Gemeinsamer Versand von XML-E-Rechnungen und lesbaren Rechnungskopien: Rechtliche Anforderungen und Best Practices
Eine XML-E-Rechnung darf gemeinsam mit einer lesbaren Darstellung derselben Rechnung versandt werden. Für ein zusätzliches PDF bestätigt die Finanzverwaltung dies ausdrücklich. Auch eine ergänzende Word-Datei ist grundsätzlich möglich; sie erfüllt für sich genommen jedoch nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung.
Entscheidend ist, dass beide Dateien dieselbe Abrechnung wiedergeben und keine widersprüchlichen steuerrechtlich relevanten Angaben enthalten. Die Anzahl der Dateien allein begründet keine zusätzliche Umsatzsteuerschuld. [1, 2, 3]
Für Unternehmen und Kanzleien hat diese Unterscheidung unmittelbare praktische Bedeutung. Die Buchhaltung benötigt strukturierte Daten, während die sachliche Rechnungsfreigabe häufig anhand einer gut lesbaren Rechnung erfolgt. Beide Arbeitsweisen lassen sich miteinander verbinden, sofern Rechnungserstellung, Versand und Aufbewahrung auf einen einheitlichen und konsistenten Rechnungsdatenbestand zurückgreifen.
Was gilt rechtlich als E-Rechnung?
§ 14 Abs. 1 UStG verlangt für eine E-Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine gewöhnliche PDF- oder Word-Datei gehört dagegen zu den sonstigen Rechnungen.
Auch die Dateiendung XML allein genügt nicht. Der Datensatz muss die gesetzlichen Anforderungen an das jeweilige Format erfüllen. [1]
XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Formate sind verbreitete Umsetzungen dieser Anforderungen. Bei ZUGFeRD werden die lesbare Rechnungsdarstellung und der strukturierte Datensatz in einer Datei zusammengeführt.
Zwei getrennte Anhänge, beispielsweise eine XRechnung und ein gewöhnliches PDF, werden durch den gemeinsamen Versand hingegen nicht zu einer hybriden ZUGFeRD-Rechnung. Diese Unterscheidung sollte bereits bei der Auswahl der Versandfunktion berücksichtigt werden. [4]
Warum ist eine zusätzliche PDF-Rechnungskopie zulässig?
Das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 15. Oktober 2024 erklärt in Randnummer 6, dass die zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments optional möglich ist. Genannt werden sowohl hybride Formate als auch ein zusätzliches PDF. Die Finanzverwaltung verlangt somit nicht, dass ausschließlich eine XML-Datei übermittelt wird. [2]
Die zweite Datei muss als zusätzliche Darstellung derselben Rechnung einzuordnen sein. Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, beteiligte Parteien, Leistung, Entgelt und Umsatzsteuerangaben müssen inhaltlich übereinstimmen. Unterschiede im Layout, bei Seitenumbrüchen oder in der grafischen Gestaltung begründen keine zweite Abrechnung.
Für Word-Dateien enthält die genannte Passage keine ausdrückliche Sonderregelung. Die grundsätzliche Zulässigkeit einer ergänzenden Word-Darstellung ergibt sich vielmehr aus der allgemeinen Behandlung inhaltsgleicher Mehrstücke und daraus, dass das Umsatzsteuerrecht kein bestimmtes Format für eine zusätzliche lesbare Darstellung vorschreibt.
Als praktische Empfehlung ist PDF vorzuziehen. Es bietet eine stabilere Darstellung und reduziert das Risiko unbeabsichtigter Änderungen. Allerdings ist auch ein PDF nicht automatisch unveränderbar. [1, 2, 3]
Rechnungskopie oder eigenständige Abrechnung?
Abschnitt 14c.1 Abs. 4 Satz 6 UStAE nimmt inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung von den Folgen einer mehrfachen Abrechnung aus. Eine ausdrückliche Kennzeichnung als Kopie ist für diese Ausnahme nicht Voraussetzung.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ergänzt in Satz 7, dass auch die mehrfache Übermittlung einer E-Rechnungsdatei unschädlich ist, wenn dieselbe Rechnung lediglich als inhaltsgleiches Mehrstück versandt wird. [3, 5]
Anders kann es liegen, wenn mehrere eigenständige Rechnungen über dieselbe Leistung ausgestellt werden. In diesem Fall ist eine mögliche zusätzliche Steuerschuld nach § 14c UStG zu prüfen.
Weder die Anzahl der Anhänge noch das Wort „Rechnung“ im Dateinamen entscheidet darüber. Maßgeblich ist der tatsächliche Inhalt der Abrechnungsunterlagen. [3, 6]
Ein Hinweis wie „Lesbare Darstellung der beigefügten E-Rechnung. Keine zusätzliche Zahlungsforderung“ ist daher eine sinnvolle organisatorische Maßnahme. Er hilft dem Empfänger, beide Dateien einem einzigen Geschäftsvorgang zuzuordnen. Eine inhaltliche Übereinstimmung kann dieser Hinweis jedoch nicht ersetzen.
Abweichungen zwischen XML-Daten und Rechnungsbild
Für hybride Rechnungen regelt Abschnitt 14c.1 Abs. 4a UStAE ausdrücklich: Enthält der Bildteil abweichende steuerrechtlich relevante Rechnungsangaben, kann er eine weitere sonstige Rechnung darstellen. In diesem Fall sind die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen.
Geringfügige technisch bedingte Abweichungen oder ergänzende Informationen werden unter den dort genannten Voraussetzungen nicht beanstandet, solange der Charakter als identisches Mehrstück erhalten bleibt.
Diese Regelung betrifft unmittelbar hybride Formate. Für getrennte XML- und PDF-Dateien gilt die allgemeine Regelung für inhaltsgleiche Mehrstücke. [5]
Für die Praxis empfiehlt es sich, beide Darstellungen aus demselben freigegebenen Datenstand zu erzeugen. Wird beispielsweise nach Erstellung der XML-Datei der Rechnungsbetrag in Word geändert, müssen beide Dateien vor dem Versand erneut abgeglichen werden.
Der Vermerk „Kopie“ macht eine widersprüchliche Darstellung nicht steuerrechtlich unbedenklich.
Pflichtangaben und ergänzende Leistungsnachweise
Grundsätzlich müssen sämtliche umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Eine fehlende Leistungsbeschreibung wird nicht dadurch ersetzt, dass sie ausschließlich im begleitenden PDF enthalten ist.
Die strukturierten Angaben müssen die abgerechnete Leistung eindeutig und leicht nachprüfbar erkennen lassen. Ergänzende Einzelheiten, beispielsweise ausführliche Stundennachweise, können in einem in die E-Rechnung eingebundenen Anhang enthalten sein. Besondere Fallregelungen, etwa zur Berücksichtigung bereits vereinnahmter Teilentgelte in Endrechnungen, sind gesondert zu beachten. [4, 5]
Bei einer Patentanwaltskanzlei kann die strukturierte Leistungsbeschreibung beispielsweise die bearbeitete Schutzrechtsanmeldung, die konkrete Tätigkeit und den Leistungszeitraum benennen. Eine Anlage erläutert anschließend die einzelnen Arbeitsschritte.
Dieses Beispiel ist eine Empfehlung für die Rechnungsgestaltung. Ob die Beschreibung im Einzelfall ausreicht, hängt von der tatsächlich abgerechneten Leistung ab.
Eine technische Validierung hilft, Formatfehler und Verstöße gegen Geschäftsregeln zu erkennen. Nach den BMF-FAQ ist sie jedoch keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Sie ersetzt auch keine inhaltliche Rechnungsprüfung. [4]
Rechnungsversand und Aufbewahrung im Kanzleialltag
Die steuerliche Zulässigkeit eines zusätzlichen PDFs beantwortet nicht sämtliche Fragen zum Übermittlungsweg. Ein Empfängerportal kann technische Vorgaben zur Anzahl und Art der Anhänge enthalten.
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sind zudem die einschlägigen Vorschriften für den elektronischen Rechnungsaustausch im öffentlichen Auftragswesen zu beachten. Eine aus technischen Gründen abgewiesene Übermittlung sollte deshalb über einen geeigneten Weg erneut erfolgen. [4]
Als organisatorische Empfehlung sollten Kanzleien beide Darstellungen unter derselben Rechnungsnummer ablegen, die Rechnung nur einmal buchen und nur einmal zur Zahlung freigeben. Versandnachweis, Freigabestand und gegebenenfalls Berichtigungen sollten dem jeweiligen Vorgang zugeordnet werden.
Eine nachträgliche Änderung allein am Rechnungsbild schafft keinen konsistenten Rechnungsdatenbestand.
§ 14b UStG sieht grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren vor, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Weitergehende Aufbewahrungspflichten bleiben zu beachten.
Bei E-Rechnungen ist zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Ein Ausdruck oder ein gewöhnliches PDF ersetzt die XML-Datei nicht. Enthalten Anlagen weitere aufbewahrungspflichtige Informationen, müssen auch diese erhalten bleiben. [7, 4]
Eine geeignete Kanzleisoftware sollte daher die strukturierte Rechnung und ihre lesbare Darstellung als zusammengehörige Dokumente verwalten. Ein zentraler Datenstand für die Erzeugung beider Dateien, eine nachvollziehbare Freigabe und die dauerhafte Zuordnung zur Buchung helfen, Fehler durch getrennte Bearbeitung zu vermeiden.
Der gemeinsame Versand ist somit ein zulässiger und praktikabler Prozess, sofern beide Darstellungen eindeutig dieselbe Rechnung wiedergeben.
Einzelrechnungen und Sammelrechnungen mit Genese
Mit Genese lassen sich E-Rechnungen als Einzelrechnungen oder Sammelrechnungen erstellen. Damit kann eine Kanzlei sowohl einen einzelnen Abrechnungsvorgang bearbeiten als auch mehrere Leistungen für denselben Rechnungsempfänger in einer Rechnung zusammenführen.
Welche Variante geeignet ist, richtet sich nach der vereinbarten Abrechnung und den Anforderungen des Mandanten. Die E-Rechnung wird so zu einem integrierten Bestandteil des laufenden Kanzleiprozesses.
Eine Einzelrechnung bietet sich beispielsweise für eine konkret abgeschlossene Tätigkeit in einer Schutzrechtsakte an. Eine Sammelrechnung kann mehrere abrechenbare Leistungen eines Mandanten bündeln, etwa die innerhalb eines Abrechnungszeitraums angefallenen Tätigkeiten zu verschiedenen Schutzrechten.
Auch bei einer Sammelrechnung müssen die abgerechneten Leistungen, die jeweils maßgeblichen Leistungszeitpunkte oder Leistungszeiträume sowie die Entgelte und Umsatzsteuerangaben nachvollziehbar bleiben. Unterschiedliche Rechnungsempfänger werden nicht allein aufgrund ihrer Zugehörigkeit zu derselben Unternehmensgruppe zu einem einzigen Rechnungsempfänger. [1]
Die Sammelrechnung ist vom Sammelversand zu unterscheiden.
Werden mehrere eigenständige Rechnungen gemeinsam übermittelt, behält jede Rechnung ihre eigene Rechnungsnummer und bleibt ein separater Abrechnungsvorgang. Bei einer Sammelrechnung werden dagegen mehrere Leistungen in einer Rechnung abgerechnet.
Diese Unterscheidung ist für die Buchung und Zahlungszuordnung wesentlich. Ein PDF, das mehrere Einzelrechnungen zusammenfasst, macht die zugehörigen XML-Dateien nicht zu einer einzigen strukturierten Sammelrechnung.
E-Rechnungen mit Genese bereitstellen: Kundenportale, GWeb und E-Mail
Für die Weitergabe der mit Genese erstellten E-Rechnungen stehen Kundenportale, GWeb oder der Versand per E-Mail zur Verfügung. Welcher Übermittlungsweg verwendet wird, richtet sich nach dem vereinbarten Verfahren und den technischen Vorgaben des Rechnungsempfängers.
Dabei muss die eigentliche E-Rechnungsdatei übermittelt oder zum Abruf bereitgestellt werden. Die alleinige Anzeige eines Rechnungsbildes im Portal genügt hierfür nicht. Eine inhaltsgleiche lesbare Darstellung kann zusätzlich bereitgestellt werden.
XRechnung und Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern
Bei XRechnungen an öffentliche Auftraggeber dient die vom Auftraggeber mitgeteilte Leitweg-ID der eindeutigen Adressierung und Weiterleitung innerhalb der vorgesehenen Rechnungseingangsplattform. Sie wird im strukturierten Rechnungsdatensatz als Käuferreferenz berücksichtigt.
Die Leitweg-ID ist selbst kein Übertragungskanal und löst keinen Versand aus. Für die Übermittlung muss zusätzlich der zugelassene Übermittlungsweg verwendet werden, beispielsweise der Upload in ein vorgegebenes Portal oder eine E-Mail an die dafür vorgesehene Plattformadresse.
Die Bereitstellung über GWeb ersetzt einen vorgeschriebenen öffentlichen Rechnungseingangsweg nicht automatisch. [8]
Im gewöhnlichen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen ist eine Leitweg-ID hingegen nicht erforderlich, auch wenn das Format XRechnung verwendet wird.
Die von Genese unterstützte Erstellung und Bereitstellung von Einzel- und Sammelrechnungen lässt sich damit mit den unterschiedlichen Empfangsprozessen der Mandanten verbinden.
Als organisatorische Empfehlung sollten die Zuordnung zur Akte, der ausgewählte Versandweg und die tatsächlich versandte Fassung im jeweiligen Rechnungsvorgang nachvollziehbar dokumentiert bleiben. [4]
Fazit: XML-E-Rechnung und PDF gemeinsam versenden
Der gemeinsame Versand einer XML-E-Rechnung und einer lesbaren Rechnungskopie ist grundsätzlich möglich. Entscheidend ist, dass beide Dateien dieselbe Abrechnung wiedergeben und keine widersprüchlichen steuerrechtlich relevanten Angaben enthalten.
Für Kanzleien empfiehlt sich deshalb ein einheitlicher Rechnungsdatenbestand, aus dem sowohl die strukturierte E-Rechnung als auch die lesbare Darstellung erzeugt werden. Die konsequente Zuordnung zu einer Rechnungsnummer, eine dokumentierte Freigabe und die ordnungsgemäße Aufbewahrung unterstützen einen rechtssicheren und effizienten Rechnungsprozess.
Mit Genese lassen sich Einzel- und Sammelrechnungen in die Kanzleiorganisation integrieren. Die Bereitstellung über GWeb oder andere vereinbarte Übermittlungswege kann den digitalen Rechnungsaustausch ergänzen, sofern die jeweiligen technischen und gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.
Rechtlicher Hinweis
Die Aussagen zur Verwaltungspraxis beruhen auf dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass und den einschlägigen BMF-Schreiben. Dabei handelt es sich um Verwaltungsanweisungen und nicht um eigenständige Gesetze. Sie binden die Gerichte nicht in gleicher Weise wie gesetzliche Vorschriften.
Dieser Artikel behandelt die allgemeinen umsatzsteuerlichen Anforderungen und ersetzt keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls.
Quellen und Fundstellen
[1] Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 – Ausstellung von Rechnungen, insbesondere Absätze 1, 3 und 4.
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
[2] BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Geschäftszeichen III C 2 – S 7287-a/23/10001:007, insbesondere Randnummer 6. Amtlicher Text, wiedergegeben bei NWB.
https://datenbank.nwb.de/Dokument/1046425/
[3] Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), Abschnitt 14c.1 Abs. 4, Sätze 5 und 6. Amtliches Umsatzsteuer-Handbuch 2024; Ergänzung aus 2025 siehe Quelle [5].
[4] BMF-FAQ zur obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026, insbesondere Fragen 4a, 7, 7a, 7b, 8 und 13.
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
[5] BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Geschäftszeichen III C 2 – S 7287-a/00019/007/243, insbesondere die Änderungen zu Abschnitt 14c.1 Abs. 4 Satz 7 und Abs. 4a. Amtlicher Text, wiedergegeben bei NWB.
https://datenbank.nwb.de/Dokument/1072024/
[6] Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14c – Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis.
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14c.html
[7] Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14b – Aufbewahrung von Rechnungen.
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
[8] Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BMI) – Informationen für Rechnungssteller der Bundesverwaltung, insbesondere zur Leitweg-ID und zur Übermittlung über OZG-RE.
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