Konteks awal
Studi kasus ini disusun sebagai representasi umum dari pola yang sering kami temui. Pesantren X mengalami pertumbuhan cepat dalam tiga tahun terakhir. Jumlah santri meningkat, panitia PPDB kewalahan, admin keuangan kesulitan menyusun laporan, dan wali santri sering mengeluh sulit mendapat informasi.
Masalah utama
Form PPDB tersebar di Google Form dan formulir cetak, tunggakan SPP tidak terdata rapi, pengumuman tersebar di banyak grup WhatsApp, tidak ada dashboard untuk pengasuh, dan tim media kesulitan memublikasikan kegiatan secara konsisten.
Pendekatan bertahap
Transformasi dijalankan dari masalah paling menyakitkan terlebih dahulu. Bulan 1 sampai 2 dipakai untuk membangun website resmi, menyusun profil dan FAQ, serta menyiapkan email domain. Bulan 3 sampai 4 difokuskan pada PPDB online dengan formulir multi-langkah, status otomatis, notifikasi WhatsApp, dan dashboard panitia.
Keuangan, data santri, dan komunikasi wali
Pada bulan 5 sampai 7, data santri dimigrasikan dari Excel ke sistem terpusat, pencatatan SPP dan tunggakan dirapikan, serta notifikasi tagihan mulai dikirim. Bulan 8 sampai 9 dilanjutkan dengan portal wali santri sederhana, pengumuman terpusat, dan riwayat pembayaran online.
Hasil dan pelajaran
Waktu pendaftaran PPDB turun signifikan, tunggakan SPP terdata jelas, pengasuh memiliki dashboard ringkas, pertanyaan berulang ke admin berkurang, dan tim media memiliki kanal publikasi yang lebih rapi. Pelajarannya jelas: mulai dari masalah, jalankan bertahap, siapkan adopsi internal, dan rapikan data lama sebelum migrasi.
Artikel ini pertama kali terbit di Santri Gresik Digital Agency.
Top comments (0)