Zenkit kann daher als deutsche Softwarelösung mit Datenhaltung in Deutschland bezeichnet werden, nicht jedoch als vollständig von US-Infrastruktur unabhängige Plattform.
Zenkit: Sicherheits- und Hostinginformationen
Diese Unterscheidung ist für Unternehmen relevant, die digitale Souveränität nicht nur anhand des physischen Speicherorts ihrer Daten bewerten möchten.
Tenzu: Vielversprechendes Open-Source-Projekt mit Entwicklungsrisiken
Tenzu ist ein europäisches Open-Source-Projekt, das digitale Projektteams mit Arbeitsbereichen, individuell konfigurierbaren Kanban-Boards und gemeinsamer Echtzeitbearbeitung unterstützt.
Aus Sicht der digitalen Souveränität sind insbesondere zwei Aspekte interessant:
- Der Quellcode ist offen zugänglich.
- Die Anwendung kann unabhängig betrieben werden.
Für den produktiven Einsatz sollten Unternehmen derzeit allerdings vorsichtig sein.
Das Projekt weist selbst darauf hin, dass die Software noch nicht produktionsreif ist und Entwicklungsversionen instabil sein können.
Tenzu eignet sich daher derzeit eher für:
- Pilotprojekte
- Tests
- Technische Evaluierungen
- Technisch erfahrene Organisationen, die sich aktiv an der Weiterentwicklung beteiligen möchten
Für geschäftskritische Kunden- und Entwicklungsprojekte sind der aktuelle Reifegrad und die langfristige Betriebssicherheit möglicherweise noch nicht ausreichend.
Das verdeutlicht einen wichtigen Grundsatz bei der Bewertung von Open-Source-Software: Der offene Quellcode allein bedeutet nicht automatisch, dass eine Lösung für den professionellen Unternehmenseinsatz geeignet ist.
Focalboard: Selbst betreibbar, aber nicht mehr gepflegt
Focalboard ist eine quelloffene und selbst betreibbare Alternative zu Tools wie Trello, Notion und Asana.
Die Software kann lokal oder auf der eigenen Infrastruktur betrieben werden. Dadurch erhalten Unternehmen grundsätzlich Kontrolle über ihre Daten und reduzieren ihre Abhängigkeit von einem zentralen Cloud-Dienst.
Das wesentliche Problem liegt jedoch in der laufenden Produktpflege.
Das eigenständige Focalboard-Projekt wird derzeit nicht mehr gepflegt. Für den geschäftlichen Einsatz entsteht dadurch ein erhebliches Betriebsrisiko, da Sicherheitslücken, Fehler und technische Inkompatibilitäten möglicherweise nicht mehr behoben werden.
Der Einsatz von Focalboard wäre daher nur für Organisationen sinnvoll, die über ausreichende interne Entwicklungs- und IT-Betriebskapazitäten verfügen, um die Software selbst zu betreuen.
Die übergeordnete Erkenntnis ist wichtig:
Open Source allein garantiert noch keine nachhaltige Unternehmenslösung.
Unternehmen sollten zusätzlich folgende Faktoren bewerten:
- Aktivität der Community
- Häufigkeit von Releases
- Sicherheitsupdates
- Langfristige Wartung
- Dokumentation
- Verfügbarer Support
- Internes Know-how
- Betriebliche Verantwortung
OpenProject als weitere europäische Alternative
Unternehmen, die gezielt nach einem deutschen Anbieter, Open-Source-Software und der Möglichkeit zum Eigenbetrieb suchen, sollten auch OpenProject betrachten.
Die kostenlose Community Edition kann mit unbegrenzt vielen Nutzern und Projekten auf der eigenen Infrastruktur betrieben werden. Sie wird aktiv weiterentwickelt und unterstützt sowohl klassische als auch agile Projektmanagementmethoden.
Der Anbieter stellt außerdem Cloud-Versionen mit Datenhaltung innerhalb der Europäischen Union und auf Wunsch in Deutschland bereit.
Damit verbindet OpenProject einen breiten Funktionsumfang mit vergleichsweise umfangreicher Kontrolle über Software und Daten.
Für Unternehmen, die europäische Projektmanagement-Software evaluieren, zeigt OpenProject, wie Open-Source-Entwicklung, Eigenbetrieb und professionelle Projektmanagement-Funktionen miteinander kombiniert werden können.
Kostenlos bedeutet nicht automatisch wirtschaftlich
Kleine Unternehmen und Freelancer beginnen häufig mit der Suche nach kostenloser Projektmanagement-Software.
Für erste Tests kann das sinnvoll sein.
Bei der langfristigen Auswahl sollte jedoch nicht ausschließlich der Lizenzpreis betrachtet werden.
Eine kostenlose Plattform kann teuer werden, wenn wichtige Funktionen wie folgende fehlen:
- Benutzerrechte
- Schnittstellen
- Reporting
- APIs
- Datenexporte
- Administrationsfunktionen
- Automatisierungen
Auch Open-Source-Software kann Kosten verursachen, wenn sie intern betrieben wird.
Ein Eigenbetrieb erfordert Ressourcen für:
- Installation
- Updates
- Backups
- Überwachung
- IT-Sicherheit
- Infrastruktur
- Fehlerbehebung
Entscheidend ist daher die Gesamtkostenbetrachtung (Total Cost of Ownership, TCO) über den gesamten Lebenszyklus der Software.
Dazu gehören nicht nur Lizenzkosten, sondern auch:
- Einführung
- Schulung
- Administration
- Integration
- Datenmigration
- Wartung
- Ein möglicher späterer Systemwechsel
Ein niedriger Einstiegspreis bedeutet somit nicht automatisch niedrige langfristige Kosten.
Ein Aufgabenboard allein macht noch kein effizientes Projektmanagement
Projektmanagementsysteme beantworten zunächst drei grundlegende Fragen:
Was muss erledigt werden?
Wer ist verantwortlich?
Bis wann soll die Aufgabe abgeschlossen sein?
Diese Fragen sind wichtig, reichen für ein effektives wirtschaftliches und operatives Projektmanagement jedoch nicht aus.
Unternehmen müssen zusätzlich wissen:
- Wie viel Zeit wurde tatsächlich für ein Projekt aufgewendet?
- Welche Tätigkeiten haben diesen Aufwand verursacht?
- Wo weicht der geplante Aufwand vom tatsächlichen Aufwand ab?
- Welche Projekte, Kunden oder Pauschalverträge sind wirtschaftlich?
- Wo entstehen Unterbrechungen, Nacharbeiten oder vermeidbare Tätigkeiten?
- Welche Prozesse lassen sich standardisieren oder automatisieren?
Der Status „erledigt“ dokumentiert lediglich ein Ergebnis.
Er zeigt nicht, ob eine Aufgabe zwei Stunden oder zwei Tage benötigt hat.
Diese Information kann jedoch entscheidend sein für:
- Nachkalkulation
- Ressourcenplanung
- Projektabrechnung
- Wirtschaftlichkeitsanalysen
- Prozessoptimierung
Hier kann Projektmanagement-Software durch präzise Tätigkeitsdaten sinnvoll ergänzt werden.
Warum klassische Zeiterfassung an Grenzen stoßen kann
Herkömmliche digitale Zeiterfassung hinterlässt häufig Lücken.
Mitarbeitende müssen möglicherweise:
- Die Zeiterfassungsanwendung öffnen.
- Das richtige Projekt auswählen.
- Die passende Tätigkeit auswählen.
- Einen Timer starten oder stoppen.
- Fehlende Informationen später ergänzen.
Wenn Arbeitszeiten nachträglich erfasst werden, müssen Mitarbeitende ihren Arbeitstag möglicherweise aus dem Gedächtnis rekonstruieren.
Das kann zu folgenden Problemen führen:
- Fehlende Einträge
- Gerundete Zeitwerte
- Falsche Projektzuordnungen
- Unvollständige Tätigkeitsdaten
Auch die Akzeptanz kann sinken, wenn die Zeiterfassung den eigentlichen Arbeitsablauf regelmäßig unterbricht.
Für Unternehmen, die auf eine präzise Projektkalkulation und Ressourcenplanung angewiesen sind, besteht die Herausforderung daher nicht nur darin, ein Zeiterfassungssystem bereitzustellen.
Die Herausforderung besteht darin, eine möglichst einfache und unterbrechungsarme Erfassung tatsächlicher Tätigkeiten zu ermöglichen.
TimeSpin: Reale Tätigkeitsdaten für das Projektmanagement
Hier setzt TimeSpin mit einem ergänzenden Ansatz für das Projektmanagement an.
TimeSpin ist eine europäische Lösung für die haptische Zeit- und Tätigkeitserfassung.
Der TimeSpin-Dodekaeder verfügt über zwölf individuell konfigurierbare Seiten. Jede Seite kann mit einem Aufkleber für ein Projekt, einen Kunden, ein Mandat oder eine konkrete Tätigkeit versehen werden.
Beim Wechsel der Tätigkeit wird der Dodekaeder einfach auf die entsprechende Seite gedreht.
TimeSpin erkennt die Ausrichtung, startet automatisch die passende Zeiterfassung und kann die Daten bei Bedarf zunächst offline speichern.
Sobald das Gerät wieder verbunden ist, werden die Einträge automatisch mit der Cloud-Software synchronisiert.
Zeiterfassung ohne Unterbrechung des Arbeitsablaufs
Die haptische Bedienung reduziert den Erfassungsvorgang auf eine bewusste physische Bewegung.
Nutzer müssen nicht:
- Eine Anwendung öffnen
- Menüs durchsuchen
- Projektnummern eingeben
- Tätigkeiten am Ende des Tages rekonstruieren
Damit bleibt die Zeiterfassung möglichst nah am tatsächlichen Arbeitsmoment.
Das kann die Datenqualität und Akzeptanz unterstützen, weil Tätigkeiten direkt bei ihrer Ausführung erfasst werden und nicht später rekonstruiert werden müssen.
Vom Aufgabenstatus zum tatsächlichen Projektaufwand
Projektleitungen verfügen normalerweise über Planwerte und Aufgabenstatus.
TimeSpin ergänzt diese Informationen um Daten zu den tatsächlich ausgeführten Tätigkeiten und dem damit verbundenen Aufwand.
Dadurch können Unternehmen geplanten und tatsächlichen Aufwand vergleichen, Pauschalprojekte überprüfen, abrechenbare Leistungen vollständiger dokumentieren und zukünftige Projekte realistischer kalkulieren.
Wenn ein Pauschalprojekt beispielsweise wiederholt deutlich mehr Aufwand verursacht als ursprünglich geplant, können reale Tätigkeitsdaten dabei helfen, diese Abweichung sichtbar zu machen.
Über einen längeren Zeitraum können solche Informationen eine realistischere Projektplanung und Ressourcenverteilung unterstützen.
Das Ziel besteht dabei nicht einfach darin, mehr Daten zu erfassen.
Vielmehr geht es darum, bessere operative Daten für unternehmerische Entscheidungen zu gewinnen.
Datenschutz, Hosting und Schnittstellen
TimeSpin wird DSGVO-konform betrieben; die Server befinden sich in Deutschland.
Über die REST-API und strukturierte Exportmöglichkeiten können erfasste Tätigkeitsdaten in bestehende Systeme übernommen werden, darunter:
- Projektmanagement-Systeme
- ERP-Systeme
- CRM-Plattformen
- Unternehmenssoftware
- Buchhaltungssysteme
Die Daten können außerdem für Prozesse mit Plattformen wie DATEV oder Sage weiterverarbeitet werden.
TimeSpin: Funktionen, Hosting und Integration
Damit ergänzt TimeSpin bestehende Projektmanagement-Software, anstatt sie zu ersetzen.
Die Projektmanagement-Plattform kann weiterhin für Planung, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Termine und Projektfortschritt zuständig sein, während TimeSpin eine zusätzliche Ebene für reale Tätigkeiten und Aufwände liefert.
Fazit: Mit realen Daten souveräner planen und Projekte steuern
Europäische Projektmanagement-Plattformen bieten inzwischen ernst zu nehmende Alternativen zu etablierten US-Anbietern.
Unternehmen sollten bei der Bewertung solcher Systeme jedoch über den Herkunftsstandort des Anbieters und den Serverstandort hinausblicken.
Eine fundierte Bewertung digitaler Souveränität sollte unter anderem folgende Aspekte berücksichtigen:
- Technische Unterauftragnehmer
- Cloud-Infrastruktur
- Datenportabilität
- APIs und Schnittstellen
- Möglichkeiten zum Eigenbetrieb
- Wartungs- und Updatepolitik
- Sicherheitskonzepte
- Langfristige Betriebssicherheit
- Möglichkeiten für Ausstieg und Migration
Gleichzeitig bietet reine Projektplanung noch kein vollständiges Bild der Projektleistung.
Effektives Projektmanagement sollte nicht nur zeigen, welche Aufgaben geplant und abgeschlossen wurden, sondern auch, welche Tätigkeiten tatsächlich stattgefunden haben und welcher Aufwand dabei entstanden ist.
Die Kombination eines souveränen europäischen Projektmanagementsystems mit der haptischen Tätigkeitserfassung von TimeSpin kann diese beiden Perspektiven miteinander verbinden.
Das Projektmanagementsystem liefert:
- Planung
- Verantwortlichkeiten
- Termine
- Projektstatus
- Fortschrittskontrolle
TimeSpin ergänzt:
- Tatsächliche Tätigkeitsdaten
- Erfassten Aufwand
- Projektbezogene Zeitdaten
- Eine Grundlage für den Vergleich von Soll- und Ist-Aufwand
Gemeinsam können diese Daten eine belastbarere Grundlage für Abrechnung, Projektcontrolling, Ressourcenplanung, Wirtschaftlichkeitsanalysen und kontinuierliche Prozessoptimierung schaffen.
Es geht also nicht nur darum, eine Projektmanagement-Plattform durch eine andere zu ersetzen.
Vielmehr geht es darum, eine digitale Arbeitsumgebung zu schaffen, in der Unternehmen mehr Kontrolle über ihre Software, ihre Infrastruktur und ihre Daten erhalten – und gleichzeitig ein klareres Bild davon gewinnen, welche Arbeit tatsächlich innerhalb ihrer Projekte stattfindet.
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